‫تحرير المحتوى اإلداري يتطلب النظر في الجوانب القانونية والتقنية‪ ،‬وقواعد االتصال‪ ،‬وخصائص الكتابة اإلدارية‪ ،‬والتنسيق‪ ،‬والمصطلحات‪

.‬يضمن ذلك التفكير‬

‫‪.‬الدقيق‪ ،‬والتحضير‪ ،‬وتنظيم األفكار‪ ،‬ووضع اإلطار للتحرير‪ ،‬مع المراجعة اإلدارية للتأكد من السالمة‬
‫‪.‬أ‪ .‬فهم الموضوع‪ :‬يجب أن يكون للمحرر فكرة واضحة عن المحتوى وتوفير المعلومات الكافية‪ ،‬وتحديد الجهة ذات الصلة‪ ،‬والغرض من الوثيقة‬
‫‪.‬ب‪ .‬موضوع الوثيقة أو العنوان‪ :‬يجب أن يكون العنوان واضًح ا ويعالج قضية واحدة‪ ،‬ويسهل العمل اإلداري للدقة والسرعة‬
‫ج ‪ -‬التفكير والتحضير وترتيب األفكار‪ :‬هذه المرحلة الحيوية في عملية الكتابة تشمل تجنيد اإلبداع والخيال من قبل المحرر‪ ،‬حيث يتم استخدام‬
‫تقنيات جمع وتصنيف وتوليد األفكار‪ .‬يجب طرح أسئلة مثل‪ :‬من‪ ،‬ماذا‪ ،‬لماذا‪ ،‬أين‪ ،‬متى‪ ،‬وكيف؟ ثم يأتي دور التخطيط الذهني لألفكار‪ ،‬وجرد‬
‫‪.‬األفكار المرتبطة بالموضوع‪ ،‬وعملية الترتيب التي تعطي األولوية لألفكار الرئيسية‬
‫د ‪ -‬اإلطار أو الخطة‪ :‬قبل البدء في الكتابة‪ ،‬يجب رسم الخطة التي تعرض األفكار الرئيسية وتحدد الزاوية التي سيتم مناقشة الموضوع منها‪ .‬الوثائق‬
‫‪.‬اإلدارية عادة تتألف من ثالثة أقسام رئيسية‪ :‬المقدمة‪ ،‬العرض‪ ،‬والخاتمة‬
‫‪.‬المقدمة‪ :‬تتضمن جملة أو جملتين افتتاحية تركز على هدف الوثيقة اإلدارية وتحديد مجال موضوعها ‪1.‬‬
‫العرض‪ :‬يشرح الكاتب القضية ويقدم األمثلة للوصول إلى هدفه في ذهن القارئ‪ .‬يجب التركيز على التوضيح والتمثيل لكل عنصر من عناصر ‪2.‬‬
‫‪.‬الموضوع في فقرات مختلفة‬
‫‪.‬الخاتمة‪ :‬تكون مختصرة ومباشرة مثل المقدمة‪ ،‬وقد يكتفى بفقرة واحدة تلخص هدف الوثيقة اإلدارية‪ ،‬ويجب الحرص على التوازن بين األجزاء الثالثة للوثيقة‬
‫‪.‬شكليات الوثيقة اإلدارية‪ :‬تشمل العنوان‪ ،‬الرقم الترتيبي‪ ،‬التاريخ‪ ،‬المكان‪ ،‬الموضوع‪ ،‬المرجع‪ ،‬والتوقيع‬
‫‪.‬العنوان‪ :‬يوضع في أعلى الصفحة ويشمل السلطات المتدرجة من أعلى إلى أسفل •‬
‫‪.‬الرقم الترتيبي‪ :‬يأخذ بعين االعتبار األرقام السابقة للرسائل ويتم تخصيص رقم لكل وحدة إدارية •‬
‫‪.‬التاريخ والمكان‪ :‬يوضع في أعلى الرسالة لتحديد مكان وتاريخ تحرير الرسالة •‬
‫‪.‬موضوع الرسالة‪ :‬يهدف إلى تسهيل العمل اإلداري من خالل الدقة والسرعة في التحضير •‬
‫‪.‬مرجع الرسالة‪ :‬يكتب مباشرة بعد الموضوع ويمكن اإلشارة إلى أي وثائق سابقة أو رسائل ذات صلة لتسهيل البحث وتحضير الجواب‬
‫التوقيع‪ :‬يجب أن يكون في يسار أسفل الصفحة أو في نهاية الوثيقة‪ ،‬ويدل على المسؤولية الكاملة عن المحتوى‪ .‬يتضمن صفة الموقع واسمه بالكامل‪ ،‬وقد توضع ختًم ا‬
‫‪.‬يحمل االسم الكامل والصفة‪ ،‬والتوقيع يضاف فقط‬
‫‪.‬تفويض التوقيع يسهل سير العمل اإلداري ولكن ال ينقل المسؤولية التي تبقى على الشخص الموقع األصلي للوثيقة‬