TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG

THÀNH VIÊN
NHÓM 4
1. BÙI HẢI PHI
2. PHẠM NGUYỄN THỦY TIÊN
3. NGUYỄN NGỌC YẾN THANH
4. PHẠM DUY HOÀNG KIM
5. PHẠM LÊ THANH THẢO
6. TRẦN THỊ THANH PHƯƠNG
NỘI DUNG
01 • Sự cần thiết của chuyến đi
02 • Lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công
tác
03 • Công tác chuẩn bị
04 • Trách nhiệm của văn phòng trong
thời gian lãnh đạo đi công tác
01 sự cần thiết của chuyến đi
Các chuyến đi công tác là một hình thức hoạt động được tổ chức phổ biến,
thường xuyên và rất cần thiết trong quá trình quản lý, điều hành công việc của
người lãnh đạo ở mọi cơ quan, tổ chức.

Mục đích các chuyến công tác của lãnh đạo:

Thu thập thông tin, nắm bắt tình hình cơ sở để phục vụ hoạt động quản lý của cơ
quan
Kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo công tác của các cơ quan đơn vị cấp dưới
Nghiên cứu, khảo sát kinh nghiệm
Tham dự hội nghị, hội thảo, triễn lảm,…
Nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng trong sản xuất kinh doanh
Chuyến đi công tác đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hợp tác
kinh doanh, xây dựng mối quan hệ, nâng cao kiến thức và kỹ năng, giải
quyết vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Do đó, việc lên kế hoạch và
thực hiện các chuyến đi công tác một cách hiệu quả là điều cần thiết cho
sự thành công của doanh nghiệp và cá nhân.

Ví dụ:
Một công ty phần mềm cử một nhóm kỹ sư đi công tác để gặp
gỡ khách hàng và giải quyết vấn đề kỹ thuật. Chuyến đi này giúp
tăng cường mối quan hệ với khách hàng và giải quyết vấn đề nhanh
chóng, hiệu quả hơn so với giao tiếp qua email hoặc điện thoại.
Một nhân viên marketing đi công tác để tham gia một hội nghị
chuyên ngành về marketing. Chuyến đi này giúp nhân viên này cập
nhật kiến thức mới nhất về marketing và học hỏi kinh nghiệm từ
các chuyên gia trong lĩnh vực.
02 lập kế hoạch chuyến đi công tác

Phương pháp Mẫu kế hoạch

Thông tin lên kế
lập kế hoạch chuyến đi công
hoạch
chuyến đi tác
 Thông tin lên kế
hoạch

Lập kế hoạch mỗi chuyên đi công tác tạo điều kiện thuận lợi đề công việc chuẩn bị cho chuyền đi được chu đáo. Kế hoạch chuyến đi công tác
là bản dự kiến các công việc chuẩn bị và các công việc cần làm khi chuyến đi công tác được triển khai.

Để lập kế hoạch tổ chức cho một chuyển đi công tác được tốc, văn phòng cơ quan cần thu thập và xử lý chính xác các thông tín sau đây:

- Mục đích chuyến đi

- Nội dung chuyến đi công tác:

+ Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân côngcho các đơn vị chuẩn bị.
Trách nhiệm của nhà quản trị Văn phòng trong việc này là:

+ Biết sự phân công của lãnh đạo. Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và về tiến
độ thời gian. Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác.
 Thông tin lên kế
hoạch

- Thành phần tham gia chuyến đi (lãnh đạo, nhân viên)

- Thời gian chuyến đi

- Địa điểm chuyến đi

- Kinh phí cho chuyến đi công tác:

+ Về kinh phí. Nói chung các chuyến đi công tác đều phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp
ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu chi về:

 Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường).

 Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ.

 Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà nước.

 Kinh phí dự phòng.

 Thông tin lên kế
hoạch

- Quy định của cơ quan đối với các chuyển đi công tác: thành phần tham gia, thời gian đi công tác; quy tắc về lưu trữ, bảo quản, bảo mật, tài
liệu; chế độ chi tiêu tài chính, tặng quà, vv
- Xem xét các chính sách của cơ quan:
Ai có thẩm quyền cho đi công tác
Tiêu chuẩn cán bộ khi công tác
Thủ tục tiến hành chuyến đi
Thủ tục và tạm ứng chi phí và quyết toán
- Những thứ cần đặt và chuẩn bị trước:
+ Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích cá nhân,... để đặt trước.
+ Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thông (nếu có). Cần kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; các điểm khởi hành và
thời gian như yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi trên vé. Nếu sai thông tin hoặc thủ trưởng muốn huỷ chuyến đi thì phải làm thủ
tục trả vé, lấy tiền lại.
+ Khách sạn: đăng ký (số lượng phòng, vị trí phòng, đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký. Đặt phòng cho cuộc họp lớn (nếu cần) và bữa
ăn tại khách sạn (nếu muốn).
+ Các thủ tục giấy tờ: nếu đi trong nước, cần chú ý kiểm tra những giấy tờ tùy thân cần thiết; nếu đi ra nước ngoài, cần chú ý làm đầy đủ các
thủ tục visa, passport. Cần chú ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước.
 Thông tin lên kế
hoạch

Các thủ tục hành chính:

Kế hoạch tổ chức chuyến đi;
Tờ trình xin phê duyệt kinh phí;
Quyết định thành lập đoàn công tác;
Công tác ủy quyền; bàn giao công việc của những người tham gia chuyến đi;
Trả lời cho nhà tổ chức nơi đoàn đi công tác;
Các tài liệu liên quan đến chuyến đi;
Xác định các loại phương tiện vận chuyển;
Lịch trình chuyến đi;
Đối với chuyến đi công tác nước ngoài thì cần phải:
Xin phép xuất nhập cảnh đối với người;
Xin phép xuất nhập khẩu đối với hàng hóa (nếu có)
- Soạn thảo lịch trình chuyến đi:
Các địa điểm trong chuyến đi
Ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm
Các kế hoạch khác trong chuyến đi.
Lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết.
 Thông tin lên kế
hoạch

- Kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác:

Cần chọn người được ủy nhiệm thay thế
Lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt
Tiến hành bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế
Điều chỉnh các cuộc họp, sinh hoạt,...cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi người đi công tác
- Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi:
Lập danh sách những thứ cần kiểm tra. Tùy tính chất chuyến công tác, những thứ cần kiểm tra sẽ khác nhau.
- An toàn cho chuyến đi:
+ Không mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh toán được trước hoặc sau thì nên thực hiện.
+ Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm.
+ Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật đựng đắt tiền, tránh phô bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền,
dễ 'giựt', đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe.
+ Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú.
+ Pho-to những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất cắp.
+ Nếu bị cướp, liên lạc ngay với cảnh sát. Lấy giấy xác nhận của cảnh sát để được bảo hiểm.
+ Chọn phương tiện đi lại an toàn tùy nơi, tùy lúc cũng rất quan trọng nhằm đảm bảo an toàn.
.
 Phương pháp
lập kế hoạch
chuyến đi

Văn phòng cơ quan xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân liên quan đến công việc chuẩn bị và tổ chức
chuyến đi công tác.
Kể hoạch chuẩn bị chuyến đi cần thực hiện theo các bước:
Bước 1: Tìm hiều những thông tin liên quan đến nội dung chuyến công tác
Bước 2: Liệt kể những công việc phải làm theo trình tự giải quyết công việc.
Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kính phí cho mỗi hoạt động.
 Phương pháp
lập kế hoạch
chuyến đi

Những chuyến đi công tác dài ngày, nhiều người tham dự và giải quyết nhiều nội dung, văn phòng cần lập kế hoạch
thật chi tiết, cụ thể. Ngoài ra, có thể dựa vào Phương pháp 5W 1H 2C 5M để lập kế hoạch cho chuyến đi công tác:
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Tìm hiểu vì sao phải thực hiện công việc này và có ý nghĩa như thế nào
cho doanh nghiệp.
Xác định nội dung công việc (What): Vạch ra các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động diễn ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ thiết lập
công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
Xác định cách thức thực hiện (How): Đây là giai đoạn kế hoạch làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc,
các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (Control, Check): Bất cứ hoạt động nào cũng cần thực hiện bước này.
Nhờ kiểm tra mà mục tiêu được đo lường hiệu quả.
Xác định các nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ các nguồn lực cụ thể để
xây dựng mục tiêu tương thích với khả năng.
 Phương pháp
lập kế hoạch
chuyến đi

Khi lập kế hoạch cho một chuyến đi, cần xin ý kiến của lãnh đạo ca quan để thống nhất lịch trình, phương pháp thực
hiện và những vấn đề liên quan khác. Kể hoạch chuyến công tác phải được gửi trước tới các bộ phận, cá nhân có liên
quan.
Cần lưu ý rằng, kế hoạch chuyến đi dù kỹ càng đến đâu, trên thực tế quá trình tồ chức chuyến đi vẫn có thể này sinh
những vân đê mới.
Người lập kế hoạch cần lường trước những khó khăn và luôn sẵn sàng giải quyết mọi vấn để một cách kịp thời.
 Mẫu kế hoạch
chuyến đi công
tác

Việc tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan đòi hỏi người phụ trách văn
phòng phải có đầu óc tổ chức, khoa học,

Thành công của các chuyến công tác phụ thuộc rất nhiều vào năng lực tổ chức và sự
năng động, chu đáo của đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng.
03 công tác chuẩn bị

. Các thủ tục hành chính

. Các công việc liên quan đến tải

chính

Chuẩn bị về công tác hậu cần

 Các thủ tục hành chính

Kế hoạch tổ chức chuyến đi, Tờ trình xin phê duyệt kinh

phí; .

Quyết định thành lập đoàn công tác;

Công tác ủy quyền; bàn giao công việc của những người
tham gia chuyển đi;
Trả lời cho nhà. tổ chức nơi đoàn đi công tác;
Các tài liệu liên quan đến chuyển đi;
Xác định các loại phương tiện vận chuyển:
Lịch trình chuyển đi;
Đối với chuyến đi công tác nước ngoài thì cần phải:
Xin phép xuất nhập cảnh đối với người,
Xin phép xuất nhập khẩu đối với hàng hóa (nếu có)
 Các công việc liên quan đến tải
chính

.
Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt kinh phí cho chuyển đi;
Xác định tiêu chuẩn chung và riêng cho mỗi thành viên
trong đoàn công tác;
Các thủ tục tạm ứng, chuyển tiền, đổi tiền (chuyến đi nước
.
ngoài); Hướng dẫn các thủ tục thanh toán không dùng tiền
mặt.
 Chuẩn bị về công tác hậu cần

Bố trí phương tiện vận chuyển bằng đường bộ (phương

tiện nội bộ; phương tiện thuê ngoài; mua về phương tiện
công cộng);
Mua vé cho phương tiện vận chuyển bằng đường sắt
hoặc đường hàng không;
Chọn địa điểm lưu trú cho đoàn công tác (nếu Ban Tổ
chức không có tiêu chuẩn);
Gợi ý các phương tiện vận chuyển nội địa đổi với
chuyển đi công tác nước ngoài;
Gợi ý về việc chuẩn bị hành lý (thời tiết); lương thực,
thực phẩm (khẩu vị) cho
Các thành viên đối với chuyển đi công tác nước ngoài.
04 Trách nhiệm của văn phòng trong thời

gian lãnh đạo đi công tác

 Người được ủy quyền, được bàn giao thực hiện đúng
1 chức trách và nhiệm vụ được giao
 Thư ký và/hoặc người được phân công phải ghi chép lại tất
2 cả những phát sinh trong ngày để báo cáo khi có yêu cầu từ
người lãnh đạo trong chuyến đi
 Thư ký và/hoặc người được phân công căn cứ vào nội dung ủy
3 quyền, bàn giao để nhắc những người được ủy quyền, được bàn
giao hoàn thành công việc theo tiến độ

Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác:
- Thư ký riêng vẫn tiếp tục hoàn thành những công việc được giao, nhưng
phải ghi vào sổ những cuộc điện thoại, những người đến cần gặp lãnh đạo
và các yêu cầu, đề nghị của họ để khi trở về lãnh đạo biết và giải quyết.
- Những công văn, giấy tờ gửi đến cần được các thư ký riêng đọc qua nội
dung, sắp xếp cẩn thận, nếu thấy vấn đề cần ý kiến gấp của lãnh đạo thì có
thểliên lạc để xin ý kiến.
Trong trường hợp các thư ký được cử đi công tác cùng thủ trưởng hoặc
cùng đoàn, các thư ký thường được giao đảm nhận những công việc sau:
- Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho đoàn.
VÍ DỤ
Thank You

Gerente General