‫‪.

‬التوثيق واالرشفة داخل مؤسسات التربية والتعليم‬

‫من إعداد األطر المتدربة‪:‬‬
‫• عبد الصمد اوعشا‬
‫• سميرة أيت باسو‬
‫• فاطمة الزهراء العلمي‬
‫السنة التكوينية‪:‬‬
‫‪2023-2024‬‬
 ‫محاور العرض‬

‫‪02‬‬ ‫‪01‬‬
‫أنواع الوثائق االدارية‬ ‫اإلطار المفاهيمي‬
‫المدرسية‬

‫‪03‬‬ ‫المرجعيات القانونية‬

‫‪01‬‬
‫اإلطار المفاهيمي‬
 ‫تعريف الوثيقة‪Document:‬‬

‫الوثيقة‪ :‬هي مصطلح يشمل جميع الوثائق والمستندات التي تكون مكتوبة أو مسجلة أو مصورة وتحمل قيمة‬
‫إثباتية أو علمية ‪ ،‬تأتي هذه الوثائق بأشكال متنوعة مثل الكتب‪ ،‬والملفات‪ ،‬والرسائل العلمية‪ ،‬والتقارير‪ ،‬واألوراق‬
‫الرسمية‪ ،‬والصور‪ ،‬وغيرها الكثير‪ ...‬والوثيقة هي المصدر الرئيسي الذي يستمد منه الباحثون والمؤرخون البيانات‬
‫والمعلومات التي يستندون إليها‪.‬‬
‫أما في علم اإلدارة واإلدارة التربوية خاصة فهي تطلق على األثر المادي المدون الذي تنتجه المؤسسات الرسمية‬
‫أو مصالح الدول أو أفرادها لتسيير مرافقها وحفظ مصالحها‪.‬‬
 ‫تعريف التوثيق‪Documentation :‬‬

‫يمكن أن نعرف التوثيق بأنه‪ :‬مجموع القواعد واألساليب واإلجراءات الفنية ‪ ،‬التي تسهم في عمليات جمع‬
‫وتوفير وتنظيم وتخزين وتحليل وبث المعلومات بأوعيتها وأشكالها المختلفة إلى المستفيدين وهذا يعني القيام‬
‫بعملية توثيق المعلومات التي تشمل ‪:‬‬
‫البحث عن المعلومات في مصادرها وأصولها ومنابعها واختيار المناسب منها‪.‬‬ ‫•‬
‫القيام بفهرستها وتصنيفها وتنظيمها وتحليلها‪.‬‬ ‫•‬
‫إخضاعها للتكشيف واالستخالص‪.‬‬ ‫•‬
‫وذلك وفق القواعد واألسس المقننة بهدف تيسير استخدامها وتهيئتها لالسترجاع من قبل الباحثين والمستفيدين‬
‫باألساليب التقليدية أو اآللية ‪.‬‬
 ‫تعريف األرشفة‪Archivage:‬‬

‫تعني األرشفة بمفهومها القديم حفظ األوراق وتصنيفها بطريقة تسهل الرجوع إليها‪ ،‬وذلك‬ ‫‪‬‬

‫بترتيبها داخل ملفات أو مجلدات مع تسميتها أو تعليمها بألوان تختلف بحسب طبيعتها‪،‬‬
‫وباستخدام خزائن أو رفوف خاصة‪.‬‬
‫‪ ‬وتعرف أيضا على أنها العملية التي يراد من خاللها وصف الوثيقة شكليا وموضوعيا واالعتماد‬
‫على معايير محددة يراد منها توفير طريقة لحفظ الوثائق وآلية السترجاعها سواء تم الحفظ‬
‫تقليديا أو آليا‪.‬‬
 ‫‪:‬أنواع األرشفة‬

‫األرشفة التقليدية‪ :‬عملية حفظ وتصنيف الوثائق غالبا عبارة عن أوراق‪.‬‬

‫االرشفة االلكترونية‪ :‬تعد األرشفة اإللكترونية من األساليب الحديثة في نظم المعلومات‬

‫واالتصاالت والتي أحدثت انقالبا جذريا على المفهوم التقليدي القديم للوثائق الورقية وآلية‬

‫حفظها وأرشفتها وتداولها ‪.‬‬

 ‫*تابع‬

‫‪ ‬ومع مخاطر تعرض الوثائق الورقية الى الضياع والتلف والفقدان والسرقة والحريق‪ ..‬ومع التزايد المستمر‬
‫في حجم المعلومات الورقية‪ ,‬دعت الضرورة الى استخدام نظام األرشفة االلكترونية لما فيه من فوائد تنعكس‬
‫على العمل بشكل ايجابي ومتحضر‪ ,‬والذي نستطيع من خالله انشاء قاعدة بيانات معلوماتية تضم جميع‬
‫المعلومات االلكترونية المؤرشفة باستخدام برامج الفهرسة االلكترونية وامكانية البحث عن الملفات‬
‫واستدعائها واالسترجاع السريع والمباشر ألي وثيقة وبطريقة سهلة وسلسة مستفيدين بذلك من الجهد‬
‫والوقت اللذان ينصرمان اثناء البحث عن الوثيقة او المعلومة المطلوبة‪.‬‬
 ‫مميزات األرشفة االلكترونية‬

‫ومن أهم مميزات األرشفة االلكترونية نجد‪:‬‬

‫‪ .1‬توفير المساحات المكتبية التي تستهلك وتستغل في تخزين الوثائق والملفات الورقية ‪.‬‬
‫توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الوثائق االصلية ألي تلف نتيجة تعرضها للعوامل‬ ‫‪.2‬‬
‫البيئية‬
‫‪ .3‬والجوية المختلفة او الحرائق او السرقة او الضياع اوغيرها‪.‬‬
‫‪ .4‬سهولة استرجاع واستدعاء الوثائق والملفات المطلوبة‪.‬‬
‫‪ .5‬التقليل من التكاليف في الورق والجهد والوقت في عمليات الطباعة واالستنساخ اثناء تداولها‪.‬‬
 ‫سلبيات األرشفة االلكترونية‬

‫اما سلبيات األرشفة االلكترونية فيمكن تحديدها كالتالي‪:‬‬

‫‪ .1‬التطور السريع لبرامج األرشفة ووسائط األرشيف اإللكتروني والتي ال يمكن مالحقتها‪.‬‬
‫‪ .2‬امكانية تعرض المواد األرشيفية للسرقة والتالعب والتحريف‪.‬‬
‫‪ .3‬يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها األجهزة والعاملين في إعداد ملفات األرشيف وتطويرها‬
‫‪ .4‬ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها‪.‬‬
‫‪ .5‬تعرض جهاز الكمبيوتر ألي حادث مثل األعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على‬
‫‪ .6‬البيانات المحفوظة في هذا األرشيف كليا أو جزئيا‪.‬‬
 ‫‪:‬خطوات األرشفة‬

‫التجميع‬

‫الفهرسة‬
‫خطوات‬ ‫التصنيف‬
‫األرشفة‬

‫الترميز‬
 ‫تعريف األرشيف‪Archives :‬‬

‫‪ ‬هو مجموع الوثائق التي تم إنشاؤها أو الحصول عليها أثناء ممارسة مهام كل شخص طبيعي أو‬
‫معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها‪.‬‬

‫األرشيف الجاري‪ :‬هي الوثائق المستعملة باستمرار أو بتواتر كبير من قبل من أنشأها أو تحصل عليها‬
‫وذلك لممارسة نشاطه‪ ،‬ويمكن تسميتها بالوثائق النشطة‪.‬‬
‫األرشيف الوسيط‪ :‬هي الوثائق التي انتهى اعتبارها أرشيفا جاريا من قبل األشخاص أو الهيئات التي‬
‫أنشأتها أو تحصلت عليها أثناء ممارسة نشاطها والتي أصبح استعمالها عرضيا‪.‬‬
‫األرشيف النهائي‪ :‬هي الوثائق التي تم إعدادها إثر الفرز وبعد انتهاء حاجة منشئها إليها والتي يتعين‬
‫حفظها الدائم لعدة أغراض‪.‬‬
‫أنواع الوثائق اإلدارية‪02‬‬
‫لتدبير شؤون المؤسسة‬
 ‫تعتبر الوثيقة أداة محورية لتدبير شؤون المؤسسة والمرجع الذي يحتكم إليه عند االقتضاء‪.‬‬
‫لهذا يحتل التوثيق واألرشفة داخل المدرسة العمومية أهمية كبيرة تتجلى في تسيير عمل المؤسسة‬
‫وتكوين قاعدة بيانات ومعلومات بها والسهر على الحفاظ على وثائقها اذ تعتبر ذاكرتها‪.‬‬
‫وكتعريف للوثيقة اإلدارية هي ذلك المحتوى المكتوب والمنتج بشكل يومي من طرف المؤسسة لتسيير‬
‫شؤونها‪ ،‬سواء كانت ورقية او رقمية‪...‬‬
‫وعليه نتساءل حول أنواع الوثائق اإلدارية؟ وماهي أصنافها؟‬
‫أنواع الوثائق اإلدارية المعتمدة‬
‫لتدبير شؤون المؤسسة‬
 ‫اللوائح و الجداول‬
‫‪ .1‬محضر الدخول أو الخروج‬
‫‪ .2‬القانون المدرسي الداخلي‬
‫‪ .3‬التنظيم التربوي‬
‫‪ .4‬الجداول الدراسية‬
‫‪ .5‬استعماالت الزمن‬
‫‪ .6‬الملف المدرسي‬
‫‪ .7‬مبيان مواظبة التالميذ‬
‫‪ .8‬جداول إحصاء التالميذ‬
‫‪ .9‬جدول إحصائي لبنية المدرسة‬
‫‪ .10‬جدول التجهيزات األساسية‬
‫‪ .11‬الئحة العطل المدرسية‬
‫‪ .21‬الئحة المدرسين المرشحين للترقية‬
‫‪ .13‬دفتر استعمال الوسائل التعليمية ‪ .31‬جدول الحراسة‬
‫‪ 14.‬الئحة الوسائل التعليمية‬
‫‪ .15‬الئحة الكتب والمراجع التي تملكها المؤسسة‬
‫الدفاتر‬ ‫الملفات‬ ‫السجالت‬
‫‪ .1‬سجل الممتلكات‬
‫‪ .1‬الدفتر المدرسي‬ ‫‪ . 1‬ملف المؤسسة العقاري‬
‫‪ .2‬دفتر النشرات الداخلية‬ ‫‪ . 2‬ملفات موظفي المؤسسة‬ ‫‪ .2‬السجل العام‬
‫‪ .3‬دفتر المذكرات‬ ‫‪ . 3‬ملفات ترتيب المذكرات‬ ‫‪ .3‬سجل الصادرات والواردات‬
‫‪ .4‬دفتر الحواالت‬ ‫‪ .4‬السجل الذهبي‬
‫‪ . 4‬ملفات الفاتورات والحسابات‬
‫‪ .5‬دفتر بريد الموظفين‬ ‫‪ . 5‬ملف جمعية آباء وأولياء‬
‫‪ .5‬سجل مواظبة األساتذة‬
‫التالميذ‬
‫‪ .6‬دفتر الحسابات‬ ‫‪ .6‬سجل مواظبة التالميذ‬
‫‪ .7‬ملفات نتائج التقويم والمراقبة ‪ .7‬دفتر الشواهد المدرسية‬ ‫‪ .7‬سجل المصلحة‬
‫المستمرة‬
‫‪ .8‬دفتر خزانة المدرسة‬ ‫‪ . 8‬ملفات محاضر المجالس‬
‫‪ .9‬الدفتر الصحي‬ ‫‪ . 9‬ملف مشروع المؤسسة‬
‫‪ .10‬دفتر المتحف المدرسي‬ ‫‪ . 10‬ملف مشاريع الشراكة‬
‫‪ .11‬دفتر األحداث اليومية‬
‫‪ .12‬دفتر الزيارات التربوية‬
‫‪ .14‬دفتر األنشطة التربوية‬
‫‪ .15‬دفتر العالقات‬
 ‫أصناف الوثائق‬
‫الموجودة بالمؤسسة‪.‬‬

‫الوثائق المتعلقة‬ ‫الوثائق المتعلقة‬

‫بالتدبير‬ ‫بالمتعلمين‬
‫التربوي‬ ‫الوثائق المتعلقة‬ ‫والمتعلمات‬
‫واإلداري‬ ‫بالموظفين‬ ‫الوثائق المتعلقة‬
‫والمالي‬ ‫بتمدرس المتعلمات‬
‫و المت‬

‫الوثائق المتعلقة بالتدبير‬
‫المادي و المالي‬
‫الوثائق المتعلقة‬ ‫الوثائق المتعلقة‬
‫الوثائق المتعلقة بالتدبير‬ ‫الوثائق المتعلقة‬
‫بالتدبير البيداغوجي‬ ‫بتمدرس المتعلمات‬
‫اإلداري‬ ‫بالعاملين بالمؤسسة‬
‫و التربوي‬ ‫و المتعلمين‬

‫سجالت الجرد و‬ ‫محاضر الدخول‬ ‫البنية التربوية‬ ‫محاضر االلتحاق‬ ‫الملف المدرسي‬
‫الممتلكات‬ ‫للمؤسسة‬ ‫بالعمل‬ ‫للتلميذ‬
‫سجل اإليصاالت‬ ‫وثائق المراقبة‬ ‫الدفتر المدرسي‬
‫محاضر الخروج‬ ‫جداول الحصص‬
‫العام‬ ‫المستمرة‬
‫تنظيم و ترتيب‬
‫سجل اإليصاالت‬ ‫المراسالت الواردة‬ ‫النتائج الدراسية‬ ‫الرخص و الغياب‬ ‫بطاقة التلميذ‬
‫الملحقة‬ ‫و الصادرة‬

‫تنظيم و ترتيب‬
‫سجل المداخل‬ ‫تقارير مجالس‬ ‫لوائح الموظفين‬ ‫البطاقة الشخصية‬
‫المذكرات الوزارية و‬
‫و المصاريف‬ ‫المؤسسة‬ ‫للغيــاب‬
‫الجهوية و اإلقليمية‬

‫سجل الصندوق‬ ‫مشروع المؤسسة‬ ‫ملفات الموظفين‬

‫سجل الحساب‬
‫البريدي‬
‫يمكن تصنيف الوثائق أيضا حسب مكتب ومهام كل من السيد‪:‬‬

‫‪ ‬المدير‬
‫‪ ‬الحارس العام للخارجية‬
‫‪ ‬المقتصد)المكلف بالتسيير المالي والمادي)‬
 ‫السجالت (الصادرات_الواردات‪-‬الجرد‪-‬سجل التسجيل)‬ ‫‪.1‬‬
‫ملفات جميع األطر العاملة بالمؤسسة‬ ‫‪.2‬‬
‫ملف المؤسسة العقاري‬ ‫‪.3‬‬
‫ملف خاص بأنشطة المؤسسة (الشركات النوادي)‬ ‫‪.4‬‬
‫لوائح المتعلمين‬ ‫‪.5‬‬
‫التنظيم التربوي‬ ‫‪.6‬‬
‫البنية التربوية للمؤسسة‬ ‫‪.7‬‬
‫وثائق مكتب‬
‫مجمل جداول الحصص وتوزيع األساتذة على األقسام‬ ‫‪.8‬‬
‫المقرر الدراسي‬ ‫‪.9‬‬
‫المدير‬ ‫ملف المذكرات‬ ‫‪.10‬‬
‫القانون الداخلي‬ ‫‪.11‬‬
‫لوائح تتبع الغياب‬ ‫‪.12‬‬
‫فواتير‬ ‫‪.13‬‬
‫الئحة مكاتب أمهات وآباء التالميذ‬ ‫‪.14‬‬
 ‫ملفات المتعلمين‬ ‫‪‬‬
‫بطاقات الغياب‬ ‫‪‬‬
‫البطاقات الشخصية للتالميذ‬ ‫‪‬‬
‫وثائق مكتب‬ ‫جداول الحصص‬ ‫‪‬‬
‫الحارس‬ ‫وثائق خاصة بحركية التالميذ‬ ‫‪‬‬
‫العام‬ ‫التقارير اليومية‬ ‫‪‬‬

‫لوائح التالميذ‬ ‫‪‬‬

‫سجل اإليصاالت الملحق‬ ‫‪‬‬
‫وثائق مكتب‬ ‫سجل اإليصاالت العام‬ ‫‪‬‬
‫المكلف‬ ‫سجل الجرد‬ ‫‪‬‬
‫بالتسيير‬ ‫سجل المداخل‪/‬المصاريف ‪ /‬البنك‪ /‬الصندوق‬ ‫‪‬‬
‫المالي‬ ‫دفتر الشيكات‬ ‫‪‬‬
‫والمادي‬
‫‪03‬‬
‫المرجعيات القانونية‬
 ‫‪ o‬الميثاق الوطني للتربية والتكوين‪:‬‬
‫يعتبر الميثاق مشروعا إصالحيا كبيرا و اول أسبقية وطنية بعد الوحدة الترابية و عشرية وطنية‬
‫‪ 2001/2010‬لتحقيق كافة الغايات و األهداف المرسومة إلخراج البالد من شرنقة التخلف والركود‪.‬‬
‫يتكون الميثاق الوطني من قسمين اساسيين‪:‬‬
‫القسم االول المتعلق بالمرتكزات الثابتة لنظام التربية والتكوين‪.‬‬
‫القسم الثاني وهو القسم المخصص لمجاالت التجديد ودعامات التغيير‪.‬اما فيما يتعلق بدراسة في بعض المواد‬
‫من الميثاق الوطني للتربية والتكوين فنجد‪ :‬كل من المادة ‪ 121‬وكذا ال ‪ ،151‬في هذه المواد وفي عالقة‬
‫بموضوع التوثيق واالرشيف‪ ،‬ضرورة تملك اطار االدارة التربوية الحديث كفاية توظيف التقنيات الحديثة في‬
‫التوثيق وانتاج الوثائق وحتى في عملية االرشفة‪.‬‬
 ‫‪ o‬الكتاب االبيض‪:‬‬
‫يعتبر احدى الوثائق الرسمية التي اصدرتها الوزارة في المغرب في شهر يونيو ‪ 2002‬من اجل اصالح‬
‫التعليم وتدارك الخلل والصعوبات التي تواجهها المنظومة التعليمية وذلك من خالل‪:‬‬
‫_ مد جسور بين التعليم االصيل وبين مختلف الشعب‪.‬‬
‫_تمكين فئة من المتعلمين من تكوين يؤهلهم لخدمه توثيق وفهرسة التراث االسالمي بالبالد‪.‬‬
‫_تمكين المتعلمين من مهارات كتابه العقود والوثائق بشكل الكتروني‪.‬‬
‫_تمكين المتعلمين كذلك من التقنيات الحديثة في مجال التوثيق‪.‬‬
 ‫‪ o‬الرؤية االستراتيجية ‪:2015/2030‬‬

‫يحدد المجلس االعلى للتربية والتكوين والبحث العلمي في الرؤية االستراتيجية لإلصالح بالضبط في الفصل‬
‫الرابع‪ ،‬بالرافعة ‪ 22‬في المادة ‪ 125‬المتعلقة بالتوجهات الجديدة للمنظومة والمتمثلة في‪:‬‬

‫ارساء منظومة وطنية مندمجة لمعلومات التربية والتكوين‪ ،‬لتكون اطارا مرجعيا لقاعدة المعطيات‬
‫واالحصائيات الموثوقة والمحينة‪.‬‬
‫وضع اليات لضمان الحصول على المعلومات الموثوقة والعمل على نشرها في اطار تفعيل مبدا دستوري‬
‫ضامن للحق في الحصول على المعلومة‪.‬‬
 ‫‪ o‬البرنامج االستعجالي ‪:2012/ 2009‬‬
‫دعا صاحب الجاللة الملك محمد السادس‪ ،‬في خطابه االفتتاحي للدورة التشريعية الخريفية سنة ‪ 2007‬الى‬
‫ضرورة وضع برنامج استعجالي من اجل تسريع وتيرة انجاز االصالح خالل السنوات االربعة المقبلة‪.‬‬
‫وذلك باالعتماد في مرجعيته على توجيهات الميثاق الوطني‪ ،‬وقد تزامن هذا مع اصدار المجلس االعلى سنه‬
‫‪ 2008‬وثيقة مهمة هي التقرير الوطني االول حول حاله المدرسة المغربية وافاقها‪.‬‬
‫يعتمد البرنامج االستعجالي على خمسة مكونات ابرزها‪:‬‬
‫‪-‬تحديد برنامج طموح ومضبوط في ادق تفاصيله‪.‬‬
‫‪-‬اعتماد رؤية تشاركية تعمل على اشراك جل الفاعلين‪.‬‬
‫‪-‬انخراط الفاعلين لضمان تطبيق االجراءات‪.‬‬
‫‪-‬وضع عدة للتتبع والتقويم‪.‬‬
 ‫‪ o‬منشور رئيس الحكومة ‪:2018/19‬‬

‫كان حول تفعيل برنامج تدبير االرشيف‪ :‬حيث اكد رئيس الحكومة من خالل هذا المنشور على‬
‫ضرورة تفعيل مقتضيات النصوص القانونية المنظمة والتي تحدد كيفية التعامل مع مختلف‬
‫‪.‬الوثائق المكونة لألرشيف كذاكرة جماعية لإلنجازات التنموية‬