BÀI 3: XÁC ĐỊNH QUY MÔ, XÂY DỰNG CƠ CẤU LỰC

LƯỢNG BÁN HÀNG VÀ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

CHO TỪNG VỊ TRÍ TRONG LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Giảng viên: ThS. Đan Thu Vân

Khoa: Quản trị và Marketing

1
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Công ty ABC là một doanh nghiệp đang hoạt động thực

tế trong ngành kỹ thuật điện tử viễn thông trên thị trường
Việt Nam.
Anh X mới tuyển vào vị trí giám đốc bán hàng của công
ty và được yêu cầu xác định quy mô, xây dựng cơ cấu
lực lượng bán hàng và phân công trách nhiệm cho từng
vị trí trong lực lượng bán hàng của công ty
Câu hỏi:
Để hoàn thành công việc trên, anh X cần làm gì?
MỤC TIÊU CỦA BÀI

• Biết cách xác định quy mô lực lượng bán hàng dựa vào các căn cứ và phương pháp tính toán theo khối
lượng công việc

• Nắm được cách thức xây dựng sơ đồ cơ cấu lực lượng bán hàng dựa vào quy mô lực lượng bán hàng đã
tính toán được

• Biết cách phân công vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng

3
CẤU TRÚC NỘI DUNG

3.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng

3.2 Xây dựng cơ cấu lực lượng bán hàng

3.3 Phân công trách nhiệm cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng

4
3.1. XÁC ĐỊNH QUY MÔ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

3.1.1 Căn cứ xác định quy mô bán hàng

3.1.2 Phương pháp xác định quy mô bán hàng

5
3.1.1 CĂN CỨ XÁC ĐỊNH QUY MÔ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Quy mô lực lượng bán hàng được hiểu là số lượng nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng theo từng
chức danh bán hàng và ở một thời điểm nhất định
• Doanh nghiệp cần xác định những chức danh bán hàng gì? ( đại diện bán hàng, giám sát bán hàng, giám
đốc bán hàng khu vực, giám đốc bán hàng toàn quốc…)
• Số lượng nhân sự cần thiết cho từng chức danh bán hàng?

6
3.1.1 CĂN CỨ XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

Mục tiêu bán

Quy mô lực
hàng của
lượng bán
doanh
hàng hiện có
nghiệp

Tầm hạn
Năng suất
quản lý của
lao động
nhà quản trị
bình quân
bán hàng
3.1.1 CĂN CỨ XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

• Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp (đã hướng dẫn ở bài 1) là cơ sở để xác định quy mô nhân viên bán
hàng cần có.
• Các mục tiêu bán hàng cần chuẩn bị bao gồm:
 Mục tiêu số khách hàng/ cửa hàng/ đại lý tăng lên ở năm kế hoạch N+1
 Mục tiêu về tần suất viếng thăm khách hàng trong năm N+1

8
3.1.1 CĂN CỨ XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

• Quy mô lực lượng bán hàng hiện có: Quy mô lực lượng bán hàng hiện có của doanh nghiệp bao gồm
về số lượng, cơ cấu và khả năng biến động của đội ngũ này sẽ làm cơ sở để xác định mức cung nội bộ
của doanh nghiệp đối với nhu cầu về lực lượng bán hàng cần có trong tương lai.
• Các chỉ tiêu về quy mô lực lượng bán hàng hiện có cần dùng để tính quy mô LLBH trong năm kế hoạch
N+1 là:
Bảng 3.1 quy mô Lực lượng bán hàng trong năm N

Chỉ tiêu Năm N

Số Đại diện BH (Nhân viên BH)

Số Giám sát BH

Số Giám đốc BH(Quản lý BH) Khu vực

Số Giám đốc BH toàn quốc

9
3.1.1 CĂN CỨ XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

• Năng suất lao động bình quân: Năng suất lao động bình quân của lực lượng bán hàng trong các năm
trước là cơ sở để xác định nhu cầu về mặt số lượng lực lượng bán hàng ở kỳ kinh doanh tiếp theo.
• Chỉ tiêu cần dùng của năng suất lao động bình quân thường dùng để tính quy mô lực lượng bán hàng
trong năm kế hoạch N+1 là số lần viếng thăm khách hàng trung bình của mỗi nhân viên

10
3.1.1 CĂN CỨ XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

• Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng các nhân viên cấp dưới mà các nhà quản trị có thể
điều khiển một cách hiệu quả nhất bao gồm việc lãnh đạo, giao việc, hướng dẫn và kiểm tra.
• Chỉ tiêu về tầm hạn quản trị cần dùng là:
 Tầm hạn quản trị của giám sát bán hàng
 Tầm hạn quản trị của giám đốc bán hàng khu vực
 Tầm hạn quản trị của giám đốc bán hàng toàn quốc

11
3.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH QUY MÔ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Bước 1: Xác định

Bước 4: Xác định
tổng số khách hàng
tổng khối lượng
sẽ tiếp cận (hoặc số
công việc
cửa hàng)
Bước 5: Xác định số
Bước 2: Phân nhóm
lần viếng thăm
khách hàng theo
khách hàng trung
quy mô (nếu có)
bình
Bước 7: Xác định số
Quy ước
Giám sát bán hàng
•
Tổng số khách hàng sẽ tiếp cận = Tổng
số khách hàng hiện có + Tổng số khách
hàng mới dự tính sẽ có được trong kỳ.
Bước 8: Xác định số • Khi xác định tần suất viêng thăm trong kỳ
Giám sát bán hàng
thì một kỳ thường tính là 1 năm, mỗi
khu vực
năm có 12 tháng, mỗi tháng có 4 tuần
và mỗi tuần có 7 ngày

Bước 3: Xác định Bước 6: Xác định số • Tổng khối lượng công việc= số khách
tần suất viếng thăm đại diện bán hàng
mong muốn trong kỳ cần thiết hàng sẽ triếp cận x tần suất viêng thăm

Phương pháp xác định quy mô lực lượng bán hàng theo khối lượng công việc

12
3.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH QUY MÔ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Để xác định quy mô lực lượng bán hàng theo khổi lượng công việc ta cần chuẩn bị dự liệu sau

Bảng 3.2 Các chỉ tiêu trong năm N

Bảng 3.3 Các chỉ tiêu trong năm N+1
Số cửa hàng Năm N
Số lượng đại diện bán hàng
Số lượng giám sát bán hàng Tần suất viếng thăm mong Mục tiêu Năm N+1
muốn trong kỳ
Số quản lý bán hàng khu vực
Số lượng Khách hàng (cửa
Số Giám đốc bán hang hàng ) tăng lên
Số lần viếng thăm KH trung bình trong kỳ

13
3.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH QUY MÔ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Các công việc cần thực hiện:

• Công việc 1: Lập bảng dữ liệu về quy mô lực lượng bán hàng và số lần viếng thăm KH trung bình trong
năm N
• Công việc 2: Lập bảng dữ liệu về tần suất viếng thăm KH trung bình và số lần khách hàng ( cửa hàng)
tăng lên trong năm N+1 (lấy dữ liệu ở phần xây dựng mực tiêu bài 1)
• Công việc 3: Áp dụng công thức Phương pháp xác định quy mô lực lượng bán hàng theo khối lượng và
tính theo từng bước

14
3.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

Ví dụ: Công việc 1: xác định dữ liệu của công ty ABC trong năm 2022 với bộ dữ liệu đã có từ bài trước
theo bảng 3.2

Bảng 3.2 Các chỉ tiêu trong năm N

Chỉ tiêu Số liệu năm 2022

Số cửa hàng 150 cửa hàng
Số lượng đại diện bán hàng 20 người
Số lượng giám sát bán hàng 4 người
Số quản lý bán hàng khu vực 2 người
Số Giám đốc bán hang 1 người
Số lần viếng thăm KH trung bình của 1 nhân viên mỗi ngày viếng thăm : 3 khách/ ngày

Công ty làm việc 5 ngày/ 1 tuần, 240 ngày/ năm

15
3.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

Ví dụ: Công việc 2: xác định dữ liệu của công ty ABC trong năm 2022 với bộ dữ liệu đã có từ bài trước theo
bảng 3.3

Chỉ tiêu Số liệu năm 2023

Tần suất viếng thăm KH trong năm 2023 2 lần/tuần

mục tiêu số cửa hàng năm 2023 tăng lên so với năm 2022 30 cửa hàng

Bảng 3.3 Các chỉ tiêu trong năm N+1

16
3.1.2 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH QUY MÔ BÁN HÀNG

• B1: Tổng số KH sẽ tiếp cận là 150 + 30 = 180 (của hàng)

• B2: Phân loại khách hàng Có 1 nhóm KH là cửa hàng

Ví dụ: Công việc 3:Áp • B3: Tần suất viếng thăm mong muốn trong kỳ: 2x4x12=96 (lần/năm)
dụng công thức Phương
• B4: Tổng khối lượng công việc: 180x96= 17280 (lần/năm)
pháp xác định quy mô lực
lượng bán hàng theo khối • B5:Số lần viếng thăm KH trung bình trong 1 năm mà 1 nhân viên có thể thực hiện :
lượng và tính theo từng
3x240= 720
bước
• B6: Số đại diện bán hàng cần thiết: 17280 : 720= 24 (người)

• B7: Số Giám sát bán hàng là : 24: 5 = 5 (người)

• B8: Số quản lý bán hàng khu vực là 5:2= 3(người)

17
3.2 XÂY DỰNG CƠ CẤU LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

• Tổ chức lực lượng bán hàng là sự phân bổ, sắp xếp nhân sự bán hàng một cách hợp lý căn cứ vào khả
năng kinh nghiệm, tính cách nhân viên để thực hiện chiến lược bán hàng hiệu quả
• Một cơ cấu tổ chức bán hàng hợp lý sẽ giúp cho công ty phát huy tối đa các nguồn lực thông qua việc sử
dụng đúng người, đúng việc, sử dụng các phương tiện đúng nhiệm vụ, đúng yêu cầu nhằm đạt được các
mục tiêu đã đặt ra, từ đó giúp cho công ty phát triển ổn định và ngày càng thành công hơn trên thương
trường.

18
3.2 XÂY DỰNG CƠ CẤU LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Phân loại cơ cấu lực lượng bán Cơ cấu

hàng địa lý

Cơ cấu Cơ cấu Cơ cấu

hỗn lực lượng sản
hợp bán hàng phẩm

Cơ cấu
khách
hàng

19
3.2 XÂY DỰNG CƠ CẤU LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Giám đốc
toàn quốc

Giám đôc Giám độc Giám đốc

KV A KV B KV C

Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát
bán hàng bán hàng bán hàng bán hàng bán hàng

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Sơ đồ 3.2.1: Cơ cấu theo khu vực địa lý

20
3.2 Xây dựng cơ cấu lực lượng bán hàng

Giám đốc
toàn quốc

Giám đôc Giám độc Giám đốc

SP A SP B SP C

Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát
bán hàng bán hàng bán hàng bán hàng bán hàng

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Sơ đồ 3.2.2: Cơ cấu theo sản phẩm

21
3.2 Xây dựng cơ cấu lực lượng bán hàng

Giám đốc
toàn quốc

Giám đôc Giám độc Giám đốc

KH A KH B KH C

Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát
bán hàng bán hàng bán hàng bán hàng bán hàng

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Sơ đồ 3.2.3: Cơ cấu theo khách hàng

22
3.2 Xây dựng cơ cấu lực lượng bán hàng

Giám đốc
toàn quốc

Giám đôc Giám độc Giám đốc

KV 1 KV 2 KV 3

Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát
BH 1-A BH 1-A BH 2-A BH 3-A BH 3-A
Giám đốc
SP A
Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát Giám sát
BH 1-B BH 1-B BH 2-B BH 2-B BH 2-B

Giám đốc
SP B Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Sơ đồ 3.2.4 : Cơ cấu hỗn hợp

23
3.2 XÂY DỰNG CƠ CẤU LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Cách thức hiện:

• Bước 1: Phân tích đặc điểm về sản phẩm, khách hàng, quy mô DN.. và xác định cơ cấu tổ chức mà DN
lựa chọn
• Bước 2: Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức
• Bước 3: Phân rõ số lượng từng chức danh bán hàng vào cơ cấu sao cho tổng số lượng nhân viên bán
hàng, giám sát bán hàng, giám đốc khu vực bằng với kết quả đã tính ở trên.

24
3.2 XÂY DỰNG CƠ CẤU LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

GĐBH toàn quốc

1 người
Cơ cấu LLBH của công ty ABC được
chia theo 3 nhóm sản phẩm khác nhau:
GĐBH đồ điện gia GĐBH •
dụng và thiết bị nghe GĐBH thiết bị Nhóm 1:Đồ điện gia dụng và thiết bị
nhìn ngoại vi Thiết bị viễn thông nghe nhìn
1 người 1 người 1 người Gồm 1 GĐBH khu vực, 2 GSBH, 10 NVBH

• Nhóm 2: Thiết bị ngoại vi

Gồm 1 GĐBH khu vực, 2 GSBH, 9 NVBH
GSBH GSBH GSBH
2 người 2 người 1 người • Nhóm 3:Thiết bị viễn thông
Gồm 1 GĐBH khu vực, 1 GSBH, 5 NVBH
NVBH NVBH NVBH
10 người 9 người 5 người

Sơ đồ 3.2.5 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm của công ty ABC

25
3.3 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM CHO TỪNG VỊ TRÍ TRONG LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Bảng 3.3: Phân công trách nhiệm cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng

Chỉ tiêu Nhân viên bán hàng Giám sát bán hàng Giám đốc bán hàng Giám đốc bán hàng
khu vực toàn quốc

Vai trò

Nhiệm vụ

Yêu cầu

26
3.3 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM CHO TỪNG VỊ TRÍ TRONG LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Các bước thực hiện:

Bước 1: Lập bảng 3.3 và điền các vị trí, chức danh trong lực lượng bán hàng của DN
Bước 2 Xác định vai trò của từng chức danh trong công ty
Bước 3: Xác định nhiệm vụ bao gồm những công việc mà từng chức danh phải thực hiện (tham khảo phần
mô tả công việc- trên các trang tuyển dụng hay website của DN)
Bước 4: Xác định yêu cầu của công ty khi tuyển dụng những vị trí này về kiến thức, kỹ năng, thái độ

27
VÍ DỤ MINH HỌA: PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM CHO TỪNG VỊ TRÍ TRONG LLBH CÔNG TY
ABC
Chỉ Nhân viên bán hàng Giám sát bán hàng Giám đốc bán hàng theo Giám đốc bán hàng toàn quốc
tiêu nhóm SP
Vai trò Cầu nối giữa KH và công Chịu TN theo nhóm phân công Chịụ TN quản lý nhóm sản Chịu TN tất cả sản phẩm trên khu
ty phẩm được giao vực Hà Nội
Nhiệm • Tư vấn Khách hàng • Đảm bảo đạt doanh số bán • Quản lý nhân sự đội ngũ • Nghiên cứu, phân tích thị
vụ • Trực điện thoại và chốt hàng của nhóm nhân viên bán hàng trường mục tiêu, khách hàng
đơn hàng • Quản trị khách hàng • Phát triển kinh doanh: Đảm mục tiêu
• Xuất kho, trưng bày • Khảo sát thị trường bảo các chỉ tiêu KPIs về • Xây dựng - tổ chức thực hiện
sản phẩm • Theo dõi, kiểm tra rà soát doanh số, độ phủ được gia kế hoạch kinh doanh
• Kiểm tra hàng hoá, vệ công tác bán hàng • Quản lý khách hàng trong • Quản lý và phát triển đội ngũ
sinh cửa hàng • Xây dựng KHBH theo tháng khu vực được giao nhân sự
• Thu ngân, lập báo cáo cho Nhà phân phối • Viết Báo cáo • Viết báo cáo định kỳ
• Theo dõi công nợ, viết báo
cáo
Yêu • Tốt nghiệp trung cấp • Bằng Trung Cấp Kinh Tốt nghiệp Đại học chuyên • Tốt nghiệp Đại học trở lên
cầu trở lên tế/CNTT/ điện tử viễn thông ngành Kinh tế/CNTT/Điện tử ngành Quản trị kinh doanh,
• Có kiến thức về điện, trở lên Viễn thông trở lên Marketing, Kinh tế..
điện tử, kỹ thuật, công • Hiểu biết về kinh doanh Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm • Hiểu sâu về quản trị kinh
nghê ngành điện gia dụng, viễn Quản lý/Giám sát nhân viên thị doanh, phát triển hệ thống
• Biết sử dụng tin học thông trường trong lĩnh vựcđiện tử bán hàng, marketing ...
văn phòng Word, Excel • Khả năng làm việc độc lập viễn thông • Có tối thiểu 05 năm kinh
• Trách nhiệm trong và làm việc theo nhóm Có kỹ năng huấn luyện/ đào nghiệm trong kinh doanh,
công việc Chịu được áp lực công việc tạo và thiết lập tuyến bán hàng

28
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Để xác định quy mô, xây dựng cơ cấu lực lượng bán hàng và phân công trách nhiệm cho từng vị trí trong lực
lượng bán hàng của công ty ABC, anh X cần:
• Tính quy mô: Tính số NVBH, GSBH, GĐBH khu vực, GĐBH toàn quốc theo phương pháp khối lượng
công việc
• Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức: theo sản phẩm và thể hiện rõ quy mô từng chức danh lên sơ đồ
• Lập bảng phân công vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng vị trí trong lực lượng BH

29
TỔNG KẾT

Qua bài học này, người học được rèn luyện về các kỹ năng:
• Cách Tính quy mô lực lượng bán hàng theo phương pháp khối lượng công việc dựa vào các căn cứ đã
học
• Cách Xác định cơ cấu LLBH phù hợp với đặc điểm sản phẩm, công ty, mục tiêu kinh doanh.
• Phân công vai trò nhiệm vụ, yêu cầu cho từng vị trí trong LLBN

30