HỌC PHẦN

QUẢN TRỊ VÀ PHÁT TRIỂN

SẢN PHẨM MỚI

Thông tin về giảng viên:

Giảng viên: TS. Đỗ Tiến Tới
Số điện thoại: 0912.05.05.26
Địa chỉ mail: dotientoi2011@gmail.com
 CHƯƠNG 4

QUẢN LÝ VÀ CẢI TIẾN

QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM MỚI
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.1. Khái niệm về quy trình phát triển sản phẩm mới
Quy trình phát triển sản phẩm mới có thể hiểu là một
chuỗi các công việc phải làm đã được chuẩn hóa hay là
tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một
thứ tự cố định và được chuẩn hóa nhằm phát triển sản
phẩm mới. Giúp người thực hiện biết được họ cần phải
thực hiện những bước nào, vai trò, nhiệm vụ của mình
trong công việc? Các thành viên tham gia công việc phối
hợp với nhau một cách ăn khớp nhịp nhàng, đúng trình
tự.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.1. Khái niệm về quy trình phát triển sản phẩm mới
Ban lãnh đạo giám sát được quá trình thực hiện công
việc, dễ dàng theo dõi tiến độ và đưa ra chỉ đạo giải
quyết nhanh các “nút thắt cổ chai” trong công việc nhằm
thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả và chất lượng
hơn.
Xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới trong doanh
nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều
kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu
gần như bắt buộc các CEO và Manager phải có nếu muốn
doanh nghiệp đi vững, bước xa.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.2. Lợi ích của quản lý quy trình phát triển sản phẩm mới đối với
sự phát triển của doanh nghiệp
- Giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện: Các đầu công việc/ nhiệm
vụ đã được xác định rõ ràng ai là người phụ trách và chuẩn hóa theo
thứ tự.
- Cải thiện năng suất làm việc: Tăng năng suất làm việc của toàn doanh
nghiệp bởi công việc được vận hành trơn tru, phối hợp nhịp nhàng.
Phát hiện và giải quyết nhanh các “nút cổ chai”.
- Thu hẹp khoảng cách giao tiếp: Quy trình phát triển sản phẩm mới
giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa công ty và khách hàng thông
qua các báo cáo đánh giá và nghiên cứu thị trường. Thu hẹp khoảng
cách giữa nhân viên với nhân viên, sếp với nhân viên trong công tác
giải quyết công việc.
- Cắt giảm chi phí và thời gian làm việc: Công việc diễn ra xuyên suốt,
hoàn thành đúng tiến độ, không ảnh hưởng tới doanh thu và thời gian
trễ khi thực hiện các công việc khác.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới
hiệu quả
Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và
quản lý quy trình phát triển sản phẩm mới trong doanh nghiệp
cũng sẽ trở nên tương đối dễ hơn nếu được tuân thủ theo mô
hình BPM Life Cycle gồm 5 bước:
Bước 1: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
Bước 2. Mô hình hóa quy trình
Bước 3. Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
Bước 4. Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu
quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
Bước 5. Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới
hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
Để xây dựng quy trình làm việc phù hợp, chính xác và hiệu quả, bạn
cần tuân thủ, thực hiện tuần tự theo 5 nội dung chủ đạo, bao
gồm:
- Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của phát triển sản phẩm
mới
Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình tiêu chuẩn, nhà
quản lý cần phải xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của
chúng (trên những cá nhân, phòng ban nào?) và mục đích cuối cùng
mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ
ra được đầy đủ những yếu tố này, quy trình phát triển sản phẩm
mới mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả
tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản
phẩm mới hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
- “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả, đầu vào – đầu ra,
5W – H – 5M
Để dễ dàng triển khai trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa
các yếu tố thiết yếu trong quy trình phát triển sản phẩm mới thành
các bản mô tả. Các bản mô tả này có thể được lưu trữ và truyền đạt
lại tới đội ngũ nhân viên, đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ
có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế sao cho đạt được
những kết quả tốt nhất.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm
mới hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
- “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả, đầu vào – đầu ra, 5W –
H – 5M
Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
5W: Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại có những
câu trả lời khác nhau cho những nội dung này.
+ Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc? Tại sao phải xây dựng
quy trình này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của
bạn?
+ What – Xác định nội dung công việc?
+ Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực
hiện công việc
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản
phẩm mới hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
- “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả, đầu vào – đầu ra,
5W – H – 5M
Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
1 H: How – Xác định phương pháp thực hiện
Ở bước này, bản mô tả quy trình phát triển sản phẩm mới cần vạch
rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu
chuẩn cho công việc, cách thức vận hành …
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới hiệu
quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
- “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả, đầu vào – đầu ra, 5W – H – 5M
Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
5 M: Xác định nguồn lực
Trong khi thực tế, việc quản lý và phân phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để
đảm bảo cho quy trình phát triển sản phẩm mới được diễn ra hiệu quả.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
+ Man – nguồn nhân lực: Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh
nghiệm, phẩm chất không?…
+ Money – Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được
giải ngân mấy lần?…
+ Material – nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung
ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
+ Machine – máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những
công nghệ nào để thực hiện công việc?…
+ Method – phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm
mới hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
- Phân quyền đối tượng tham gia quy trình phát triển sản phẩm mới
+ Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn
thành các bước/ đầu công việc trong quy trình
+ Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các
đầu công việc của người thực hiện, có vai trò đóng góp ý kiến và
phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu
quả hơn.
+ Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình,
nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những
góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính
chuyên môn.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
- Kiểm soát – Kiểm tra quy trình phát triển sản phẩm mới
+ Song song với quá trình xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới,
nhà quản lý cần phải xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra
quy trình liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải
thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.
Các phương pháp kiểm soát và kiểm tra quy trình phát triển sản phẩm
mới như:
+ Đơn vị đo lường công việc
+ Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
+ Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
+ Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
+ Tần suất kiểm tra là bao lâu?
+ Người thực hiện kiểm tra là ai?
+ Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản
phẩm mới hiệu quả
Bước 1: Xây dựng quy trình
- Biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn
Một quy trình phát triển sản phẩm mới sẽ không
thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu
hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, bạn cần
phải dự trù được và cung cấp thêm những thông
tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy
chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt
hơn.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới
hiệu quả
Bước 2. Mô hình hóa quy trình phát triển sản phẩm mới
Mô hình hóa là giai đoạn thứ hai trong hoạt động quản lý quy trình
phát triển sản phẩm mới, khi các nội dung mang tính lý thuyết ở
giai đoạn đầu được minh họa lại thành hình ảnh, bao gồm các bước
định tuyến với công việc và người tham gia được xác định rõ ràng.
Mục đích của hoạt động mô hình hóa là để:
- Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá
chất lượng sản phẩm đầu ra
- Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách
khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công
đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm
- Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động
của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử
dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản
phẩm mới hiệu quả
Bước 2. Mô hình hóa quy trình phát triển sản phẩm mới
Có rất nhiều cách để mô hình hóa quy trình phát triển
sản phẩm mới, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là
Flowchart. Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ –
sơ đồ quy trình), là một phương tiện đồ họa trực quan
hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh
đơn giản, bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện
thay đổi kết quả,…
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản
phẩm mới hiệu quả
Bước 3. Triển khai quy trình phát triển sản phẩm mới
Triển khai quy trình phát triển sản phẩm mới vào thực tế
có thể được thực hiện theo 2 cách: 1 – áp dụng quy trình
trên giấy tờ hay; 2 – sử dụng các phần mềm công nghệ.
- Tuy nhiên, thay vì lựa chọn phương án (1) với hàng tá
quy trình phức tạp được tổng hợp và thủ công, đồng thời
cũng không thể kiểm soát được tiến trình thực tế của
nhân viên, thì các nhà quản lý ngày nay đều đồng tình với
việc sử dụng phương án (2).
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm mới
hiệu quả
Bước 4. Theo dõi đánh giá quy trình phát triển sản phẩm mới
Theo dõi đánh giá quy trình là nền tảng cho việc cải tiến và phát
triển của không chỉ với quy trình phát triển sản phẩm mới, mà còn
là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi
được các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs) – đại điện để
đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số
này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:
+ Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ):
+ Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến
với khách hàng/ người tiếp nhận.
+ Nhóm chỉ số về chi phí
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.3. Các bước để xây dựng quy trình phát triển sản
phẩm mới hiệu quả
Bước 5. Điều chỉnh – tối ưu quy trình phát triển sản
phẩm mới
Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4,
bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế
trong những quy trình phát triển sản phẩm mới hiện
tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai
đoạn 1) quy trình để có một quy trình tiêu chuẩn, chính
xác và phù hợp với nhiệm vụ.
 4.1. Quản lý quy trình phát triển sản
phẩm mới
4.1.4. FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa
giao việc hiệu quả nhất hiện nay
FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa
giao việc của FastWork giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các
quy trình nghiệp vụ nội bộ nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, giảm
thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân.
- Tự động hóa không giới hạn quy trình
- Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng chỉ từ
500.000 VNĐ/ tháng, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục
phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.
- Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật
viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng…
- Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu
- Tương thích với nhiều thiết bị
 4.2. Cải tiến quy trình phát triển sản
phẩm mới
Bước 1: Xác định vấn đề
Trong bước này cần phải xác định các yếu tố cơ
bản sau:
+ Xác định đầu ra
+ Xác định khách hàng
+ Xác định yêu cầu của khách hàng
+Xác định quá trình sản xuất sản phẩm
+ Xác định người quản trị quá trình
 4.2. Cải tiến quy trình phát triển sản
phẩm mới
Bước 2: Nhận dạng quá trình
Bước này nhằm xác định rõ từng hoạt hoạt động
của quá trình, xác định rõ từng bộ phận cấu
thành quá trình. Định rõ vai trò của các thành
viên trong quá trình, xác định ranh giới quá
trình, đầu ra, đầu vào, nhà cung cấp, khách
hàng, xác định rõ nhu cầu của khách hàng và
nhà cung ứng. Xác định các biện pháp thoả mãn
nhu cầu trên. Xác định các loại dữ liệu cần thiết
để kiểm soát quá trình.
 4.2. Cải tiến quy trình phát triển sản
phẩm mới
Bước 3: Đo lường
Bước này nhằm xác định trình độ chất lượng của
doanh nghiệp đang nằm ở mức độ nào, xác định
những điểm yếu, điểm hạn chế cần cải tiến hoàn
thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.
Muốn đo lường chính xác và hiệu quả thì cần
phải lượng hoá một cách chi tiết và đầy đủ.
 4.2. Cải tiến quy trình phát triển sản
phẩm mới
Bước 4: Tìm nguyên nhân
Từ việc đo lường, đánh giá sẽ cho thấy những
vấn đề về chất lượng, mỗi vấn đề đều có nguyên
nhân. Cần phải tìm hiểu các nguyên nhân dẫn
đến những sai sót làm giảm chất lượng, làm cơ
sở cho việc loại bỏ tận gốc những vấn đề về chất
lượng. Cần xem xét những cơ hội cải tiến bộc lộ
qua các nguyên nhân.
 4.2. Cải tiến quy trình phát triển sản
phẩm mới
Bước 5: Phát triển ý tưởng
Sau khi tìm hiểu nguyên nhân thì bước tiếp theo là triển
khai các ý tưởng nhằm phục vụ cải tiến. Các ý tưởng
phải nhằm vào các nguyên nhân gốc rễ gây ra các vấn
đề. Từ đó phải loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ một cách
triệt để thì vấn đề mới được giải quyết. Thực hiện việc
thử nghiệm các ý tưởng, xác định hiệu quả của các ý
tưởng. Việc thử nghiệm các ý tưởng phải dựa trên
nguyên lý là phòng ngừa các sai sót và đưa các yêu cầu
lên mức cao hơn.
 4.2. Cải tiến quy trình phát triển sản
phẩm mới
Bước 6: Áp dụng các giải pháp cải tiến
Mục tiêu là nhằm đổi mới quá trình, sau khi các
ý tưởng được thử nghiệm và chứng minh là có
hiệu quả sẽ được áp dụng để cải tiến quá trình.
Việc áp dụng các giải pháp cần phải được đo
lường đánh giá nhằm tìm ra những vấn đề mới
để tiếp tục cải tiến. Sau khi hoàn thành các bước
này quá trình cải tiến lại quay lại từ bước 1, với
một chu kỳ cải tiến mới ở mức cao hơn.
Trân trọng cảm ơn!