Quản trị văn phòng

GV: TRẦN THỊ PHƯƠNG HIỀN

 MỤC TIÊU CỦA QTVP

- Kiến thức cơ bản về VP và QTVP.

- Các kỹ năng về nghiệp vụ VP
- Có thể đảm nhận các nhiệm vụ ở các phòng, ban hoặc
đảm đương những vị trí quan trọng trong cơ quan, doanh
nghiệp như: trợ lý, thư ký giám đốc, chánh VP…..
 CÁC NỘI DUNG CHỦ YẾU
Phần 1: Văn phòng và tổ chức văn phòng
Chương 1: Đại cương về văn phòng và quản trị văn phòng
Chương 2: Công tác tổ chức văn phòng
Chương 3: Quản trị lao động văn phòng

Phần 2: Các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng

Chương 4: Tổ chức công tác thông tin của văn phòng
Chương 5: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và quản lý thời gian
Chương 6: Tổ chức tiếp khách và hoạt động giao tiếp
Chương 7: Tổ chức các cuộc họp & hội nghị
Chương 8: Tổ chức các chuyến đi công tác
Chương 9: Công tác văn thư
Chương 10: Công tác lưu trữ
Chương 12: Soạn thảo văn bản quản lý
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG VÀ

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Bạn hiểu thế nào là văn phòng ?
VĂN PHÒNG LÀ…???
 QUAN NIỆM VỀ VP

Nơi phụ trách công việc giấy tờ, sổ sách của 1 cquan, đvị

- Nơi diễn ra các hoạt động mang tính chất giấy tờ/bàn giấy

- Nơi giao tiếp đối nội đối ngoại của cquan, đvị.

- Là “bộ mặt”, “cửa ngõ” thông tin của cquan, đvị

- Là một hệ thống tổ chức sản xuất đặc biệt

- Là một hệ thống thông tin

- “Cầu nối” thông tin của cq, đvị với bên ngoài
 KHÁI NIỆM VP
- VP theo nghĩa rộng (vp toàn bộ): gồm toàn bộ bộ máy
quản lý từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với nhân sự làm
quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm
toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ
cho hoạt động của tổ chức. VP toàn bộ có đầy đủ tư
cách pháp nhân. (vp Quốc hội, vp Chính phủ…)

- VP theo nghĩa hẹp (vp chức năng) gồm bộ máy trợ giúp
nhà QT những công việc, chức năng được giao; là bộ
phận cấu thành trong tổ chức, chịu sự điều hành của QT
cấp cao (p.hành chính, tài vụ, tổ chức nhân sự…) VP
chức năng k0 phải là pháp nhân độc lập
 KHÁI NIỆM VP
 Có tổ chức làm việc, sản xuất, cung cấp dịch vụ, quản lý

hành chính, đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là VP

 VP là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức để thực

hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó

=> VP là bộ máy điều hành tổng hợp của tổ chức; nơi thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản
lý; nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần để đảm
bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
 LƯU Ý VỀ VP
- Về vị trí/cơ sở vật chất: không nhất thiết phải tọa lạc trong
nhiều toà nhà (văn phòng Quốc Hội); có thể được thiết lập
ở bất cứ đâu: trong 1 phòng, 1 phòng khách sạn, hay cabin
1 con tàu, trên ô tô…

- Văn phòng ảo (Virtual Office)?

 VP ẢO
Communications + Address = Virtual Office
Là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao
dịch đẹp, thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh và tiếp
xúc với khách hàng, có nhân viên trực điện thoại, thư từ,
có chỗ tổ chức họp.
 Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê 0m2
với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch
của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số
fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo
thuế. ..giúp tiết kiệm chi phí thuê VP. Trên thế giới, dịch
vụ này đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì khá mới mẻ.
 CHỨC NĂNG CỦA VP
Chức năng tham mưu tổng hợp
Chức năng hậu cần
Chức năng giúp việc điều hành
(Chức năng thông tin yểm trợ)
 NHIỆM VỤ CỦA VP
- Xây dựng chương trình kế hoạch & tổ chức thực hiện
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo
dõi việc triển khai thực hiện các quyết định;
- Tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị báo cáo
lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo
điều hành của lãnh đạo
- Tư vấn VB cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo VB do cơ quan ban hành.
- Bảo đảm VB đúng thẩm quyền, trình tự thủ tục và
đạt được các yêu cầu về nội dung & hình thức
 NHIỆM VỤ CỦA VP
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy VP hợp lý, năng động
và hiệu quả hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công tác VP
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo
các quy định hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết các VB ở các bộ phận
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai
trò cầu nối liên hệ với các cơ quan.
- Thực hiện các công tác lễ tân (đón tiếp khách, bố trí nơi
ăn, ở, lịch làm việc cho khách, tổ chức các cuộc họp, lễ
nghi khánh tiết của cơ quan)
- Tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo
duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác.
 NHIỆM VỤ CỦA VP
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật
tư, tài sản của cơ quan (lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh
phí, tổ chức mua sắm, cấp phát) theo dõi sử dụng nhằm
quản lý chặt chẽ các chi phí VP.
- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động năm/quý (nếu
cơ quan không có bộ phận tài chính chuyên trách).
- Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm/quý theo chế
độ nhà nước và quyết định của thủ trưởng
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của VP (khác
với hoạt động chuyên môn trong cơ quan, VP phải hoạt
động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội,
đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của c quan)
 VP CỦA MỘT SỐ CQ, TCHỨC
- VP của các cơ quan hành chính nhà nước từ TW đến
địa phương (CQNN thẩm quyền chung/riêng)
- VP Chính phủ
- VP Bộ…
- UBND tỉnh/TP Sở +VP
- UBND huyện/quận Phòng +VP
- UBND xã/phường Ban + VP
- VP của các đơn vị sự nghiệp, tổ chức dịch vụ công
- VP của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội
- VP đại diện
- VP của các doanh nghiệp
 QUẢN TRỊ VP
- Quản trị: phụ trách việc trông nom, sắp xếp công việc nội bộ
của 1 tổ chức (từ điển)

- Quá trình chủ thể quản trị tác động lên đối tượng quản trị
bằng các phương pháp và công cụ khác nhau nhằm đạt được
mục tiêu đề ra.

- Quá trình liên tục của hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra
của chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị nhằm đạt các mục
tiêu đã đề ra của tổ chức.

- Xét về cấu thành: quá trình QT bao gồm chủ thể quản
trị, đối tượng quản trị và các hoạt động quản trị cơ bản.
 ???
Nếu không có hoạt động quản trị,
điều gì sẽ xảy ra đối với tổ chức?
 KHÁI NiỆM QTVP
- Quá trình liên tục của hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo, kiểm tra các hoạt động hành chính vp của
chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị nhằm đạt
các mục tiêu đã đề ra của vp

- Xét về cấu thành: quá trình QTVP bao gồm

chủ thể - đối tượng - và các hoạt động QTVP.
- undertake a range of functions to make sure the administration activities
within an organisation run smoothly .
- Administration refers to as business administration, is the management of
an office, business, or org. It involves the efficient org of people,
information, and other resources to achieve org objectives.
 VAI TRÒ CỦA VP VÀ QTVP
? Các lĩnh vực QT của doanh nghiệp
? Đâu là các lĩnh vực QT then chốt của doanh nghiệp
? Các cách đặt tên gọi của “VP”
 QUẢN TRỊ VP
(Cách tiếp cận được lựa chọn)
Chủ thể QTVP : con người ( CVP, các QTV thuộc biên
chế)
Đối tượng QTVP:
Con người
Phi con người
 Cơ sở vật chất, máy móc thiết bị
 Tài chính

 Thông tin

Các hoạt động QTVP:

Công tác tổ chức VP
Các hoạt động nghiệp vụ
 CÁC NỘI DUNG TIẾP CẬN
CHÍNH
Tổ chức vp (phần “khung”)
Lao động của vp
Các nghiệp vụ cơ bản của vp
 TỔ CHỨC VP
Xây dựng CCTC vp
Nội quy và quy chế hoạt động của vp
Trang thiết bị vp
Bố trí, sắp xếp vp
 TỔ CHỨC VP
1. Xác định CCTC của VP
- Khái niệm CCTC
- Xđ nhiệm vụ của vp
- Xác định số lượng ban/tổ/…-> tên gọi và nội dung
phụ trách
- Xd các mối liên hệ
- Phân công chỉ huy
-> VP với quy mô nào, kết cấu ra sao tùy thuộc
vào chủ thể quản trị.
 MỘT SỐ BỘ PHẬN CHỦ YẾU CỦA VP
1. Bộ phận hành chính văn thư: tiếp nhận, phát hành, xử lý
bảo quản, chuyển giao văn bản trong/ngoài tổ chức; công
tác lễ tân; bảo vệ..
2. Bộ phận tổng hợp: chuyên viên có trình độ nghiên cứu
chủ trương, đường lối chính sách, lĩnh vực chuyên môn có
liên quan→tư vấn cho thủ trưởng; Theo dõi, tổng hợp tình
hình hoạt động → báo cáo và đề xuất các phương án giải
quyết.
3. Bộ phận quản trị: cung cấp phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan; Quản lý, theo dõi sử
dụng các phương tiện vật chất tiết kiệm và hiệu quả.
4. Bộ phận lưu trữ: thu thập tài liệu liên quan đến hoạt
động của cơ quan; Phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và
thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của Nhà nước
và yêu cầu của cơ quản; Tổ chức hướng dẫn công tác lưu
trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận
trong cơ quan
5. Bộ phận tài vụ: dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ
quan; Thực hiện cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí
của các bộ phận trong cơ quan
6. Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự- trị an,
bảo vệ môi trường, cảnh quan trong cơ quan; Kiểm tra
đôn đốc việc chấp hành quy định về an ninh-trật tự,
phòng cháy chữa cháy
 TỔ CHỨC VP
2. Xây dựng nội quy quy chế và lề lối điêù hành
 QUY ĐỊNH CHUNG (phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng)
 NGUYÊN TẮC, PHẠM VI
 CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM TRONG GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
 CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, NGHỈ PHÉP, HỌC TẬP
 CHẾ ĐỘ GIAO BAN, HỘI HỌP, THÔNG TIN, BÁO CÁO
 XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
 TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
 CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ, BẢO MẬT TÀI LIỆU
 ĐI CÔNG TÁC, TIẾP KHÁCH
 CHẾ ĐỘ TUYỂN DỤNG, ĐIỀU CHUYỂN, BỔ NHIỆM,
 CHUYỂN CÔNG TÁC, NGHỈ HƯU, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT
 CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC
 TỔ CHỨC THỰC HIỆN
 TỔ CHỨC VP
3.Các trang thiết bị VP
Nhóm 1: phục vụ cho công việc hàng ngày
Nhóm 2: phục vụ công tác thu thập và xử lý thông tin
Nhóm 3: tạo điều kiện cho môi trường làm việc tốt
Nhóm 4: bảo mật, an toàn
 TỔ CHỨC VP
4. Bố trí sắp xếp VP
a. Nguyên tắc sx và bố trí vp
- Tận dụng tối ưu mặt bằng
- Giảm thiểu hợp lý thời gian và chi phí cho việc di chuyển
- Tạo sự cơ động, mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực vp
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt các trang thiết bị
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập và xử
lý thông tin (chỗ bảo quản tài liệu, lưu hồ sơ, cân đối
giữa nhu cầu XLTT-trang thiết bị-con người…)
- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và lao động:
cháy nổ, mất trộm, bảo mật
 TỔ CHỨC VP
b. Xác định kiểu bố trí vp
Dựa vào sự bố trí về không gian
 Mở/hở
Đóng/Kín
Kết hợp
Dựa vào trình độ CMH/tập trung hóa công việc của vp:
Tập trung
Phân tán
Kết hợp
 TỔ CHỨC VP
c. Ánh sáng, màu sắc, nhiệt độ,tiếng ồn
Ánh sáng vừa đủ, thích hợp -> giữ gìn sức khoẻ của mắt, tránh
mệt mỏi, căng thẳng, giảm sai sót, nâng cao hiệu năng làm việc.
 Không để chùm sáng rọi vào mắt hoặc chiếu phía sau
 Sử dụng các đèn cá nhân ngoài đèn làm việc chung
Màu sắc tác động tới tâm lý con người
 Vùng nắng ấm: xanh nhạt, trắng, ghi sáng, vàng chanh
 Vùng lạnh: vàng, hồng nhạt
Nhiệt độ
Tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lý căng thẳng
 Sử dụng các vật liệu cách âm
 Tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại vì chúng phản hồi
mạnh mẽ các sóng âm.
 Lưu ý TỔ CHỨC VP

Nếu vp quá rộng, nên phân chia thành các khu vực,
ngăn cách với nhau bởi các tủ chắn,tạo cảm giác ấm
cúng trong phòng làm việc. Ngược lại, nếu vp quá
hẹp, nên dọn bớt đồ đạc và sử dụng các tranh ảnh treo
ở các bức tường trống,tạo cảm giác thông thoáng
Nhân viên vp được bố trí ngủ trưa ở đâu?
Vấn đề phong thuỷ trong sắp xếp và bố trí vp ?
PHONG THUỶ TRONG BỐ TRÍ VP (chung)
Nên dựa vào người có quyền hành cao nhất để tính toán phong
thuỷ cho vp.
 Cổng/cửa vp: tối kỵ đối diện cột điện, gốc cây to, tránh đặt
cạnh nhà vệ sinh -> chặn luồng khí mới vào vp, ảnh hưởng sức
khoẻ, vận may và sự nghiệp.
Cửa vp không nên đối diện với cầu thang, cầu thang đâm thẳng
vào được ví như là một xe ủi đất-> ko tồn tại lâu dài
Tránh góc cạnh của các căn nhà đối diện đâm thẳng vào cửa vp.
Theo phong thủy cho là lưỡi gươm vô hình đâm thẳng vào vp.
Vp không có cửa sổ là điều đặc biệt xấu vì không khí
không thể lưu thông, nặng nề.
Ánh sáng trong vp phải hài hòa, ánh sáng tự nhiên tốt
hơn đèn điện. Quá nhiều ánh sáng làm cho Dương khí
thái quá sẽ nguy hại đến tài lộc. Quá tối tăm, thiếu khí
trời, đầu óc dễ bị u muội.
Nền nhà vp nên cao, quá thấp sẽ không đem lại may mắn,
đồng thời ảnh hưởng đến việc thông gió.
Nếu có vết nứt nẻ sâu trên tường, lập tức sửa chữa ngay.
Màu sắc trong vp (hợp mệnh?): không nên đặt vấn đề
trong phong thủy nặng quá, chủ yếu có màu sắc thanh mát
có tác dụng giải tỏa áp lực trong công việc.
PHONG THUỶ TRONG BỐ TRÍ VP (cá nhân)

Vị trí tài lộc chính là góc chéo đối diện ngay cửa đi vào vp-
> ánh sáng và sạch sẽ, kiêng đặt hoa, cây cảnh giả.
Bàn làm việc không nên nứt vỡ vì sẽ tổn hại đường công
danh, nên làm bằng gỗ, tránh bằng kim loại.
Bàn hội họp hoặc bàn tiếp khách không được đặt đâm thẳng
với bàn làm việc
Tránh bàn làm việc đối diện với cửa ra vào, với người ngồi
làm việc, với toilet-> khí sẽ xung thẳng vào bàn làm việc,
gây nên sự căng thẳng trong công việc.
Tránh các góc nhọn, góc khuất, xà ngang hoặc đèn treo
phía trên sẽ ảnh hưởng đến thăng quan tiến chức -Nên đặt
tủ hồ sơ, cây cối, tranh, tượng để trang trí, làm cân bằng Âm
– Dương trong vp
Tránh những góc nhọn tạo bởi các bàn làm việc, các tủ hồ
sơ chĩa vào nơi bạn ngồi. Sát khí đó sẽ làm cho công việc
của bạn luôn rủi ro, hay bị đồng nghiệp đố kỵ.
Chọn vị trí và hướng ngồi cho phù hợp với bản mệnh.
Sắp xếp toàn bộ nội thất trong phòng cho hợp với Phong
Thuỷ, theo những gợi ý sau:
Phương Đông Nam thuộc cung Tốn, tượng trưng cho tài
lộc -> nên đặt thuỷ như bình nước uống, bể cá cảnh.
Phương Tây Bắc thuộc cung Càn, tượng trưng cho quý
nhân và cấp trên hỗ trợ-> đặt tượng danh nhân, các logo,
biểu trưng của công ty, các bằng cấp, giấy khen.
Trước mặt bàn làm việc nên có một bức tranh vui có ý
nghĩa (đặc biệt với công việc quá căng thẳng).
Vị trí ngồi phía sau lưng không nên có cửa (cửa ra vào,
cửa sổ) kém an toàn, dễ mất tập trung, dễ bị đồng nghiệp
nói xấu, oán trách.. Tốt nhất là có một góc dựa vào tường,
tối kỵ đặt chéo. Bàn làm việc thuộc về tịnh, ghế ngồi
thuộc về động.
Phía sau bàn làm việc nên có tranh ảnh về núi non. Tượng
trưng cho điểm tựa vững chắc, lưng dựa vào núi được ví
như phòng thủ, nhưng hình núi non phải có màu sắc thích
hợp theo ngũ hành.
 Trên bàn làm việc bố trí giấy tờ cũng như máy vi tính
gọn gàng, (MVT cũng xếp cho đúng vị trí) tránh để đồ
đạc bừa bộn sẽ phát sinh Âm khí làm giảm hiệu quả công
việc
Trên bàn làm việc nên sử dụng các pháp khí (vật phẩm
phong thủy) để bài trí góp phần gia tăng hiệu quả và sự
may mắn trong công việc :
Cầu Phong Thuỷ : Làm bằng pha lê để gia tăng Dương
Khí, bên trong vẽ trang trí các linh vật may mắn.
Bát Mã tượng trưng cho sự trôi trảy, bền bỉ.
 Cá chép tượng trưng cho tài lộc và thịnh vượng.
 Sông núi tượng trưng sự an lành, sức khoẻ, tinh thần.
Tượng Kỳ Lân : Kỳ Lân là loài vật huyền thoại tượng
trưng cho Nhân – Đức. Đặt một cặp Kỳ Lân trên bàn
làm việc sẽ đem lại sự bình an, tránh tiểu nhân và
những điều thị phi, đố kỵ.
Đồng tiền cổ : tương trưng cho tài lộc. Theo Phong Thuỷ,
đồng tiền cổ có đủ Thiên – Địa – Nhân kết hợp do được
lưu hành từ xa xưa. Vì vậy đặt 3, 5 hoặc 8 đồng tiền cổ
trên tủ két, trên tập hồ sơ, trong ngăn kéo sẽ đem lại sự
may mắn trong kinh doanh .
Long Quy : Con vật huyền thoại mình rùa, đầu rồng là
biểu tượng không thể thiếu trong Phong Thuỷ. Long Quy
là linh vật được bài trí trên bàn làm việc, những vị trí tốt
trong vp để chiêu tài lộc, đem lại sự may mắn, vững chắc.
LAO ĐỘNG CỦA VP
( tiếp cận theo quan điểm QTNNL)
Chức năng của QT lao động VP
- Thu hút nguồn lao động vp: đảm bảo đủ số lượng nhân viên với phẩm
chất và chuyên môn phù hợp công việc vp.
- Đào tạo và phát triển nguồn lao động vp: nâng cao năng lực, kỹ năng,
trình độ lành nghề để hoàn thành tốt công việc và phát triển tối đa năng
lực cá nhân.
- Duy trì nguồn lao động vp: kích thích, động viên và duy trì, phát triển
mối quan hệ tốt đẹp trong vp.
Nhiệm vụ của QT lao động vp.
- Hoạch định lao động vp: phân tích nhu cầu nhân sự VP dưới điều kiện
thay đổi, khai thác các chính sách, biện pháp thỏa mãn nhu cầu đó.
- Tuyển dụng lao động vp: lựa chọn người có đủ điều kiện, tiêu chuẩn,
đáp ứng yêu cầu thực tế của vị trí làm việc và tự nguyện gia nhập tổ chức
( quy trình tuyển dụng).
- Bố trí lao động vp: là 1 khâu của quá trình sử dụng người lao động
nhằm phát huy năng lực và khả năng, phục vụ mục tiêu chung của tchức
- Đào tạo và phát triển lao động vp:
- Thăng tiến đãi ngộ, thù lao,….
Phân loại lao động vp
LAO ĐỘNG CỦA VP (
tiếp cận ở góc độ QTVP)

Quan niệm về lao động vp

Phân loại lao động vp
Căn cứ bố trí lao động vp
Nguyên tắc bố trí lao động vp
LAO ĐỘNG CỦA VP (
tiếp cận ở góc độ QTVP)
Quan niệm về lao động vp
Phạm vi rộng:
Toàn bộ nhân lực tham gia vào tất cả các hoạt động
thuộc chức năng và nhiệm vụ của VP để giúp cho
lãnh đạo quản lý, điều hành tổ chức.
Phạm vi hẹp: toàn bộ lao động thuộc biên chế vp
Phân loại lao động vp
Trưởng phòng hành chính (CVP)
Phó chánh vp
Trưởng/phó nhóm chuyên môn
Nhân viên nghiệp vụ
Trưởng phòng hành chính (CVP)
Người đứng đầu VP, quản lý điều hành toàn bộ hoạt
động VP. Có thể kiêm nhiệm phụ trách 1 hay nhiều
nhiệm vụ cụ thể: tổng hợp, kiểm tra, giám sát… chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu tổ chức.
Phó chánh văn phòng
Giúp việc CVP quản lý điều hành một số lĩnh vực
trong VP, có thể kiêm nhiệm phụ trách 1 hoặc nhiều
nhiệm vụ cụ thể, chịu trách nhiệm trước CVP
Trưởng các nhóm chuyên môn
Văn thư, thư ký, lưu trữ, lễ tân, y tế, bảo vệ…
Nhân viên nghiệp vụ
Có trách nhiệm hoàn thành công việc được
giao theo thời gian hoặc theo khoán.
LAO ĐỘNG CỦA VP (
tiếp cận ở góc độ QTVP)
Căn cứ bố trí lao động vp
- Chức năng, nhiệm vụ của VP để bố trí nhân sự phù hợp
- Tính chất, nghiệp vụ của từng bộ phận
- Biên chế và nguồn cung nhân sự
+ Nguồn nội bộ: kiêm nhiệm, điều chỉnh nhân sự từ các bphận
+ Nguồn bên ngoài:
- Năng lực, trình độ hiện có của nhân sự
- Kết quả hoạt động của kỳ trước để điều chỉnh nhân sự kỳ
này
- Căn cứ vào yêu cầu của người lao động
Nguyên tắc bố trí lao động vp

Theo yêu cầu công việc . Chủ động thay thế

Chuyên môn hoá . Liên hoàn trong hoạt động

Phát triển nhân sự . Công khai
 LAO ĐỘNG CỦA VP – CVP
Quan niệm về CVP
- Người đứng đầu VP, chiụ trách nhiệm trước thủ trưởng
điều hành hđ của VP theo chế độ một thủ trưởng và công
tác VP của DN đảm bảo cho hoạt động của DN được thông
suốt.
- Là đầu mối liên hệ giữa GĐ DN với các đơn vị bộ phận
thuộc DN và với bên ngoài.
Nhiệm vụ của CVP
- Phê duyệt quy chế hoạt động và chức năng nhiệm vụ của
từng tổ chuyên môn
- Điều khiển hđ của VP
- Kiến nghị về khen thưởng, kỷ luật…CBNV thuộc VP
- Tổng hợp tình hình hđ của DN để bcáo thủ trưởng
-
 Một vài ý kiến về chức danh CVP
- Phụ trách công tác VP là hơi cực đó bạn, mọi công việc xem
thật đơn giản như đang giỡn, bạn cố gắng sẽ hoàn thành công
việc này thôi.
- CVP ở các cơ quan quản lý như: Bộ, Sở, UBND... thì rất
oách. Còn DN thì thường lo các việc nội sự. Nó tương đương
với trưởng phòng Tổng hợp- Hành chính nhân sự.
- Hiện nay để "quán triệt" nền văn minh hiện tai, các phòng đã
được đổi từ mới nên bạn phải dùng từ Chánh văn buồng mới
đúng!
- Sướng thế, làm cái này tha hồ "ăn". Chịu khó vất vả một thời
gian đầu rồi sẽ quen thôi. Chú ý giấy tờ sắp xếp cẩn thận.
Nên mua 1 cái stick để ghi việc cần làm cho đỡ quên bạn à.
Đầu tiên là các thứ Kính thưa... và đoạn nhiệt liệt chào
mừng. Kế đó là đoạn Trong năm qua với những khó khăn
to lớn (khách quan là chính) và kể lể về sự nỗ lực của ban
lãnh đạo đơn vị, và số liệu Đã vượt kế hoạch... phần trăm,
cao hơn cùng kỳ năm trước... phần trăm. Đoạn này được
in đậm, và chỉ cần thêm vào con số được phán truyền từ
sếp là coi như xong.
Tất nhiên phải có một đoạn khuyết điểm - nhưng được gọi
nhẹ đi là tồn tại, và nêu một cách chung chung “không
chết ai”, chẳng hạn “cần cố gắng, nỗ lực hơn nữa” hoặc
“anh chị em cần mạnh dạn đóng góp ý kiến xây dựng đơn
vị tốt hơn nữa” (nghĩa là những thứ mà vài năm nữa vẫn
cứ là “tồn tại”!). Đây là một bí kíp quan trọng cho những
ai muốn... giữ chiếc ghế CVP được lâu bền.
Dù đơn vị có lỗ chỏng gọng ra chăng nữa, thì “sơ tổng
kết” vẫn phải là “vượt kế hoạch” và “năm sau cao hơn
năm trước”; còn “vượt” và “cao hơn” hay không thì đã
có sếp... biến hóa và phù phép, đừng bao giờ tỏ vẻ
“thắc mắc” hay hỏi lại! Ra hội nghị, làm gì có ai ngồi
nghe chăm chú từ đầu đến cuối đâu mà lo?
Người ta ngồi để vỗ tay là chính, nhẩm xem còn mấy
bài phát biểu nữa mới đến giờ... nâng ly mừng thắng
lợi, chứ ai quan tâm đến cái vụ “vượt kế hoạch bao
nhiêu phần trăm” đâu! Vậy là cái “thành tích ảo” đó đã
được “công khai dân chủ” và “nhất trí thông qua ở hội
nghị toàn thể CNVC”, không ai có thể bắt bẻ cho được.
=> bài viết này chỉ dành riêng cho những CVP, những
“cây viết” riêng của các sếp lớn nhỏ
 LAO ĐỘNG CỦA VP – THƯ KÝ
Quan niệm về thư ký
- Là người trợ giúp cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ VP, có
khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực
tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết
định trong phạm vi quyền hạn của mình,
Phân loại thư ký: Có nhiều loại thư ký: thư ký cuộc họp, thư
ký thủ trưởng, thư ký vp, tổng thư ký (vai trò như 1 thủ
trưởng-hội nhà văn, nhà báo, nhạc sỹ)
- Thư ký VP: liên quan trực tiếp đến các lĩnh vực chuyên môn
của một VP, đảm nhận 1 phần hoặc toàn bộ các công việc có
liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một VP
(quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đảm bảo thông tin, liên lạc,
giao tiếp và tổ chức…)
-
NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ

- Việc ghi chép, soạn thảo các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu
trong một cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
- Công việc liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín, thủ tục
hành chính.
- Hoạt động trợ giúp, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan
hoặc một cấp quản lý nào đó trong công việc giấy tờ, giao
tiếp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày.
- Hoạt động thư ký có thể: hoạt động quản lý điều hành
công việc hàng ngày của một tổ chức xã hội. Trong trường
hợp này như 1 thủ trưởng cơ quan (Tổng thư ký hội nhà
văn…)
 NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ
a. Những nhiệm vụ liên quan đến cá nhân
- Chuẩn bị chuyến đi công tác và tiếp khách đến liên hệ
công tác với thủ trưởng
- Giữ liên lạc với thủ trưởng trên đường đi công tác,
- Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp do thủ
trưởng cơ quan triệu tập
- Làm trung gian trong quan hệ điện thoại của thủ
trưởng
b. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản
- Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận,
vào sổ các bưu phẩm đến và đi
- Soạn thảo văn bản, quản lý các văn bản đến và đi, đánh
máy in sao các văn bản; Đôn đốc, kiểm tra việc thi
hành các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo
c. Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc
- Lập lịch làm việc ngày, tuần, tháng của thủ trưởng cơ quan
- Thống kê và ktra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng
- Chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng cơ quan
d. Những nhiệm vụ khác
- Sắp xếp, bảo quản những văn bản, hồ sơ của cơ quan
- Báo cáo một cách tổng quát những cuộc họp, những lần đi
liên hệ công tác, những sự kiện quan trọng trong tổ chức.
- Tổ chức, sắp xếp các hoạt động cho thủ trưởng như bố trí
phương tiện đi lại, trang bị văn phòng cho thủ trưởng.
- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ
sở vật chất cho hoạt động của cơ quan
- Thực hiện một số công việc cần thiết khác (hiếu hỉ …)
 ĐẶC ĐiỂM LAO ĐỘNG CỦA THƯ KÝ THỦ TRƯỞNG

- Bản chất của lao động thư ký là hỗ trợ, giúp việc.

- Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi
mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản
lý và với các nhân viên khác trong cơ quan.
- Thách thức đặt ra đối với thư ký là: phục vụ tốt nhất
cho hoạt động của nhà quản lý và biết giới hạn trong
vai trò của người trợ giúp.
- Kết quả lao động của thư ký: được đo thông qua sự
đóng góp vào kết quả lao động của thủ trưởng.
 “Nghề Thư ký”
Cái nghề thư ký của tôi
Cả năm chỉ được lên ngôi một ngày
Còn thì bận bịu luôn tay
Nghe điện thoại, tiếp học sinh
Trả lời phiếu hẹn, giải trình cấp trên.
Tính lương, báo giảng, coi thi
Việc lớn, việc nhỏ, việc gì cũng kham.
Luôn tất bật, chẳng rảnh rang
Nhớ ngày đến họp giao ban mỗi tuần
 TIÊU CHUẨN CỦA THƯ KÝ
Phẩm chất
- Có trí nhớ chính xác về cá nhân, sự kiện: vị trí sắp xếp
các văn bản; những địa dư, mốc thời gian, số liệu
- Thích ứng: tuỳ theo tính cách của thủ trưởng, điều kiện
công việc.
- Chủ động: dự đoán những cái gì thủ trưởng sẽ cần, tự
phân chia thời gian các cuộc nói chuyện điện thoại và liên
hệ công tác
- Tinh ý: thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích
hợp trong mỗi tình huống
- Tế nhị: lễ độ, thân mật và kiên trì, giữ mức độ vừa đủ
trong mọi mối quan hệ.
Năng lực (kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn)
Ngoại hình
Khác
XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG ViỆC CHO CHỨC
DANH THƯ KÝ VP, THƯ KÝ THỦ TRƯỞNG VÀ
CVP
 PHẦN 2

CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VP

Tổ chức công tác thông tin VP

Tổ chức tiếp khách và hoạt động giao tiếp – lễ tân

Tổ chức hội họp, hội nghị

Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo

Công tác văn thư (tổ chức giải quyết và qlý VB, soạn
thảo VB, quản lý và sd con dấu)

Công tác lưu trữ

 CÔNG TÁC VĂN THƯ
Khái niệm
Xây dựng và ban hành văn bản
Giải quyết và quản lý văn bản và tài liệu
Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa
bí mật
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cq
 KHÁI NIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ
NĐ 30/2020/NĐ-CP -Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành
văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. (17.Văn
thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan,
tổ chức).
Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004-Chính phủ: các công việc soạn thảo,
ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác văn thư áp dụng: cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội–nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang
nhân dân và các tổ chức khác.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà
nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức).
2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của
Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có
liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc
ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình
bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện
hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng
đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo,
điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập
hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật,
định dạng theo quy định.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
5. “VB đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. “VB đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến.
7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương
tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người
có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được
tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung bản gốc hoặc bản chính
VB,đc trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức
và kỹ thuật quy định.
12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản
chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan,
tổ chức.
14. “Hồ sơ” là tập hợp các VB, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cquan, tchức, cá nhân.
15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp VB, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để
thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
17. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có
thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý
như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp
ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC, YC CÔNG TÁC VĂN THƯ
. Ý nghĩa
- Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cho hđ của tổ chức
- Đảm bảo thông tin
- Góp phần giải quyết công việc của tổ chức một cách nhanh
chóng, chính xác
- Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của tổ chức.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện cho công tác
lưu trữ
. Nguyên tắc
- Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo qđịnh của pháp luật
.Yêu cầu
Nhanh chóng - Chính xác – Thống nhất - Hiện đại - Bí mật -
Yêu cầu
a) VB đc soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuậ
trình bày theo quy định của pháp luật:
b) Tất cả VB đi/đến của tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
c) VB đi/đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. VB đến có các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình &chuyển giao
ngay sau khi nhận đc
d) VB phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công
việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định
của pháp luật.
g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật
có liên quan.
Nguyên tắc
https://www.slideshare.net/jeena.aejy/principles-of-
documentation-presentation
 NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Xây dựng và ban hành văn bản
Thảo văn bản + Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
+ Đánh máy, nhân văn bản theo số lượng được duyệt +
Kiểm tra pháp chế văn bản trước khi ký ban hành + Ký
văn bản
Quản lý văn bản và tài liệu
Quản lý và giải quyết văn bản “đến” + Quản lý văn bản “đi”
Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
Nguyên tắc đóng dấu +Chế độ quản lý và bảo quản con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật
Lập hồ sơ
Lập hồ sơ hiện hành + Chế độ giao nộp tài liệu vào lưu trữ
GiẢI QUYẾT VÀ QL VĂN BẢN “ĐẾN”
Khái niệm:
- Tất cả các văn bản, giấy tờ (kể cả đơn, thư cá nhân) gửi
đến cơ quan.
- Văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến trực tiếp/ nhận được
từ con đường bưu điện/ văn bản giấy tờ mang về từ các
chuyến đi công tác, hội nghị, văn bản từ Email (scan, PDF)
Nguyên tắc qL, giải quyết văn bản đến
- VB ‘đến’ phải đăng ký tập trung tại bộ phận văn
thư.
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản ‘đến’ phải kịp thời,
chính xác và thống nhất
- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ ‘khẩn’ phải làm
thủ tục phân phối ngay sau khi đăng ký tại văn
thư
- Văn bản ‘mật’, chỉ có người có trách nhiệm xử lý
mới được bóc.
 NỘI DUNG NGHIỆP VỤ GiẢI QUYẾT VB ĐẾN
a. Nội dung tiếp nhận văn bản đến:
- Kiểm tra: Phong bì có bị rách/bóc? VB đủ số lượng?
- Phân loại VB thành 4 nhóm:
+ Loại có dấu chỉ mức độ khẩn/mật: khẩn thì bóc ngay. Mật
báo cáo người có trách nhiệm
+ Loại thông thường: bóc bì, lấy VB, đối chiếu số, ký hiệu
trong VB với số ký hiệu ghi ngoài bì thư. Giữ lại phong bì,
những văn bản ngày tháng trên VB và ngày tháng nhận cách
nhau quá xa; hay đơn từ khiếu nại, tố cáo.
+ Loại sai thể thức (VB gửi nhầm địa chỉ, vượt cấp, trình bày
sai thể thức) không đăng ký vào sổ; báo cáo lãnh đạo và gửi
trả lại nơi gửi VB hoặc tác giả.
+ Loại tư liệu (quảng cáo, giấy tờ dịch vụ…) không đăng ký,
lưu một thời gian ngắn tại văn thư, rồi loại bỏ.
b. Đăng ký văn bản đến: mục đích: quản lý chặt chẽ; theo dõi
tiến độ xử lý, giải quyết VB đến; giúp tra tìm nhanh chóng.
- Trước khi đăng ký phải đóng dấu ‘đến’ lên VB. Dấu ‘đến’
đóng lên góc trái của VB
Chú ý: VB đến là thư điện tử, in ra giấy và không làm thủ
tục đăng ký. Các bản fax không đóng dấu ‘đến’ trực tiếp
lên VB (nếu là giấy nhiệt)
- Sổ đăng ký văn bản thì gồm các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký VB ‘đến’: VB qui phạm pháp luật, VB mật, VB
thông thường
+ Sổ đăng ký đơn, thư
+ Sổ chuyển giao văn bản
c. Trình văn bản đến:
Tất cả VB đến, sau khi đăng ký (tùy theo chế độ văn thư
của cơ quan) phải trình ngay cho chánh văn phòng xem
xét, nghiên cứu, giải quyết.
Chánh VP ghi ý kiến chuyển VB đến các cá nhân, đơn vị
giải quyết.
Văn thư cơ quan căn cứ vào ý kiến, chuyển VB đến cá
nhân, đơn vị trong thời gian sớm nhất.
Đối với tổ chức nhỏ, văn bản đến có thể trực tiếp trình thủ
trưởng cơ quan để xin ý kiến
d. Chuyển giao văn bản đến:
- Văn thư có trách nhiệm chuyển giao VB ‘đến’ đến đúng
đối tượng.
- Người nhận VB ký nhận vào sổ đăng ký VB ‘đến’
(đối với cơ quan lớn, có nhiều đơn vị không cùng đóng một
nơi thì mỗi đơn vị có sổ giao nhận riêng)
- Chuyển giao VB có dấu mật, phải chuyển cả bì có dấu mật
đến người nhận xử lý.
Cơ quan có số lượng VB mật nhiều, cần có sổ chuyển giao
VB mât.
Nếu số lượng VB mật ít, có thể sử dụng chung sổ chuyển
giao VB thường nhưng phải có cột ghi ‘mật’.
e. Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết VB đến:
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp
thời những VB ‘đến’
Căn cứ vào nội dung của VB ‘đến’, thủ trưởng cơ quan giao
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
Đơn vị/cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết VB
‘đến’ theo thời hạn được pháp luật qui định hoặc theo qui
định riêng của cơ quan.
Cán bộ văn thư chuyên trách phải theo dõi tiến độ giải
quyết VB ‘đến’ có dấu khẩn và thường xuyên báo cáo lãnh
đạo văn phòng để xử lý những vấn đề nảy sinh đột xuất có
thể xảy ra.
f. Sao văn bản đến:
- Sao y bản chính: sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn
bản từ bản chính
- Bản trích sao: sao 1 phần nội dung của văn bản từ bản
chính
- Bản sao lục: bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn
bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính
 GiẢI QUYẾT VÀ QuẢN LÝ VB ĐI
1. Khái niệm
Các loại VB do cơ quan soạn thảo, ban hành để thực hiện
quản lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được gửi đến các đối tượng có liên quan
(có thể là VB qui phạm dưới luật, VB hành chính thông
thường và các loại giấy tờ khác)
2. Nguyên tắc quản lý, giải quyết VB đi
- Chính xác, kịp thời, đúng qui trình, quy định của pháp luật
- Tất cả các VB, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký
và làm thủ tục gửi đi tại văn thư cơ quan (nhằm đảm
bảo tổ chức quản lý thống nhất VB đi trong cơ quan)
Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi
a. Đăng ký văn bản đi:
Ghi chép thông tin cần thiết của VB đi: số, ký hiệu, ngày
tháng, trích yếu nội dung,… vào phương tiện đăng ký: sổ
đăng ký văn bản ‘đi’, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ
và tra tìm VB được nhanh chóng.
Đăng ký VB đi cần hoàn thiện các thủ tục như:
- Ghi số lên VB: số của VB là số đăng ký thứ tự của VB trong
năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm đó.
- Ghi ngày tháng năm lên VB: là ngày tháng năm VB được ký
ban hành (ghi bằng số Ả rập, ghi rõ ràng, chính xác - ngày
dưới 10 và tháng dưới 3 thì thêm số 0 phía trước)
- Với cơ quan sử dụng sổ và số VB được ban hành nhiều (trên
500 văn bản trong một năm) thì lập nhiều loại sổ đăng ký
VB đi khác nhau đối với mỗi loại VB như: sổ đăng ký VB đi
thường/ mật/ VB quy phạm pháp luật (quyết định, chỉ thị..)
b. Chuyển giao văn bản đi
- Tất cả VB khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền,đóng
dấu phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày.
- Văn bản gửi đi phải đúng nơi nhận đã ghi trên văn bản
- Văn bản có dấu chỉ mức độ ‘khẩn’ phải chuyển trước tùy
theo mức độ khẩn.
- Văn bản gửi ra ngoài đều phải có phong bì.

c. Sắp xếp và lưu văn bản

Văn bản ban hành phải lưu lại ít nhất 02 bản (01 tại bộ phận
văn thư cơ quan, 01 tại hồ sơ công việc của cán bộ đã trực
tiếp soạn thảo VB)
 Quản lý và sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật
1. Khái niệm con dấu
Là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực
của VB. ‘Dấu’ thể hiện tính quyền lực nhà nước trong
VB của các cơ quan nhà nước.
Điều 1, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001- Chính
phủ quy định quản lý và sử dụng con dấu: ’Con dấu
được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ
chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh
khẳng định giá trị pháp lý của VB, thủ tục hành chính
trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan và cá nhân
được quản lý thống nhất’.
Dấu: thành phần giúp cho việc chống giả mạo VB, giấy tờ.
4 thay đổi liên quan đến con dấu
của doanh nghiệp từ 2021

1/ Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh
nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:
- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp
luật về giao dịch điện tử.
Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu
của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với
quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.
2/ Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu
Luật Doanh nghiệp 2014 DN có quyền quyết định về hình thức, số lượng
và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông
tin sau đây:
- Tên doanh nghiệp;
- Mã số doanh nghiệp.
Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong
nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật
Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình
thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết
định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy
định pháp luật.
3/ Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định,
trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo
mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải
công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh
nghiệp. Theo đó, việc thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt
buộc hiện nay.
Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định
trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ
không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu
4/ Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu
Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con
dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Quy định này được Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Theo đó, việc
quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh,
văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty
thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn
vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của
mình.
Quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp
2014 hiện đang cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của
pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử
dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luậ
2. Nguyên tắc đóng dấu
Chỉ đóng lên VB, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền (không đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống
chỉ/ VB, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung)
Phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Đóng lên từ 1/3 đến ¼ chữ
ký về phía bên trái. Đóng dấu ngược, dấu mờ phải hủy VB
và làm lại văn bản khác.
Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp
đóng dấu vào VB. (thường chỉ cán bộ biên chế chính thức
mới được phép giữ và sử dụng con dấu)
Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào VB do cơ quan xây
dựng và ban hành.
Đối với cơ quan nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ
hành chính. Trường hợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan
cho phép.
3. Sử dụng các loại dấu trong cơ quan

Dấu nổi: đóng giáp lai vào ảnh trong các VB là chứng chỉ,
giấy phép hay văn bản do cơ quan ban hành
Dấu chìm: dùng trong một số trường hợp đặc biệt
Dấu chỉ mức độ mật/ khẩn: sử dụng khi người ký văn bản
qui định mức độ mật/khẩn của văn bản

Các loại dấu phải được đóng đúng vị trí được qui định của
pháp luật về thể thức văn bản
4. Bảo quản con dấu
Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan và được quản lý chặt
chẽ
Dấu phải được bảo quản trong tủ sắt có khóa chắc chắn trong
cũng như ngoài giờ làm việc
Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ. Nếu khi vắng phải
bàn giao cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu
Dấu bị mòn, méo, hư hỏng phải xin phép khắc dấu mới và nộp
lại dấu cũ
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng qui định, sử dụng dấu để
hoạt động phi pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước
pháp luật.
Khi bị mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất,
đồng thời báo cho cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp
truy tìm, thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
Việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thì người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định; Văn thư cơ
quan có trách nhiệm: Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. Chỉ giao con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép
bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản. Phải trực tiếp
đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn
bản. Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ
ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực
tiếp thực hiện. Bên cạnh đó, cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn
thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Thiết bị lưu khóa bí mật
 là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của
thuê bao
(eToken) là thiết bị điện tử dùng để lưu trữ chứng thư số
và khóa bí mật của người sử dụng
 https://www.slideshare.net/jeena.aejy/principles-of-documentation-
presentation
 1. "Chứng thư số cơ quan, tổ chức" là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng
thực chữ ký số cấp cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
 2. "Chứng thư số cá nhân" là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ
ký số cấp cho các chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo
quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
 3. "Khóa bí mật con dấu" là khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cơ quan, tổ chức.
 4. "Khóa bí mật cá nhân" là khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cá nhân.
 5. "Chữ ký số cơ quan, tổ chức" là chữ ký số được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật con
dấu.
 6. "Chữ ký số cá nhân" là chữ ký số được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật cá nhân.
 7. "Phần mềm ký số" là chương trình phần mềm có chức năng ký số vào văn bản điện tử.
 8. "Phần mềm kiểm tra chữ ký số" là chương trình phần mềm có chức năng kiểm tra tính
hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử.
https://quangbinh.hagiang.gov.vn/web/stttt/chi-tiet-tin-tuc/-/news/35242/
huong-dan-thuc-hien-cac-dich-vu-ve-chu-ky-so-chuyen-dung.html
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÁC DỊCH VỤ VỀ CHỮ KÝ SỐ CHUYÊN DÙNG
 15/07/2021 09:58 5201 lượt xem
1. Cách thức thực hiện
Tổ chức, cá nhân có yêu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số chuyên dùng gửi hồ sơ cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin - Ban cơ yếu Chính phủ bằng văn bản điện tử có
ký số qua một trong các hình thức sau:
a) Giao dịch trực tuyến:
+ Cách 1: Qua hệ thống thư điện tử công vụ: ca@bcy.gov.vn
+ Cách 2: Qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành: Ban cơ yếu Chính phủ.
+ Cách 3: Đăng ký qua Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý yêu cầu chứng thực của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin tại địa chỉ https://ca.gov.vn ; thông tin chi tiết
hướng dẫn sử dụng được đăng tải tại địa chỉ https://ca.gov.vn/huong-dan . (Khuyến khích thực hiện qua hệ thống trực tuyến, cơ quan, đơn vị có thể quản lý được số liệu, hiện
trạng thiết bị của đơn vị mình)
b) Giao dịch qua dịch vụ bưu chính:
Gửi bản chính của văn bản giấy tới địa chỉ: Số 23 Ngụy Như Kon Tum, Thanh Xuân, Hà Nội.
Các biểu mẫu hồ sơ được đăng tải trên website của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin: https://ca.gov.vn/bieu-mau-quan-ly .
2. Quy trình, hồ sơ đề nghị cấp mới chứng thư số
a) Đối với chữ ký số cá nhân:
- Cá nhân lập đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 01 gửi Cơ quan quản lý trực tiếp (là cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng thuộc các cơ quan Đảng,
Nhà nước);
- Cơ quan quản lý trực tiếp tổng hợp và gửi đề nghị theo Mẫu 02 đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Mẫu 01 được lưu trữ hồ sơ tại cơ quan, đơn vị.
b) Đối với chữ ký số tổ chức:
Tổ chức có nhu cầu cấp mới chứng thư số lập hồ sơ đề nghị theo Mẫu 03 gửi qua dịch vụ bưu chính đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
Trường hợp cần gửi hồ sơ trực tuyến thì Tổ chức có nhu cầu cấp mới chứng thư số gửi hồ sơ tới cơ quan quản lý trực tiếp cấp trên. Cơ quan quản lý trực tiếp cấp trên tổng hợp
theo Mẫu 04, ký số rồi gửi đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
c) Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin sẽ xem xét và cấp thiết bị lưu khóa bí mật (USB) gửi cho tổ chức theo địa chỉ tiếp nhận đã đăng ký trong hồ sơ.
d) Khi nhận được thiết bị lưu khóa bí mật (USB) từ Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm bàn giao thiết bị cho chủ thuê bao theo quy định.
e) Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số theo Mẫu 13 về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
 SoẠN THẢO VĂN BẢN QuẢN LÝ
Khái niệm VBQL
- VB: phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng
ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định (hay VB là vật mang
tin được ghi bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ)
- VBQL: phương tiện thể hiện và truyền đạt các quyết
định và thông tin trong hoạt động quản lý do các cq
ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình
thức nhất định.
- VBQLNN: những quyết định và thông tin quản lý
thành văn (được văn bản hoá) do các cq QLNN ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức
nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng
những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mqh
quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các CQNN với các
tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước: một bộ phận
của VB quản lý nhà nước, gồm: VB của các cơ quan
nhà nước (chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà
nước) dùng để ra quyết định và chuyển tải các thông
tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.
Các VB không phải văn bản quản lý hành chính nhà
nước: các VB đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (VB
luật, dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm
quyền tư pháp (cáo trạng, bản án..)
 Chức năng của văn bản quản lý

a. Chức năng thông tin

b. Chức năng quản lý
c. Chức năng pháp lý
d. Chức năng văn hoá xã hội
e. Chức năng khác
Phân loại VBQL theo nội dung văn bản

- Theo tác giả ban hành

- Theo tên loại
- Theo nội dung
- Theo mục đích phân loại
- Theo địa điểm ban hành
- Theo thời gian ban hành
- Theo vật liệu và kỹ thuật chế tác, theo ngôn ngữ thể hiện
- Theo hướng chu chuyển của văn bản
- Theo hiệu lực pháp lý và lĩnh vực quản lý chuyên môn.
 Phân loại VBQL theo hình thức và tính pháp lý

Văn bản quy phạm pháp luật: VB do CQNN có thẩm

quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó
có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ
xã hội theo định hướng XHCN. Gồm:
(i) Văn bản luật: Hiến pháp (gồm hiến pháp và các đạo luật
về bổ sung hay sửa đổi hiến pháp); luật và bộ luật.
(ii) Văn bản dưới luật mang tính chất luật:
+ Nghị quyết: Quốc hội, UBTVQH
+ Pháp lệnh: Uỷ ban thường vụ Quốc hội
+ Lệnh: Chủ tịch nước;
+ Quyết định: Chủ tịch nước.
Văn bản quy phạm pháp luật (tiếp)
(iii) Văn bản dưới luật lập quy (VB pháp quy)
- Nghị quyết: Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối
cao, HĐND các cấp;
- Nghị định: Chính phủ;
- Quyết định: Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng viện
Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ
quan ngang bộ, UBND các cấp
- Chỉ thị: Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng viện Kiểm
sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, UBND các cấp.
- Thông tư: Viện trưởng viện Kiểm sát nhân dân tối cao,
bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, văn bản liên
tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã
hội.
 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
. Hiến pháp, luật, nghị quyết: Quốc hội
. Pháp lệnh, nghị quyết: Uỷ ban thường vụ Quốc hội
. Lệnh, quyết định: Chủ tịch nước
. Nghị định: Chính phủ
. Quyết định:Thủ tướng Chính phủ
. Nghị quyết: Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông
tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao
. Thông tư: Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
. Thông tư: Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
. Quyết định: Tổng Kiểm toán Nhà nước
. Nghị quyết liên tịch giữa: Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa
Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội
. Thông tư liên tịch giữa: Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
. Văn bản quy phạm pháp luật: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân
Văn bản hành chính cá biệt
Những quyết định quản lý thành văn mang tính áp
dụng pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể
đối với một hoặc một nhóm đối tượng được chỉ
định rõ
(quyết định về tổ chức và nhân sự của doanh
nghiệp; quyết định khen thưởng, kỷ luật, bổ
nhiệm, tuyển dụng… của tổ chức/doanh nghiệp;
chỉ thị về phát động phong trào thi đua sản xuất
hay phát động thi đua thực hành tiết kiệm…)
Văn bản hành chính thông thường
VB do các CQNN/tổ chức ban hành truyền đạt thông
tin trong hoạt động QLNN như: công bố hoặc thông
báo về 1 chủ trương, quyết định hay nội dung và kquả
hoạt động của một tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và
kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính
thức giữa các tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước
với tổ chức và công dân.

Như: thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch,

phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ
nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi…
VB CHUYÊN NGÀNH VÀ VB TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI
Văn bản chuyên ngành (chuyên môn-kỹ thuật)
Hệ thống VB đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số
cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các
loại VB này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói
trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức
của những VB đã được mẫu hoá.
Các hình thức VB chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống
nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
VB của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức VB của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -
xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
 Soạn thảo văn bản quản lý
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất vấn đề cần VB hoá
Bước 2: bộ phận/cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến
hành viết dự thảo văn bản
Bước 3: Lãnh đạo trực tiếp (trưởng/phó) các phòng ban
duyệt văn bản trước khi trình lãnh đạo ký
Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy hoặc in,
trình ký
Bước 5: Nhân văn bản theo số lượng ‘nơi nhận’
Các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo VBQL

Yêu cầu về nội dung của văn bản

- Tính mục đích: chủ đề, phạm vi điều chỉnh, mức độ
điều chỉnh, sự cần thiết của qlý, …
- Tính khoa học : logic và bố cục
- Tính đại chúng/phổ thông: đơn giản, ngắn gọn, dễ
hiểu
- Tính công quyền: ý chí mệnh lệnh NN, đảm bảo
được thực hiện, dứt khoát, diễn đạt QPPL
- Tính khả thi: thực tế, hợp lý, tạo môi trường thực
hiện
Các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo VBQL

Yêu cầu về văn phong

- Văn chương – nghệ thuật
- Chính luận – báo chí
- Khoa học
- Khẩu ngữ
- Hành chính – công vụ
5 Đặc điểm văn phong hành chính – công vụ
Chính xác, rõ ràng đúng như nội dung VB muốn
truyền đạt -> viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý
tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ chính xác, không
sử dụng từ ngữ địa phương, tiếng lóng, v.v…
Tính phổ thông, đại chúng: viết bằng ngôn ngữ
dễ hiểu, phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước
ngoài đã được Việt hoá tối ưu. Đối với thuật ngữ
chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải
được định nghĩa trong VB. Trong điều kiện dân trí
còn thấp, ý thức pháp luật chưa cao, thì cần phải
viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên
môn, hành văn viện dẫn lối bác học.
5 Đặc điểm văn phong hành chính – công vụ
Tính khách quan, phi cá tính: Nội dung VB được trình
bày trực tiếp, không thiên vị> STVB không phải là tiếng
nói riêng của một cá nhân, dù VB có thể được giao cho
một cá nhân soạn thảo. Cá nhân không tự ý đưa những
quan điểm riêng của mình vào nội dung VB mà phải nhân
danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, ý đồ lãnh đạo.
Tính trang trọng, lịch sự thể hiện sự tôn trọng đối với
các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban
hành VB. Mặc dù VB có chức năng truyền đạt mệnh lệnh,
ý chí quyền lực nhà nước nhưng đặc tính này cần (và phải
được) duy trì ngay cả trong các VB kỷ luật.
Tính khuôn mẫu bảo đảm sự thống nhất, khoa học, tính
văn hoá của công văn giấy tờ, giúp người soạn thảo đỡ tốn
công sức, giúp người đọc dễ lĩnh hội; giúp cho công tác
soạn thảo, quản lý và lưu trữ VB theo kỹ thuật hiện đại.
Các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo VBQL
Yêu cầu về từ ngữ
- Đơn nghĩa
- Đúng nghĩa
- Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.
- Đúng chính tả tiếng Việt (viết hoa…)
- tránh lặp từ, thừa từ và "bệnh" dùng từ sáo rỗng (“Lãnh
đạo các cơ quan liên quan sẽ có những biện pháp thích hợp
để giải quyết vấn đề phù hợp với luật pháp và các quy định”.
“Pháp luật quy định thế nào thì cứ làm thế ấy”, “Chúng tôi
kiên quyết quán triệt việc thực hiện ...” Chúng ta phải ra sức
học tập để góp một phần công lao vĩ đại của mình đưa đất
nước tiến lên tầm cao thời đạ)
Các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo VBQL

Yêu cầu về chính tả:

Bảng chữ cái
Phụ âm đầu (L/n, s/x, ch/tr, r/gi/d)
Viết hoa (bắt đầu câu, tên riêng, kính trọng, nhấn
mạnh)
Dấu câu
Thanh (không, huyền, sắc, ngã, hỏi, nặng)
Các văn bản quy định về thể thức VBQL
Yêu cầu về thể thức văn bản
- Thể thức của văn bản: những yếu tố hình thức và
nội dung có tính bố cục đã được thể chế hoá. Các
yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại VB
có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu
khác nhau tạo thành cơ cấu VB.
Cơ cấu VB là bố cục các phần, các ý, các câu và các
yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất
định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của văn
bản.
Các văn bản pháp lý quy định về thể thức
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV
- Thông tư liên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP, 8/4/2004
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Quốc hiệu (tiêu đề, tiêu ngữ)
Tên cq, tchức ban hành VB
Số, kí hiệu VB
Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB
Tên loại VB
Trích yếu nội dung VB
Nội dung VB
Thẩm quyền ký
Dấu của cq tổ chức
Nơi nhận
Dấu văn thư
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Quốc hiệu (tiêu đề, tiêu ngữ)
Tên cơ quan: nếu dài có thể trình bày thành nhiều
dòng.
Dòng thứ hai lớn hơn dòng thứ nhất một cỡ chữ.
Đường kẻ ngang dưới quốc hiệu không dùng lệnh
Underline mà phải dùng lệnh Draw

CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HOÃ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM
CƠ QUAN BAN HÀNH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Tên cq, tchức ban hành VB
Viết theo quyết định thành lập
Chỉ đề một cấp chủ quản
Trình bày nhấn mạnh cq ban hành
Không viết tắt, trừ…
Bên dưới có gạch liền dài.
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Số, kí hiệu VB CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CƠ QUAN BAN HÀNH
Số: 10/QĐ-KTQD
- Số ghi theo năm từ 01/01 đến 31/12
- Số dưới 10 ghi thêm 0 đằng trước
- Trình bày đúng cấu trúc quy định:
- VBQPPL:
- Số:…/năm ban hành/tên viết tắt VB-tên viết tắt cq ban hành
- VB thông thường:
- Số:…/tên viết tắt VB-tên viết tắt cq ban hành
- Công văn:
- Số:…/tên viết tắt cq ban hành – tên viết tắt bộ phận ban hành
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB
Như văn bản thành lập
Đúng chính tả
Dấy phẩy ngắt địa danh và ngày tháng
Ghi đủ các chữ ngày, tháng, năm
Cuối không có dấu chấm
Ngày dưới 10, tháng dưới 3 thêm 0 đằng trước
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Tên loại VB
Chỉ dùng đúng tên loại pháp luật quy định

CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HOÃ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM
CƠ QUAN BAN HÀNH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ TRÌNH
- (tên loại VB)
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Trích yếu nội dung
Một câu ngắn gọn về nội dung của VB
Bắt đầu bằng “Về việc…”
Dưới tên loại VB hoặc dưới số và kí hiệu (công văn)
CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HOÃ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
CƠ QUAN BAN HÀNH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
V/v……..( công văn)
TỜ TRÌNH
Về việc………
Kính gửi:………..
(Nơi đề gửi:công văn, tờ trình, phiếu gửi, giấy mời
-Bắt đầu bằng: kính gửi…
-Ghi trực tiếp rõ ràng địa chỉ
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Nội dung VB
Căn cứ pháp lý (căn cứ nguyên tắc, căn cứ thẩm quyền)
Căn cứ thực tiễn
Không dùng “chiếu”, “chiểu”
Hết một căn cứ đặt dấu ; và xuống dòng, hết căn cứ
cuối cùng đặt dấu phẩy.
Trích dẫn đầy đủ yếu tố và sắp xếp theo trật tự: tính
pháp lý, thời gian ra VB, theo tên loại VB
 Tên loại, thẩm quyền, số kí hiệu, ngày tháng năm, trích yếu
 Tên loại, số kí hiệu, ngày tháng năm, thẩm quyền, trích yếu

 Tên loại, số kí hiệu, ngày tháng năm, trích yếu, thẩm quyền ^

Căn cứ chỉ thị số 15/2004/CT-TTg ngày 24 tháng 4 năm 2004 về

đẩy mạnh phòng chống tệ nạn của Thủ tướng Chính phủ.
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Nội dung VB QUYẾT ĐỊNH

 Loại hình mệnh lệnh: Về việc…………..

 Nghị quyết/quyết nghị HIỆU TRƯỞNG
 Nghị định/nghị định - Căn cứ….
 Quyết định/quyết định -
 Chỉ thị/chỉ thị, yêu cầu QUYẾT ĐỊNH::

Văn điều khoản: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, nghị quyết,
hợp đồng
-> Điều khoản thi hành: hiệu lực về thời gian, hiệu lực về
không gian, hiệu lực về đối tượng áp dụng, xử lý VB cũ.
Văn nghị luận (văn xuôi pháp luật): chỉ thị, thông tư, biên bản.
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Thẩm quyền ký
Thể thức đề ký: trực tiếp, TM., KT., TL., TUQ., Q.
Chức vụ người ký:
 Ghi đúng quyết định bổ nhiệm
 Ghi một chức danh

 Không ghi lại tên cq (có ghi lại nếu 2 TQ ký trở lên)

Chữ ký, họ và tên

 Ký rõ ràng
 Bằng bút mực mầu sẫm, trừ màu đỏ, tránh màu đen

 Trước họ và tên tránh ghi danh hiệu, hàm, vị ( trừ tổ chức

giáo dục)
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Con dấu
Đóng đúng dấu
Ngay ngắn
Đúng màu mực dấu (đỏ, xanh)
Trùm lên chữ ký (1/3)
Nơi nhận
Để báo cáo
Để thực hiện
Để phối hợp
Để lưu : Lưu VT(01); bphận ST (01)
 Yêu cầu về thể thức văn bản
Chỉ dẫn văn thư
 Dấu khẩn
 Dấu mật

 Mức độ phổ biến (lưu hành nội bộ)

 Người đánh máy, số bản phát hành

 Địa chỉ chi tiết

Hình thức trình bầy

 Lề: 25-20-35-20
 Phông, cỡ, kiểu chữ

 Đánh số trang

 Phụ lục, sơ đồ, bảng biểu

 Các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo VBQL

Yêu cầu về phông chữ

Phông chữ sử dụng để trình bày VB là các phông chữ tiếng
Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng,
nghiêm túc của VB.
VB dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan,
tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của
bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode)
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
 Soạn thảo một số VBQL thông thường
Văn bản hành chính cá biệt
1. Quyết định hành chính cá biệt
2. Mẫu quyết định hành chính cá biệt

Văn bản hành chính thông thường

1. Công văn 2. Thông báo
3. Báo cáo 4. Biên bản
5. Tờ trình 6. Hợp đồng
7. Công điện 8. Các loại giấy
9. Các loại phiếu ………
https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/nghi-dinh-30-2020-nd-cp-ve-
cong-tac-van-thu-181212-d1.html