Professional Documents
Culture Documents
تقرير عرض مهام مدير المكتب
تقرير عرض مهام مدير المكتب
اعداد الطالبة:
الرقم الجامعي:
مقدمة
2
مهام مدير المكتب
يمكن تلخيص مهام مدير المكتب األساسية في النقاط
:التالية
-تنظيم مواعيد المدير
-استقبال الزوار وتنظيم دخولهم
للمدير
-فتح الخطابات
-تنظيم االجتماعات
-حفظ األوراق والملفات
-تنظيم زيارات المدير وتنظيم
سفرياته
-القيام باألعمال المكتبية
3
المهام االول /تنظيم مواعيد المدير.
يشرف مدير المكتب على تنظيم مواعيد المدير،
وضمان أن يكون لديه جدول أعمال منظم
ومخطط له .وتشمل هذه المهام ما يلي:
-1التواصل مع المدير لتحديد مواعيده وجدول
أعماله.
-2التحقق من توفر المدير لألحداث والمواعيد.
-3تأكيد المواعيد مع الموظفين والعمالء
اآلخرين.
-4إعداد المستندات الالزمة للمواعيد ،مثل
مذكرات
االجتماعات أو العروض التقديمية.
-5تسجيل مواعيد المدير وجدول أعماله.
4
المهمة الثانية /استقبال الزوار وتنظيم دخولهم للمدير
يستقبل مدير المكتب الزوار وينظم دخولهم للمدير،
ويتأكد من أن الزوار يحصلون على المساعدة التي
يحتاجون إليها .وتشمل هذه المهام ما يلي:
• الترحيب بالزوار وتقديم المساعدة لهم.
• التأكد من أن الزوار لديهم جميع المعلومات التي
يحتاجون إليها.
• تحديد موعد للزوار مع المدير إذا لزم األمر.
• تسجيل زيارات الزوار.
5
المهمة الثالثة /فتح الخطابات
يفتح مدير المكتب الخطابات الواردة للمكتب ،ويوجهها إلى
الموظفين المناسبين .وتشمل هذه المهام ما يلي:
• فتح الخطابات الواردة للمكتب.
• تحديد الموظفين المناسبين الذين يجب أن يتلقوا هذه
الخطابات.
• توجيه الخطابات إلى الموظفين المناسبين.
• تسجيل الخطابات الواردة.
6
المهمة الرابعة /تنظيم االجتماعات
ينظم مدير المكتب االجتماعات ،ويتأكد من أن جميع
المشاركين لديهم المعلومات التي يحتاجونها .وتشمل هذه
المهام ما يلي:
• تحديد موعد االجتماع ومكانه.
• إعداد جدول أعمال االجتماع.
• دعوة المشاركين لالجتماع.
• إعداد المستندات الالزمة لالجتماع ،مثل مذكرات
االجتماعات أو العروض التقديمية.
• تسجيل االجتماعات.
7
المهمة الخامسة /حفظ األوراق والملفات
يحافظ مدير المكتب على األوراق والملفات المهمة في
مكان آمن ،ويضمن أن تكون منظمة وسهلة الوصول
إليها .وتشمل هذه المهام ما يلي:
• تنظيم الملفات واألوراق حسب النوع أو التاريخ.
• إنشاء نظام ترقيم أو تصنيف للملفات.
• حفظ الملفات في مكان آمن.
• البحث عن الملفات بسهولة عند الحاجة.
8
المهمة السادسة /تنظيم زيارات المدير وتنظيم سفرياته
ينظم مدير المكتب زيارات المدير وسفرياته ،ويتأكد من أن
جميع التفاصيل منظمة .وتشمل هذه المهام ما يلي:
• التخطيط للزيارات والسفريات.
• حجز السفر واإلقامة.
• إعداد المستندات الالزمة للسفريات ،مثل تأشيرات السفر
أو جوازات السفر.
• التواصل مع األشخاص الذين سيلتقي بهم المدير أثناء
السفر.
9
المهمة السابعة /القيام باألعمال المكتبية
يقوم مدير المكتب بالعديد من األعمال
المكتبية األخرى ،مثل:
• إدارة البريد
• إدارة االتصاالت
• إدارة المهام والمشاريع
• إدارة الميزانية
• إدارة المرافق
10
نصائح وارشادات لمدير المكتب للحصول على رضاء المدير تبعه
فيما يلي بعض النصائح واإلرشادات التي يمكن أن تساعد مدير المكتب على الحصول على رضاء المدير
تبعه:
أن يكون ملتزم ودقيق في المواعيد :يجب أن يكون مدير المكتب ملتزًم ا بمواعيده ،وأن يحرص على
إنجاز المهام المطلوبة في الوقت المحدد .فهذا يعكس التزامه وجديته في العمل ،ويجعل المدير يثق به.
أن يقوم باألعمال اإلضافية :يجب أن يكون مدير المكتب على استعداد للقيام باألعمال اإلضافية ،وأن
يبذل قصارى جهده لمساعدة المدير .فهذا يعكس رغبته في المساعدة وإثبات نفسه ،ويجعل المدير يشعر
بالتقدير.
أن يكون لطيًفا ومهذب مع الزمالء :يجب أن يكون مدير المكتب لطيًفا ومهذب مع الزمالء ،وأن يخلق
بيئة عمل إيجابية .فهذا يعكس شخصيته الرائعة ،ويجعل المدير يشعر بالراحة معه.
احترام أساسيات الشركة :يجب أن يحترم مدير المكتب أساسيات الشركة ،وأن يتبع سياساتها وإجراءاتها.
فهذا يعكس التزامه بالشركة ،ويجعل المدير يشعر بالثقة فيه.
استخدام الفاض الجماعة :يجب أن يستخدم مدير المكتب الفاض الجماعة ،وأن يتعاون مع زمالئه من
أجل تحقيق أهداف الشركة .فهذا يعكس أخالقه العالية ،ويجعل المدير يشعر بالرضا عنه.
11
خاتمة
12