MÔN HỌC

Mô phỏng đơn từ thương mại

 Nội dung

■ Chương 1: Chứng từ xuất nhập khẩu bằng đường biển

■ Chương 2: Chứng từ bằng đường hàng không
 Chương 1

CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Nội dung chương 1
■ 1.1 Hợp đồng xuất nhập khẩu
■ 1.2 Tờ khai hải quan
■ 1.3 Giấy chứng nhận xuất xứ
■ 1.4 Vận đơn đường biển
■ 1.5 Hoá đơn thương mại
■ 1.6 Phiếu đóng gói
■ 1.7 Giấy chứng nhận chất lượng
■ 1.8 Giấy chứng nhận số lượng
■ 1.9 Chứng từ bảo hiểm hàng hoá
■ 1.10 Một số chứng từ giao nhận có liên quan
■ Khi là một doanh nghiệp mới hoặc có ý định
tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu thì
phải nắm được đầy đủ bộ chứng từ giao
nhận hàng hóa. Đây là cơ sở để người bán và
người mua có thể giao – nhận hàng một cách
thuận lợi và hoàn toàn hợp pháp.
 1.1 Hợp đồng xuất nhập khẩu
■ Với hợp đồng ngoại thương là văn bản mang tính pháp lý, ghi lại toàn bộ các thỏa thuận,
quyền, nghĩa vụ của các chủ thể trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa. Đồng thời
đây cũng là cơ sở để phục vụ cho công tác khiếu nại, xử lý khiếu nại, xử phạt và bồi
thường khi có một bên phá vỡ các thỏa thuận đã đề ra trong hợp đồng.
■ Sau đây là các nội dung hợp đồng xuất khẩu hàng hóa cơ bản như:
■ Thông tin của các chủ thể mua bán hàng hóa
■ Thông tin hàng hóa
■ Nội dung chi tiết về giao nhận
■ Thông tin thanh toán
■ Các quy định có liên quan đến quá trình mua bán: quy cách đóng gói, hình thức bảo
hành, trường hợp bất khả kháng, khiếu nại, xử lý khiếu nại, trọng tài,…
■ Đặc biệt là phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan thì hợp đồng mới được tính là
có hiệu lực.
1.2 Tờ khai hải quan
■ Chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa xuất
nhập khâu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu.
Có các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau
■ + Luồng xanh: Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để
kiểm tra thuế đã nộp trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, có thể
xuống cảng lấy hàng.
■ + Luồng vàng: Chủ hàng xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại.
Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất
lượng,…
■ + Luồng đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra
hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi
phí, thời gian và công sức của 2 bên. Nếu có nghi vấn về hàng hải quan sẽ
tiến hành nghiệp vụ bẻ luồng để tiến hành kiểm hóa hàng theo quy định.
1.3 Giấy chứng nhận xuất xứ
■ Được xem là một trong những chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng nhất.
Nó được dùng để xác định quốc gia sản xuất ra hàng hóa đó. Điều nó ý nghĩa
cực kỳ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Căn cứ vào nơi sản xuất, nhà
nhập khẩu sẽ có những chính sách ưu đãi về thuế cũng như thủ tục thông quan
khác nhau.
■ Đặc biệt, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa còn là cơ sở để Nhà nước thực hiện
công tác kiểm tra, giám sát và áp dụng các quy định có liên quan đến chống phá
giá, trợ giá, duy trì hệ thống hạn ngạch, thống kê thương mại,…
■ Hoá đơn thương mại:
■ Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa đóng vai trò làm cơ sở cho quá trình thanh
toán. Trên hóa đơn thương mại sẽ có đầy đủ các thông tin về hàng hóa, giá trị
hàng hóa, điều kiện, hình thức thanh toán,…
■ Người mua hàng sẽ dựa trên những yêu cầu mà bên bán đề ra trong hóa đơn
thương mại để thanh toán một cách đầy đủ, đúng hạn và đúng hình thức.
1.4 Vận đơn đường biển

■ Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển hoặc đại

diện được ủy quyền của người vận chuyển (thuyền
trưởng, đại lý) ký phát cho người gửi hàng, trong đó
xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ cảng khởi
hành đến cảng đích.
■ Vận đơn là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm
với chủ hàng khi xảy ra vấn đề liên quan tói quá trình
vận tải.
1.5 Hoá đơn thương mại

■ Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa đóng vai trò làm
cơ sở cho quá trình thanh toán. Trên hóa đơn thương
mại sẽ có đầy đủ các thông tin về hàng hóa, giá trị hàng
hóa, điều kiện, hình thức thanh toán,…
■ Người mua hàng sẽ dựa trên những yêu cầu mà bên bán
đề ra trong hóa đơn thương mại để thanh toán một cách
đầy đủ, đúng hạn và đúng hình thức.
1.6 Phiếu đóng gói hàng hoá

■ Phiếu đóng gói (Packing List) là một bản lược khai toàn bộ thông tin hàng hóa có
trong một kiện hàng lớn (container) hoặc thùng hàng lẻ. Có thể thấy phiếu đóng gói
có vai trò rất quan trọng trong quá trình kiểm đếm hàng hóa. Nếu doanh nghiệp
không tạo Packing List, kiện hàng có thể sẽ gặp rất nhiều vấn đề trong quá trình
thông quan.
■ Đa số trường hợp không có phiếu khai lược hàng hóa, kiện hàng sẽ được yêu cầu
mở ra để kiểm tra toàn bộ. Điều này mất rất nhiều thời gian, có thể gây chậm trễ
cho quá trình giao nhận hàng. Không những thế, công tác kiểm đếm sẽ tiêu tốn một
khoản chi phí lớn và người mua hoặc người bán sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm
cho việc chi trả.
■ Một phiếu đóng gói thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
■ Thông tin người mua và người bán
■ Thông tin kiện hàng: tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, mô tả hàng hóa,…
■ Cảng tàu, tên tàu, hình thức bốc dỡ
1.7 Giấy chứng nhận chất lượng

■ Chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng kế tiếp là giấy chứng
nhận chất lượng (C/Q). Đây là cơ sở để đo lường chất lượng hàng
hóa thực giao có đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu đã đề ra trong
hợp đồng ngoại thương hay không.
■ Tùy theo thỏa thuận của các chủ thể mua bán, giấy chứng nhận
chất lượng có thể được cấp bởi người bán hoặc các cơ quan chức
năng có thẩm quyền. Đây không chỉ là nghĩa vụ của bên bán đối
với bên mua, mà nó còn là cơ sở để củng cố niềm tin của khách
hàng vào sản phẩm. Tuy nhiên, đây là chứng từ không bắt buộc
trong quá trình là thủ tục hải quan.
1.8 Giấy chứng nhận số lượng

■ Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa mà người bán cung cấp
cho người mua, nhằm giúp đôi bên xác nhận rõ ràng về số
lượng và trọng lượng của kiện hàng. Tuy nhiên, giấy chứng
nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng không nằm
trong danh sách bắt buộc. Do đó người bán và người mua có
thể tự thỏa thuận về vấn đề này.
■ Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, thông thường người mua
sẽ yêu cầu người bán cung cấp giấy chứng nhận trọng lượng và
số lượng được thiết lập bởi các đơn vị hải quan hoặc công ty
giám định.
1.9 Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá

■ Tùy theo thỏa thuận của các bên, mà người nhập khẩu hoặc
người xuất khẩu sẽ mua bảo hiểm cho kiện hàng của mình. Đây
cũng không phải là một chứng từ bắt buộc phải có. Tuy nhiên,
hầu hết các cuộc trao đổi hàng hóa quốc tế đều có sự tham gia
của bảo hiểm.
■ Nhờ đó mà trong quá trình vận chuyển, nếu có bất cứ vấn đề
nào xảy ra, làm hư hại, thất thoát hàng hóa, các đơn vị bảo
hiểm sẽ có trách nhiệm bồi thường và giảm thiểu tối đa sự thiệt
hại về kinh tế.
1.10 Một số chứng từ giao nhận có liên quan
■ Ngoài ra, trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế còn có sự
xuất hiện của những chứng từ khác, có thể kể đến như sau:
■ Chứng từ vận chuyển, bao gồm: Chỉ thị xếp hàng, biên lai
thuyền phó, vận đơn đường biển, biên lai của cảng, phiếu kiểm
đếm, giấy gửi hàng đường biển/đường sắt/ đường hàng không,
sơ đồ xếp hàng, bốc dỡ hàng hóa, bản kê sự kiện, time – sheet,
bản kết toán nhận hàng,…
■ Các chứng từ có thể phát sinh trong quá trình giao nhận, bao
gồm: Biên bản kết toán nhận hàng với tàu, biên bản kê khai hàng
thừa thiếu, biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ, thư khiếu nại, thư dự
kháng
Nhận nguyên - giao nguyên container (FCL/FCL):
 Đặc điểm
– Áp dụng khi chủ hàng có nguồn hàng lớn, đủ đóng đầy
container
– Địa điểm giao và nhận hàng là bãi container (CY): CY-CY.
– Container được đóng đầy hàng, niêm phong kẹp chì trước
khi giao cho người chuyên chở
– Chủ hàng là người chịu trách nhiệm và chi phí đóng hàng
vào và rút hàng ra khỏi container
– Trách nhiệm của người chuyên chở là từ CY/CY
Nhận lẻ - giao lẻ (Less than Container Load/Less than Container
Load – LCL/LCL)
Người chuyên chở nhận những lô hàng lẻ từ người gửi hàng tại
CFS, đóng chung vào một hay nhiều container, vận chuyển đến
CFS nơi đến và giao cho nhiều người nhận.
 Đặc điểm:
- Áp dụng khi các chủ hàng không có đủ hàng đóng đầy một
container
- Địa điểm giao hàng và nhận hàng là CFS: từ trạm đến trạm:
CFS/CFS
- Người chuyên chở chịu trách nhiệm và chi phí đóng hàng, dỡ
hàng khỏi container, niêm phong kẹp chì, giải quyết container
rỗng sau khi trả hàng.
- Trách nhiệm của người chuyên chở từ trạm đến trạm:
CFS/CFS
Gửi nguyên - nhận lẻ (FCL/LCL): Nhận nguyên container từ người gửi
và giao cho nhiều người nhận. .
 Đặc điểm:
+ Áp dụng khi một người gửi hàng cho nhiều người ở cùng một địa
điểm
+ Địa điểm gửi hàng là CY, địa điểm giao hàng là CFS
+ Người gửi hàng chịu trách nhiệm và chi phí đóng hàng vào
container, kẹp chì, niêm phong
+ Người chuyên chở chịu trách nhiệm dỡ hàng ra khỏi container
và giải quyết container rỗng.
Gửi lẻ - nhận nguyên (LCL/FCL): Người chuyên chở nhận những
lô hàng lẻ từ người gửi và giao nguyên container tại nơi đến.
 Đặc điểm:
+ Áp dụng khi nhiều người gửi hàng cho một người
+ Địa điểm gửi hàng là CFS, địa điểm giao hàng là CY
+ Người chuyên chở chịu trách nhiệm đóng hàng vào
container, kẹp chì, niêm phong.
+ Người nhận hàng chịu trách nhiệm dỡ hàng và trả container
rỗng.
 Bài tập
■ Công ty xuất khẩu: Công ty TNHH Hưng Cúc
■ - Công ty nhập khẩu: Công ty Shinhwa
■ - Mặt hàng xuất nhập khẩu : Gạo.
■ - Khối lượng: 78 tấn
■ - Cảng xếp hàng : Cảng TânVũ
■ - Cảng dỡ hàng: Cảng Busan
■ - Điều kiện giao hàng: CPT ( theo đó 2 bên đã thỏa thuận rõ nơi nhận
hàng của người nhập khẩu là tại cảng busan, người bán sẽ chịu tất cả
các chi phí vận chuyển, rủi ro về mất mát hư hỏng của hàng hóa cho
đến khi hàng hóa được giao đến nơi nhận hàng là cảng Busan, và người
bán sẽ chịu cả chi phí liên quan đến việc dỡ hang tại cảng bussan
■
Bộ chứng từ vận chuyển bằng
đường hàng không.
Vận đơn hàng không là chứng từ do người chuyên chở
phát hành để xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển
bằng máy bay.

■ Một số chức năng vận đơn hàng không

■ Là chứng từ kê khai hải quan của hàng hóa
■ Là bằng chứng của việc người chuyên chở hàng không đã nhận
hàng
■ Là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng
đường hàng không
■ Là hướng dẫn cho nhân viên hàng không trong quá trình
chuyên chở hàng hóa
Phân loại vận đơn
■ House Air Waybill (vận đơn nhà) viết tắt là HAWB do người
giao nhận cấp. Đây là vận đơn do người giao nhận cấp cho chủ
hàng lẻ khi nhận hàng để chủ hàng có vận đơn đi nhận hàng ở
nơi đến. Vận đơn này dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa
người giao nhận và các chủ hàng để nhận hàng hóa giữa người
giao nhận và các chủ hàng
■ Master Air Waybill (vận đơn chủ) viết tắt là MAWB do hãng
hàng không cấp. Vận đơn này dùng để điều chỉnh mối quan hệ
giữa người chuyên chở hàng không và người giao nhận và làm
chứng từ giao nhận hàng giữa người chuyên chở và người giao
nhận.
Ưu điểm
■ Thời gian vận chuyển hàng hóa nhanh chóng: Vận tốc trung bình của
một máy bay chở hành khách khoảng 800-1000km/h.
■ Hàng hóa đảm bảo tính an toàn trong suốt quá trình vận chuyển: Khi
vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có thể giảm được tình
trạng hàng hóa bị thất thoát hay hư hỏng, mất mát.
■ Phí bảo hiểm thấp: So với các phương thức vận chuyển khác, vận
chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có ưu điểm là phí bảo hiểm
thấp hơn rất nhiều.
■ Tiết kiệm chi phí lưu kho: Do đặc tính hàng hóa cần vận chuyển nhanh
và tốc độ xử lý thủ tục nhanh chóng nên có thể tiết kiệm được chi phí
lưu kho.
Nhược điểm
■ Chi phí lớn: Chi phí vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
thường cao gấp 5-6 lần so với vận tải bằng đường biển và cao gấp 2-4 lần
so với vận tải bằng đường bộ.
■ Giới hạn về khối lượng hàng hóa
■ Thủ tục phức tạp: Nhằm đảm bảo an ninh và an toàn cho chuyến bay nên
có khá nhiều các quy định đặt ra khi vận chuyển hàng hóa bằng đường
hàng không. Chính vì vậy, thủ tục vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng
không bao giờ cũng phức tạp hơn.
■ Ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoại cảnh: Trong điều kiện thời tiết xấu như
mưa, bão,...thì chuyến bay có thể bị delay hoặc bị hủy.
Các loại hàng hóa chuyên vận chuyển bằng đường
hàng không
■ Các loại hàng hóa chuyên vận chuyển bằng đường hàng không bao
gồm:
■ Hàng hóa tổng hợp: Là các loại hàng có thể vận chuyển được bằng
đường hàng không mà thuộc tính không có vấn đề về kích thước, nội
dung, bao bì,...Tuy nhiên trước khi được đưa lên máy bay để vận chuyển,
các loại hàng hóa này đều phải trải qua quy trình kiểm tra nghiêm ngặt.
■ Hàng hóa đặc biệt: Động vật sống, hàng có giá trị cao, hàng hóa ngoại
giao, hài cốt, hàng hóa dễ bị hư hỏng, hàng hóa nguy hiểm, hàng hóa ẩm
ướt, hàng hóa có mùi, hàng hóa có khối lượng lớn,...
Ngoài ra cũng sẽ có các loại hàng hóa cấm vận chuyển bằng đường hàng
không. Một số loại hàng hóa cấm vận chuyển bằng đường hàng không có thể
kể đến như:

■ Các chất ma túy, chất kích thích thần kinh, vũ khí đạn được, các trang thiết
bị kỹ thuật quân sự, các loại vũ khí thô sơ như dao, kiếm, giáo, mác,...
■ Các văn hóa phẩm đồi trụy, phản động ấn phẩm, tài liệu nhằm phá hoại
trật tự công cộng chống lại nhà nước Việt Nam.
■ Vật hoặc chất dễ gây cháy nổ và các chất gây nguy hiểm hoặc làm mất vệ
sinh, gây ô nhiễm môi trường.
■ Sinh vật sống, thực phẩm yêu cầu bảo quản, vật phẩm, ấn phẩm, hàng hóa
cấm nhập vào nước.
■ Các loại kim khí quý, đá quý (vàng, bạc, bạch kim,.. ), hay các sản phẩm
được chế biến từ kim khí quý, đá quý.
Quy trình vận chuyển bằng đường hàng không bao gồm
các loại chứng từ sau:
■ Hợp đồng chuyên chở
■ Booking
■ Đóng hàng
■ Làm thủ tục hải quan ở nước xuất khẩu
■ Phát hành AWB
■ Nhận chứng từ trước qua email
■ Thông báo hàng đến
■ Lệnh giao hàng
■ Làm thủ tục hải quan ở nước nhập khẩu
■ Nhận hàng