Professional Documents
Culture Documents
التوثيق والارشفة داخل مؤسسات التربية والتعليم
التوثيق والارشفة داخل مؤسسات التربية والتعليم
02 01
أنواع الوثائق االدارية اإلطار المفاهيمي
المدرسية
الوثيقة :هي مصطلح يشمل جميع الوثائق والمستندات التي تكون مكتوبة أو مسجلة أو مصورة وتحمل قيمة
إثباتية أو علمية ،تأتي هذه الوثائق بأشكال متنوعة مثل الكتب ،والملفات ،والرسائل العلمية ،والتقارير ،واألوراق
الرسمية ،والصور ،وغيرها الكثير ...والوثيقة هي المصدر الرئيسي الذي يستمد منه الباحثون والمؤرخون البيانات
والمعلومات التي يستندون إليها.
أما في علم اإلدارة واإلدارة التربوية خاصة فهي تطلق على األثر المادي المدون الذي تنتجه المؤسسات الرسمية
أو مصالح الدول أو أفرادها لتسيير مرافقها وحفظ مصالحها.
تعريف التوثيقDocumentation :
يمكن أن نعرف التوثيق بأنه :مجموع القواعد واألساليب واإلجراءات الفنية ،التي تسهم في عمليات جمع
وتوفير وتنظيم وتخزين وتحليل وبث المعلومات بأوعيتها وأشكالها المختلفة إلى المستفيدين وهذا يعني القيام
بعملية توثيق المعلومات التي تشمل :
البحث عن المعلومات في مصادرها وأصولها ومنابعها واختيار المناسب منها. •
القيام بفهرستها وتصنيفها وتنظيمها وتحليلها. •
إخضاعها للتكشيف واالستخالص. •
وذلك وفق القواعد واألسس المقننة بهدف تيسير استخدامها وتهيئتها لالسترجاع من قبل الباحثين والمستفيدين
باألساليب التقليدية أو اآللية .
تعريف األرشفةArchivage:
تعني األرشفة بمفهومها القديم حفظ األوراق وتصنيفها بطريقة تسهل الرجوع إليها ،وذلك
بترتيبها داخل ملفات أو مجلدات مع تسميتها أو تعليمها بألوان تختلف بحسب طبيعتها،
وباستخدام خزائن أو رفوف خاصة.
وتعرف أيضا على أنها العملية التي يراد من خاللها وصف الوثيقة شكليا وموضوعيا واالعتماد
على معايير محددة يراد منها توفير طريقة لحفظ الوثائق وآلية السترجاعها سواء تم الحفظ
تقليديا أو آليا.
:أنواع األرشفة
واالتصاالت والتي أحدثت انقالبا جذريا على المفهوم التقليدي القديم للوثائق الورقية وآلية
ومع مخاطر تعرض الوثائق الورقية الى الضياع والتلف والفقدان والسرقة والحريق ..ومع التزايد المستمر
في حجم المعلومات الورقية ,دعت الضرورة الى استخدام نظام األرشفة االلكترونية لما فيه من فوائد تنعكس
على العمل بشكل ايجابي ومتحضر ,والذي نستطيع من خالله انشاء قاعدة بيانات معلوماتية تضم جميع
المعلومات االلكترونية المؤرشفة باستخدام برامج الفهرسة االلكترونية وامكانية البحث عن الملفات
واستدعائها واالسترجاع السريع والمباشر ألي وثيقة وبطريقة سهلة وسلسة مستفيدين بذلك من الجهد
والوقت اللذان ينصرمان اثناء البحث عن الوثيقة او المعلومة المطلوبة.
مميزات األرشفة االلكترونية
التجميع
الفهرسة
خطوات التصنيف
األرشفة
الترميز
تعريف األرشيفArchives :
هو مجموع الوثائق التي تم إنشاؤها أو الحصول عليها أثناء ممارسة مهام كل شخص طبيعي أو
معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها.
األرشيف الجاري :هي الوثائق المستعملة باستمرار أو بتواتر كبير من قبل من أنشأها أو تحصل عليها
وذلك لممارسة نشاطه ،ويمكن تسميتها بالوثائق النشطة.
األرشيف الوسيط :هي الوثائق التي انتهى اعتبارها أرشيفا جاريا من قبل األشخاص أو الهيئات التي
أنشأتها أو تحصلت عليها أثناء ممارسة نشاطها والتي أصبح استعمالها عرضيا.
األرشيف النهائي :هي الوثائق التي تم إعدادها إثر الفرز وبعد انتهاء حاجة منشئها إليها والتي يتعين
حفظها الدائم لعدة أغراض.
أنواع الوثائق اإلدارية02
لتدبير شؤون المؤسسة
تعتبر الوثيقة أداة محورية لتدبير شؤون المؤسسة والمرجع الذي يحتكم إليه عند االقتضاء.
لهذا يحتل التوثيق واألرشفة داخل المدرسة العمومية أهمية كبيرة تتجلى في تسيير عمل المؤسسة
وتكوين قاعدة بيانات ومعلومات بها والسهر على الحفاظ على وثائقها اذ تعتبر ذاكرتها.
وكتعريف للوثيقة اإلدارية هي ذلك المحتوى المكتوب والمنتج بشكل يومي من طرف المؤسسة لتسيير
شؤونها ،سواء كانت ورقية او رقمية...
وعليه نتساءل حول أنواع الوثائق اإلدارية؟ وماهي أصنافها؟
أنواع الوثائق اإلدارية المعتمدة
لتدبير شؤون المؤسسة
اللوائح و الجداول الدفاتر الملفات السجالت
.1محضر الدخول أو الخروج .1سجل الممتلكات
.1الدفتر المدرسي . 1ملف المؤسسة العقاري
.2القانون المدرسي الداخلي .2دفتر النشرات الداخلية . 2ملفات موظفي المؤسسة .2السجل العام
.3التنظيم التربوي .3دفتر المذكرات . 3ملفات ترتيب المذكرات .3سجل الصادرات والواردات
.4الجداول الدراسية .4دفتر الحواالت .4السجل الذهبي
. 4ملفات الفاتورات والحسابات
.5استعماالت الزمن .5دفتر بريد الموظفين . 5ملف جمعية آباء وأولياء
.5سجل مواظبة األساتذة
التالميذ
.6الملف المدرسي .6دفتر الحسابات .6سجل مواظبة التالميذ
.7مبيان مواظبة التالميذ .7ملفات نتائج التقويم والمراقبة .7دفتر الشواهد المدرسية .7سجل المصلحة
المستمرة
.8جداول إحصاء التالميذ .8دفتر خزانة المدرسة . 8ملفات محاضر المجالس
سجالت الجرد و محاضر الدخول البنية التربوية محاضر االلتحاق الملف المدرسي
الممتلكات للمؤسسة بالعمل للتلميذ
سجل اإليصاالت وثائق المراقبة الدفتر المدرسي
محاضر الخروج جداول الحصص
العام المستمرة
تنظيم و ترتيب
سجل اإليصاالت المراسالت الواردة النتائج الدراسية الرخص و الغياب بطاقة التلميذ
الملحقة و الصادرة
تنظيم و ترتيب
سجل المداخل تقارير مجالس لوائح الموظفين البطاقة الشخصية
المذكرات الوزارية و
و المصاريف المؤسسة للغيــاب
الجهوية و اإلقليمية
سجل الحساب
البريدي
يمكن تصنيف الوثائق أيضا حسب مكتب ومهام كل من السيد:
المدير
الحارس العام للخارجية
المقتصد)المكلف بالتسيير المالي والمادي)
السجالت (الصادرات_الواردات-الجرد-سجل التسجيل) .1
ملفات جميع األطر العاملة بالمؤسسة .2
ملف المؤسسة العقاري .3
ملف خاص بأنشطة المؤسسة (الشركات النوادي) .4
لوائح المتعلمين .5
التنظيم التربوي .6
البنية التربوية للمؤسسة .7
وثائق مكتب
مجمل جداول الحصص وتوزيع األساتذة على األقسام .8
المقرر الدراسي .9
المدير ملف المذكرات .10
القانون الداخلي .11
لوائح تتبع الغياب .12
فواتير .13
الئحة مكاتب أمهات وآباء التالميذ .14
ملفات المتعلمين
بطاقات الغياب
البطاقات الشخصية للتالميذ
وثائق مكتب جداول الحصص
الحارس وثائق خاصة بحركية التالميذ
العام التقارير اليومية
يحدد المجلس االعلى للتربية والتكوين والبحث العلمي في الرؤية االستراتيجية لإلصالح بالضبط في الفصل
الرابع ،بالرافعة 22في المادة 125المتعلقة بالتوجهات الجديدة للمنظومة والمتمثلة في:
ارساء منظومة وطنية مندمجة لمعلومات التربية والتكوين ،لتكون اطارا مرجعيا لقاعدة المعطيات
واالحصائيات الموثوقة والمحينة.
وضع اليات لضمان الحصول على المعلومات الموثوقة والعمل على نشرها في اطار تفعيل مبدا دستوري
ضامن للحق في الحصول على المعلومة.
oالبرنامج االستعجالي :2012/ 2009
دعا صاحب الجاللة الملك محمد السادس ،في خطابه االفتتاحي للدورة التشريعية الخريفية سنة 2007الى
ضرورة وضع برنامج استعجالي من اجل تسريع وتيرة انجاز االصالح خالل السنوات االربعة المقبلة.
وذلك باالعتماد في مرجعيته على توجيهات الميثاق الوطني ،وقد تزامن هذا مع اصدار المجلس االعلى سنه
2008وثيقة مهمة هي التقرير الوطني االول حول حاله المدرسة المغربية وافاقها.
يعتمد البرنامج االستعجالي على خمسة مكونات ابرزها:
-تحديد برنامج طموح ومضبوط في ادق تفاصيله.
-اعتماد رؤية تشاركية تعمل على اشراك جل الفاعلين.
-انخراط الفاعلين لضمان تطبيق االجراءات.
-وضع عدة للتتبع والتقويم.
oمنشور رئيس الحكومة :2018/19
كان حول تفعيل برنامج تدبير االرشيف :حيث اكد رئيس الحكومة من خالل هذا المنشور على
ضرورة تفعيل مقتضيات النصوص القانونية المنظمة والتي تحدد كيفية التعامل مع مختلف
.الوثائق المكونة لألرشيف كذاكرة جماعية لإلنجازات التنموية