BILIK REGISTRI

& PROSEDUR KAWALAN

PERGERAKAN DAN
PENYIMPANAN FAIL
DEFINISI

 BILIK REGISTRI
 BILIK FAIL
 BILIK PENDAFTARAN FAIL
 BILIK REKOD
 PUSAT REKOD
 ARKIB
REGISTRI

 SATU UNIT DI DALAM

JABATAN/ AGENSI
KERAJAAN YANG
BERTANGGUNGJAWAB
MENGENDALIKAN
REKOD-REKODNYA
BILIK REGISTRI

 TEMPAT DI MANA
PENGENDALIAN SURAT-
MENYURAT DAN FAIL-
MEMAIL DILAKSANAKAN
SERTA TEMPAT
PENYIMPANAN REKOD-
REKOD AKTIF
MATLAMAT REGISTRI
 SEMUA MAKLUMAT
JABATAN DIKENDALIKAN
DAN DIURUSKAN DENGAN
BAIK
 MEMBERIKAN
PERKHIDMATAN YANG
BAIK KEPADA PELANGGAN
- PELANGGAN
DALAMAN
- PELANGGAN LUARAN
 MEMBEKALKAN
MAKLUMAT (REKOD) YANG
BETUL PADA MASA YANG
DITETAPKAN
JENIS-JENIS REGISTRI
TERDAPAT TIGA JENIS
REGISTRI IAITU:
 SISTEM REGISTRI BERPUSAT

(CENTRALISED REGISTRY
SYSTEM)
 SISTEM REGISTRI TIDAK
BERPUSAT
(DECENTRALISED REGISTRY
SYSTEM)
 KOMBINASI DI ANTARA
KEDUA-DUA DI ATAS
SISTEM
REGISTRI BERPUSAT

 SEMUA REKOD DISIMPAN

DAN DIKENDALIKAN DI
SUATU TEMPAT YANG
TERTENTU DAN
BERPUSAT
KELEBIHAN
 SERAGAM
- ARAHAN
- KELASIFIKASI
- AMALAN
- DISKRIPSI
- OPERASI FAIL
 KURANG PERTINDIHAN
 KAKITANGAN
MAHIR/SEPENUH MASA
 EKONOMIK

- PERALATAN
- RUANG
 KESELAMATAN TERJAMIN
 SEMUA CERITA BERPUSAT
KELEMAHAN

 PENGGUNA JAUH/LEWAT

 TERLALU
RAMAI
PELANGGAN
SISTEM REGISTRI
TIDAK BERPUSAT

 UNIT-UNIT, BAHAGIAN-
BAHAGIAN SESUATU
JABATAN/AGENSI
KERAJAAN MEMPUNYAI
REGISTRI MASING-
MASING
 KELEBIHAN

 KESELAMATAN

- KEBOCORAN MAKLUMAT:
SEBAHAGIAN SAHAJA
- BENCANA :
SEBAHAGIAN SAHAJA
ROSAK

 TIDAK
PERLU RAMAI
KAKITANGAN

 CEPAT
DAN DEKAT DENGAN
PENGGUNA
KELEMAHAN

 PERTINDIHAN

 KAKITANGAN TIDAK
MAHIR
 CERITA TIDAK LENGKAP
 KAEDAH TIDAK SERAGAM
 TIDAK
EKONOMIK -
RUANG & ALAT
FUNGSI REGISTRI
1. PENERIMAAN DAN
PENDAFTARAN SURAT-SURAT

– BUKA SURAT,COPKAN TARIKH

TERIMA & TANDATANGAN
RINGKAS
– BUKU DAFTAR PENERIMAAN
SURAT
– SURAT TERPERINGKAT
– SURAT TERPERINGKAT : u.p.
– SURAT BIASA/UMUM
 JABATAN

 KETUA JABATAN

 UNTUK PERHATIAN

 NAMA PEGAWAI
2. PENGHANTARAN SURAT

 SURAT TERPERINGKAT - 2
salinan

 SURAT TERBUKA - 3 salinan

i. - dihantar
ii. - di failkan
iii. - fail timbul (float
file)

 SAMPUL, POS,
PENGHANTAR CEPAT
3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

 AKTIVITI UTAMA UNIT

REGISTRI

 SEMAK FAIL SUDAH/BELUM

DIBUKA
– Rujukan Tuan
– Buku daftar fail
– Indeks
– Komputer
– Senarai fail

 SEKIRANYA TIADA/BELUM -
BUKA FAIL BARU
 SEMASA MEMBUKA FAIL
BARU PASTIKAN

 KELASIFIKASI

– Kulit fail
– Nombor fail

 TAJUK FAIL

 KERTAS MINIT
4. PROSEDUR KAWALAN
PERGERAKAN FAIL___
 SATU TUGAS UTAMA
MEREKODKAN SEGALA
PERGERAKAN FAIL

MASALAH
 FAIL HILANG
 FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN
 FAIL TERSALAH LETAK
 FAIL TERSALAH HANTAR
 FAIL DIAMBIL SENDIRI OLEH
PEGAWAI
 FAIL DIEDARKAN OLEH
KAKITANGAN BUKAN DARI
UNIT REGISTRI DSBNYA.
5. PROSEDUR PENUTUPAN FAIL

 FAIL AKTIF
– 100 Lampiran
– 1 inci tebal
(yang mana terdahulu)

 FAIL TIDAK AKTIF

– 5 tahun tidak
digunakan/rujuk

 PENGGUNAAN SAMPUL
KECIL
 BORANG-BORANG
REGISTRI
 KAWALAN PERGERAKAN
 BORANG R.1.
- KELUAR MASUK FAIL
 BORANG R.2.

- PERMINTAAN FAIL
 BORANG R.3.

- NOTA PERGERAKAN FAIL

 BORANG R.4.

- LANJUTAN PENGGUNAAN FAIL

 BORANG R.5.

- KEMBALIKAN FAIL
 BORANG R.6.

- SLIP PINDAAN LAMPIRAN

PROSEDUR REGISTRI:
KAWALAN PERGERAKAN DAN PENYIMPANAN FAIL

SLIP Am 89 BAGI DOKET YANG DISUSUN MENGIKUT NOMBOR SETURUT.

Nombor2 Fail No Fail:

yang berkaitan
(Am 89)
(Pindaan 11/66) Fahrasat di-bawah

Perkara

(Bahagian hadapan)

Tarikh Kepada Tarikh Kepada Tarikh Kepada

(Bahagian belakang)
Registri 1 : KAD KELUAR FAIL
No. Fail :
Indeks Perkara :
Tajuk Fail :

Dihantar Dihantar

Kepada Tarikh Oleh Kepada Tarikh Oleh

Hendaklah dikandungkan dalam fail sebelum fail disimpan

Registri 2 : BORANG PERMINTAAN FAIL

Kepada Kerani Registri,

Sila majukan fail berikut:

No. dan Tajuk Fail :

1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
3. ____________________________________________________
4. ____________________________________________________

Tandatangan : _____________________________
Nama Penuh : _____________________________
Caw/Bahagian : _____________________________ Tarikh : ______________
Registri 3 : NOTA PERGERAKAN FAIL

Kepada Kerani Registri,

Fail No. : ________________________________________telah saya

serahkan kepada : ____________________________________ pada hari ini.

(Nama Pegawai)

Tandatangan : _____________________________
Nama Penuh : _____________________________
Caw/Bahagian : _____________________________ Tarikh : _________
 4 : BORANG LANJUTAN PENGGUNAAN FAIL

Kerani Registri,

Tajuk Fail :

1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
3. ____________________________________________________
4. ____________________________________________________

kenaan di atas perlu digunakan sehingga :__________________________________

angan : _____________________________
Penuh : _____________________________
ahagian : _____________________________ Tarikh : ______________
Registri 5 : BORANG KEMBALIKAN FAIL

Kepada : _________________________________

Caw/Bahagian : _________________________________

No. Fail :
1. ____________________________________________________
2. ____________________________________________________
3. ____________________________________________________
4. ____________________________________________________

Sila kembalikan fail berkenaan di atas yang dirujuk pada :____________________________

untuk simpanan di Registri.

Tandatangan : _____________________________
Nama Penuh : _____________________________
(Kerani Registri) Tarikh : _________________
Registri 6 : SLIP PINDAAN

Surat bilangan : ______________________________________ bertarikh :______________

perkara :____________________________________________________________________

Dipindahkan:
Ke dalam Fail No. : ___________________________________ pada : ________________

Tandatangan : _____________________________
Nama Penuh : _____________________________
Caw/Bahagian : _____________________________ Tarikh : _______________
 SLIP TINDAKAN

Bil. Lampiran Untuk Tindakan T.T. Ringkas & Selesai/Belum

Tarikh

1.

2.

3.

4.

5.