CHƯƠNG 8

CHỨC NĂNG KIỂM SÓAT

I. KHÁI NIỆM
II. NGUYÊN TẮC KIỂM SÓAT
III. QUI TRÌNH KIỂM SÓAT
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SÓAT
 I. KHÁI NIỆM
1. Khái niệm
Chức năng kiểm soát là quá trình đo lường kết quả
thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm
phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch,
đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc
phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sai lệch, đảm bảo
tổ chức đạt được các mục tiêu và các kế hoạch
vạch ra
 I. KHÁI NIỆM

2. Vai trò của kiểm soát

 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử
dụng một cách hữu hiệu.
 Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch ,
những khó khăn trong quá trình thực hiện
mục tiêu
 Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết
để đạt được mục tiêu
II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG
CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
1. Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứ
trên kế hoạch hoạt động của tổ chức, và căn cứ
theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
2. Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo
đặc điểm cá nhân của cá nhân nhà quản trị
3. Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những
khâu trọng yếu
II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG
CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
4. Việc kiểm soát phải khách quan
5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu
không khí của tổ chức (văn hóa tổ chức)
6. Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm bảo
tính hiệu quả kinh tế
7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động
 III. TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT
Tiến trình kiểm soát bao gồm 3 bước :
(1) xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
(2) đo lường kết quả
(3) điều chỉnh các sai lệch
 III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT

XÂY
XÂYDỰNG
DỰNGTIÊU
TIÊU ĐO
ĐOLƯỜNG
LƯỜNGKẾT
KẾT
CHUẨN
CHUẨNKIỂM
KIỂM QUẢ
QUẢTHỰC
THỰCTẾ
TẾ
SOÁT
SOÁT

ĐIỀU
ĐIỀUCHỈNH
CHỈNH
KHÁC
KHÁCBIỆT
BIỆT
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN

Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào đó
các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm tra
đối tượng bị quản trị.
Tiêu chuẩn kiểm sốt có thể khác nhau tùy
thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm sốt.
Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ thuận lợi
hơn trong kiểm sốt.
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN
Những yêu cầu của tiêu chuẩn :
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng
hoặc không quan trọng.
o Mang tính chất hiện thực (thực tế)
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu
chuẩn đề ra.
o Dễ dàng cho việc đo lường.
 III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN

Bước 2: Đo lường kết quả

Đo lường đúng đối tượng
Đo lường đúng thời điểm
Chọn lựa phương pháp và công cụ phù
hợp
Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với đơn
vị tiêu chuẩn.
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN

Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch

Phát hiện nguyên nhân (chủ quan hay
khách quan).
Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)
Tiến hành điều chỉnh
Đánh giá kết quả điều chỉnh
 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT

1. Kiểm sốt dự phòng

Đây là loại hình kiểm sốt được thực hiện trước
khi hoạt động chưa xảy ra, bằng cách tiên liệu
những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn
ngừa trước
Là xu hướng của quản trị hiện đại.
Có tầm quan trọng ngày càng tăng đối với các
nhà quản trị cấp cao.
 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT

2. Kiểm sốt hiện hành

Kiểm sốt đối tượng ngay trong sự vận hành
của chúng.
Tìm kiếm và triệt tiêu sai sót nảy sinh
Giám sát trực tiếp hoạt động.
 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT

3. Kiểm sốt phản hồi

Đo lường sau khi kết thúc hoạt động
Đây là loại kiểm sốt thông dụng nhất
Mang tính thụ động, có độ trễ.
 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT
4. Kiểm sốt điểm trọng yếu
Nhà quản trị phải chọn những điểm quan tâm
đặc biệt và chỉ với sự quan tâm đến các điểm ấy,
nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn được rằng toàn
bộ hoạt động của cơ sở đang diễn tiến bình
thường theo dự trù
 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT
Để tìm ra các điểm trọng yếu cần trả lời những
câu hỏi sau đây :
1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất
mục tiêu của đơn vị mình ?
2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình
trạng không đạt mục tiêu ?
3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự
sai lệch ?
 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT
4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết
ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại?
5. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào ít tốn kém nhất ?
6. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào có thể thu thập
thông tin cần thiết mà không phải tốn kém
nhiều quá ?