UPM2112

ASAS PENGURUSAN

BAB 6 :
PENGAWALAN

Disediakan oleh : Pn. Hermalini binti Mohd Hassan

 6.1 DEFINISI PENGAWALAN

Pengawalan merupakan proses pemantauan

prestasti dan membandingkan apa yang
dirancang dengan yang ditetapkan dan
mengambil tindakan pembetulan bagi
memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan
mengikut perancangan yang telah dibuat pada
peringkat awal.
6.2 KEPENTINGAN
PENGAWALAN

Memastikan kelancaran
aktiviti

Menjadi garis panduan

untuk perancangan
Kepentingan Mengelakkan

pengawalan
penyelewengan
masa hadapan

Mengoptimumkan
pengeluaran
1) Memastikan kelancaran aktiviti

 Pengawalan yang berkesan membolehkan segala aktiviti yang telah dirancang

dilaksanakan dengan baik.

2) Mengelakkan penyelewengan

 Satu ketetapan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi mengelakkan

berlaku masalah penyelewengan daripada peringkat awal sehingga ke peringkat akhir

pelaksanaan sesuatu aktiviti.

 Pengawalan dapat membantu mengelakkan daripada berlaku sebarang penyelewengan

yang boleh dijangka.

3) Mengoptimumkan pengeluaran

 Pengawalan yang berkesan membantu mengurangkan kos pengeluaran yang akan

memaksimumkan keuntungan.

4) Menjadi garis panduan untuk perancangan masa hadapan

 Pengawalan juga sangat berguna sebagai satu cara untuk mendapatkan maklum balas. Melalui

aktiviti pengawalan, sebarang aktiviti yang telah berlaku akan direkodkan. Maklumat yang

diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis panduan untuk melakukan

perancangan dan pengawalan yang lebih efektif pada masa akan datang.
 6.3 PROSES
PENGAWALAN
Menetapkan standard

Mengukur pencapaian

Membandingkan
pencapaian dengan
standard

Membuat langkah
pembetulan
1) Menetapkan standard

 Standard merupakan asas untuk menilai matlamat atau objektif yang ingin dicapai.

 Standard mesti jelas, mudah difahami, boleh diukur dan dapat dicapai

 Standard boleh diukur dalam sebutan kuantiti , kualiti , wang, dan masa.
2) Mengukur pencapaian

 Pengukuran pencapaian bertujuan untuk mengetahui tahap pencapaian organisasi

sepanjang tempoh pelaksanaan sesuatu aktiviti dilaksanakan.

 Pencapaian boleh diukur dari segi masa, bentuk dan siapa dengan menggunakan pelbagai

cara sama ada melalui pemantauan, secara lisan atau bertulis atau melalui kaedah

automatik.

 Selain itu, tahap pencapaian perlu diukur secara berkala dan berterusan.
3) Membandingkan pencapaian dengan standard

 Perbandingan antara pencapaian sebenar dengan standard dibuat untuk

mengukur keberkesanan proses pengawalan yang telah dijalankan.

 Pengurus akan melakukan analisis untuk mengenal pasti sebarang

perbezaan atau sisihan antara pencapaian sebenar dengan standard.

 Tindakan ini dapat mengesan sebarang penyelewengan yang mungkin telah

berlaku.
4) Membuat langkah pembetulan

 Tindakan pembetulan hanya diambil apabila penyelewengan yang besar atau ketara

berlaku.

 Pengurus perlu mengenal pasti punca penyelewengan dengan tepat.

 Penyelewengan mungkin berlaku daripada penyalahgunaan sumber fizikal dan

manusia atau kesilapan semasa menetapkan standard.

 Tindakan pembetulan yang diambil harus dapat menghapuskan penyelewengan

yang telah berlaku.

 6.4 KAEDAH KAWALAN

 Kaedah kawalan merupakan cara-cara kawalan yang boleh digunakan oleh

pengurus dalam memastikan aktiviti yang dirancang oleh organisasi dapat

dilaksanakan dengan berkesan.

 Kaedah kawalan terbahagi kepada tiga iaitu:

i. Kawalan awalan

ii. Kawalan semasa

iii.Kawalan selepas
A. KAWALAN AWALAN

 Kawalan awalan dilaksanakan sebelum sebarang alat dimulakan.

 Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang

melibatkan penggunaan mesin atau peralatan.

 Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, memperbaiki atau

menggantikan peralatan atau mesin yang telah rosak.

 Kawalan awalan dilaksanakan sebelum sesuatu aktiviti dimulakan.

 Sebagai contoj, sebuah mesin pencetak didapati rosak. Kawalan awalan yang boleh

dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan mesin pencetak yang

baharu.
B. KAWALAN SEMASA

 Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedang berjalan. Kawalan

semasa melibatkan tindakan pemulihan, pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan

atau penyimpangan berlaku.

 Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kawalan kuantiti dan kawalan prestasi.

Contoh , pemeriksaan terhadap sampel untuk mengenal pasti sebarang kerosakan.

Seterusnya, tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil terhadap sampel yang rosak

berdasarkan punca kerosakan yang telah dikenal pasti.

C. KAWALAN SELEPAS

 Kawalan selepas hanya dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti tamat.

 Melalui kaedah kawalan ini, organisasi dapat mengetahui sama ada hasil sebenar yang

diperoleh menepati perancangan yang telah dibuat atau sebaliknya.

 Kesannya, kecekapan dan keberkesanan sesuatu aktiviti yang telah dijalankan dapat

dikenal pasti.

 Kawalan selepas membolehkan tindakan pembetulan diambil terhadap proses

pengawalan pada masa akan datang.

 6.5 ALAT-ALAT
KAWALAN
Analisis
titik
pulang
modal

Carta Alat -alat Analisis

PERT /
Gantt kawalan CPM

Bajet
JENIS ALAT
PENGAWALAN FUNGSI
Analisis  Mengenal pasti unit pengeluaran minimum yang perlu dicapai
pulang supaya operasi perniagaan tidak mengalami kerugian dan seterusnya
membolehkan perniagaan terus kekal bersaing dalam industri.
modal
 Mengawal jumlah kos operasi supaya tidak melebihi jumlah kos
belanjawan kerana pengawalan kos operasi lebih tertumpu pada kos
berubah.
JENIS ALAT
PENGAWALA FUNGSI
N

Analisis  Sambungan…
pulang  Mengawal prestasi kerja untuk memastikan segala aktiviti yang
dijalankan dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan terhadap
modal
sasaran keluaran.
 Menetapkan untung sasaran melalui peningkatan kuantiti keluaran
dan peletakan harga jualan minimum terhadap setiap unit keluaran
Bajet  Memastikan setiap sumber kewangan diperoleh dapat membiayai kos
Bajet  Memastikan setiap sumber kewangan diperoleh dapat membiayai kos
aktiviti yang dirancang.
aktiviti yang dirancang.
 Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara efisien
 Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara efisien
bagi mengelakkan berlaku pembaziran.
bagi mengelakkan berlaku pembaziran.
 Menentukan sumber pembiayaan dan bentuk perbelanjaan yang akan
 Menentukan sumber pembiayaan dan bentuk perbelanjaan yang akan
terlibat dalam setiap bajet seperti bajet hasil, bajet modal, dan bajet
terlibat dalam setiap bajet seperti bajet hasil, bajet modal, dan bajet
bahan mentah supaya prestasi kewangan organisasi secara keseluruhan
bahan mentah supaya prestasi kewangan organisasi secara keseluruhan
dapat ditingkatkan.
dapat ditingkatkan.
 Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan
 Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan
memandangkan bajet disediakan berdasarkan data berangka.
memandangkan bajet disediakan berdasarkan data berangka.
Carta Gantt  Mengawal penggunaan masa dan aktiviti dalam proses
pengeluaran bagi memastikan sumber digunakan secara efektif.
 Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut urutan yang betul
supaya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti lain yang berkaitan.
 Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan mengikut tempoh
masa yang ditetapkan.
 Memantau aktiviti yang perlu dijalankan secara serentak bagi
mengelakkan pembaziran masa dan tenaga.
Analisis  Memastikan setiap aktiviti disiapkan pada masa yang dirancang supaya
PERT/ keseluruhan projek dapat disiapkan dalam tempoh masa yang
CPM ditetapkan.
 Memastikan semua aktiviti pendahulu disiapkan pada masa yang telah
ditetapkan supaya tidak menjejaskan aktiviti berkaitan yang lain.
 Memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan pada masa yang
ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek.
Analisis  Sambungan..
PERT/  Mengawal aktiviti luar jangka yang mungkin berlaku dalam proses
CPM pengeluaran bagi membolehkan tindakan pembetulan diambil dengan
segera jika berlaku sebarang gangguan terhadap proses pengeluaran
seperti kerosakan mesin atau bencana alam.
TERIMA KASIH