Truyen Thong Kinh Doanh Ky Nang Viet Email Final

TRUYỀN THÔNG TRONG
KINH DOANH
Giảng viên: TS. NGUYỄN PHÚC QUÝ THẠNH
For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

1
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
Chương 5
KỸ NĂNG VIẾT

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
• Cách viết các thư tín trong kinh doanh.

• Cách viết các báo cáo.
• Cách viết các tài liệu hướng dẫn.

HÌNH THỨC BÀI VIẾT
• Định dạng bài viết

• Căn lề (trái phải trên dưới)
• Loại chữ
• Cỡ chữ
• …

HÌNH THỨC BÀI VIẾT (VD)

NHỮNG QUY TẮC CHO MỘT
VĂN BẢN HIỆU QUẢ
1/ Mục đích rõ ràng
2/ Tập trung vào người đọc
3/ Nêu rõ thông điệp chính
4/ Bám sát chủ đề
5/ Tiết kiệm từ
6/ Dùng những câu đơn giản
7/ Xem xét chiến lược phân phối thông tin

- Giải thích/ thanh minh cho hoạt động đã xảy ra
- Truyền đạt thông tin
- Gây ảnh hưởng cho người đọc để thực hiện 1
hành động nào đó.
- Thông báo tin tốt/ xấu
- Chỉ đạo hành động

- Trước khi viết:
- “Tại sao tôi phải viết văn bản này? Mục đích
chính của nó là gì?”
- Sau khi hoàn thành văn bản:
- “Văn bản này đã đáp ứng mục đích của tôi
chưa?”

2/ Tập trung người đọc
- Khách hàng là nguồn giá trị kinh tế của công ty
- => cần hiểu – Mối quan tâm của KH, thái độ,
cách KH nhận thức giá trị (Những gì thực sự lôi
cuốn KH)

2/ Tập trung người đọc
- Chú ý:
- Mối quan hệ của người viết và người
đọc
- Các phong cách xử lý thông tin
- Những gì người đọc đã biết/ chưa biết
- Những mối quan tâm khác nhau

11
5.1. Viết và sự cần thiết phải có
kỹ năng viết tốt
• Viết, theo nghĩa đen, là tạo thành chữ
bằng những nét vạch ra (Nguyễn Lân, Từ
điển Từ và Ngữ Việt Nam, tr. 2025). Viết là
dùng chữ để nói lên ý kiến của mình trên
giấy/ trên máy, trên màn hình,… để người
đọc hiểu được mình muốn gì? Cần gì?
• Viết là một phương tiện giao tiếp rất quan
trọng.

Tầm quan trọng của kỹ năng viết:
Sản phẩm của viết là văn. Văn chính là

người. Đọc một bài viết của bạn, dù là
một bài văn, một bài báo, một bức thư,
một bản báo cáo hay kế hoạch, một thông
báo hay tài liệu hướng dẫn,… người đọc
có trình độ, tinh tế sẽ đoán biết được bạn
là ai? Trình độ ra sao? Những điều bạn
viết ra có đáng tin cậy không? Có nên làm
theo không?
Tầm quan trọng của kỹ năng viết (tt):
• Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn có được

sự cảm tình của cấp trên, của người có
quyền tiếp nhận và sắp xếp công việc
cho bạn(xem tr.150-151).
• Một bài viết tốt có thể giúp bạn vượt
qua đối thủ cạnh tranh (xem tr.150).
• Khả năng viết tốt sẽ giúp bạn giành và
giữ được khách hàng (xem tr.151-152).

Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao
tiếp bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong
các trường hợp sau:
• Thông tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng
trong tương lai (Các báo cáo, các đề án, kế hoạch,
thông báo,…).
• Thông tin (các hợp đồng, bản ghi nhớ, thoả thuận, các
thư thương mại, bản hướng dẫn,…) cần được lưu giữ
để làm căn cứ tổ chức thực hiện, giám sát công việc và
giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này.
• Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa
điểm nhận được thông tin (các thông báo, tài liệu hướng
dẫn,…).
• Các thông tin cần giữ bí mật (các số liệu, tài liệu,…)…

• Hãy luôn nhớ những gì bạn viết ra là

hình ảnh của chính bạn, nên khi viết bạn
phải hết sức cẩn thận, cần nắm vững và
vận dụng tốt nguyên tắc 7C (Clear,
Concise, Correct, Complete, Consistency,
Courteous và Cautious) đã được trình bày
ở chương 2.

Kết cấu một bài viết:
• Phần I (Mở bài): nêu vấn đề, xác định rõ mục
đích, lý do viết bài và các câu hỏi cần được giải
quyết.
• Phần II (Thân bài): Tập trung trình bày, giải
quyết những luận điểm đã nêu ở phần I. Lấy
những số liệu, chứng cứ để chứng minh và bình
luận về những luận điểm đó.
• Phần III (Kết luận): Tóm tắt những luận điểm đã
được trình bày ở phần II và trả lời cho những
câu hỏi đã được đặt ra ở phần I.

Các bước để thực hiện một bài viết:
• Phân tích người đọc/ người sử dụng bài

viết, xác định rõ mục tiêu họ đến với bài
viết, họ cần gì, muốn gì, bài viết có thể
giúp ích được gì cho họ.
• Xác định rõ mục tiêu bài viết. Trên cơ sở
xác định được người đọc, cần xác định
mục tiêu, chiến lược viết bài và gắn kết ba
yếu tố này với nhau.

Các bước để thực hiện một bài viết(tt):
• Phác thảo bài viết: Thu thập tài liệu,

chứng cứ, viết đề cương sơ bộ, đề cương
chi tiết, viết bản thảo.
• Rà soát và kiểm tra bản thảo: đọc lại bản
thảo thật kỹ, tốt hơn hết là nhờ người có
trình độ cao hơn đọc hộ, phát hiện những
sai sót, thiếu hụt, trên cơ sở đó tiến hành
sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài viết.
• Hoàn chỉnh bài viết và phát hành/ gửi đến
người đọc.
5.2. Cách viết các thư tín
trong kinh doanh.
• Thư, theo nghĩa đen, là giấy của một người gửi

cho một người khác để nói lên ý kiến hay tình
cảm của mình (Nguyễn Lân, Từ điển Từ và Ngữ
Việt Nam, tr.1779).

5.2. Cách viết các thư tín
trong kinh doanh.
• Malcolm Forbes, Chủ tịch và Tổng biên tập của

Tạp chí Forbes đã nói: “Một bức thư tốt có thể
giúp bạn có được vị trí làm việc ưng ý, giúp bạn
thoát khỏi những cạm bẫy đen tối, mang lại bạc
tiền, của cải cho bạn. Thật là dại dột, nếu ai đó
đã tự vứt đi cơ hội của mình bằng cách viết một
bức thư khiến người đọc quay lưng lại với họ”.

Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
(Business Mail Writing Process – BizMailWP).
Quy trình 5D:
• Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được
mục đích (Determing the End(s) and the
Means).
• Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên
quan (Defining the Reader and the Situation).
• Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the
Message).
• Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt,
sai sót (Detecting Deficiencies).
• Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the
Message).
Bước 1: Xác định mục đích và
cách đạt được mục đích.
• Trước khi viết một bức thư, bức điện hay

một thông báo,… bạn cần phải xác định
rõ: bạn viết văn bản này để làm gì? Hay
nói cách khác, phải xác định rõ: mục đích
của việc mình làm.
• Khi đã xác định được rõ mục đích, thì bạn
dễ dàng lựa chọn được thể loại thư, giọng
văn, mạch văn và phương tiện thể hiện
thích hợp.

Bước 2: Xác định người đọc
và bối cảnh có liên quan.
Công việc hết sức quan trọng là phải xác định rõ:
• Người đọc của bạn là ai? (Xác định được tiểu
sử của người đó thì càng tốt).
• Trình độ văn hoá, ngoại ngữ, chính trị - xã hội,
pháp luật,… của họ ra sao?
• Đặc biệt trình độ chuyên môn có liên quan đến
lĩnh vực bạn viết thư, điện, thông báo như thế
nào?
• Những mối quan tâm, kỳ vọng của họ đối với
lĩnh vực bạn viết thư tín, thông báo…?
• Bạn mong muốn gì từ người đọc, sau khi họ đã
đọc xong bức thư/ điện/ thông báo của bạn?
Bước 2: Xác định người đọc
và bối cảnh có liên quan (tt).
• Khi xác định được người đọc, bạn hãy đừng quên
xem xét bối cảnh diễn ra sự kiện (Thời điểm, tình
hình kinh tế, chính trị - xã hội,… vào thời điểm ấy)
và chọn cách xưng hô phù hợp.
• Chú ý: Nếu có nhiều người đọc thì bạn càng phải
cẩn trọng hơn, ngay cả khi xếp thứ tự tên và địa chỉ
của người nhận bạn cũng phải lưu tâm đến thứ
hạng, cấp bậc, địa vị của họ. Nếu sai sót, bạn có
thể làm mất lòng một số người và điều đó sẽ gây
bất lợi cho bạn.
• Hãy luôn nhớ: khả năng thành công trong giao tiếp
tỷ lệ thuận với mức độ hiểu biết về đối tác của bạn.
Vì vậy, càng hiểu biết sâu sắc, đầy đủ về người
đọc càng tốt.For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh
Bước 3: Viết bản thảo.
• Phần mở đầu – Phần đặt vấn đề: trong phần này cần
nêu rõ mục đích, lý do viết thư, nêu các câu hỏi mà bạn
đang muốn cùng người đọc tìm lời giải đáp.
• Phần thân bài: đây là phần dài nhất, quan trọng nhất
của bức thư. Trong phần này, bạn hãy dùng những lý lẽ,
lập luận, những số liệu, tài liệu, sự kiện, hiện tượng,…
để chứng minh cho những luận cứ của mình và thuyết
phục người đọc làm theo ý mình. Để bức thư có chất
lượng tốt, mang lại hiệu quả cao, bạn có thể sử dụng
chiến lược GIRO để trình bày bức thư
• Phần kết luận: Tóm tắt lại những luận điểm đã được
trình bày ở phần thân bài; Nhấn mạnh những vấn đề
mong muốn được giải đáp; Cám ơn, hứa hẹn, cam kết,
kính chào,…
Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những
thiếu hụt, sai sót và sửa chữa lại.
Sau khi viết xong bản thảo, cần đọc, kiểm tra
kỹ lưỡng từng chữ để phát hiện những thiếu
hụt, sai sót và sửa chữa lại. Hãy nhớ: đây là
công việc rất quan trọng, không thể thiếu. Gary
Blake, một chuyên gia nổi tiếng về thư tín, đã
từng nói: Trong viết thư, nếu không kiểm tra kỹ,
bạn có thể mắc phải những sai lầm, thiếu sót
đáng tiếc, gây cho bạn nhiều điều khó xử. Nếu
những sai sót ấy là nhẹ, nó có thể làm cho bạn
phải lúng túng, bối rối vì bị đối tác hiểu lầm, còn
những sai sót nặng có thể làm cho bạn phải mất
thời gian, tiền bạc, cơ hội kinh doanh, thậm chí
làm đổ vỡ cả uy tín của công ty và chính bạn.
(Những lỗi cần sửa, xem tr.159)
Bước 5: Phát hành bức thư.
• Bức thư đã hoàn thành, trước khi đóng

dấu, dán phong bì (đối với thư truyền
thống) hoặc nhấn nút “send” (đối với thư
điện tử) hãy nhìn lại một lần nữa xem bức
thư đã được ký chưa? Đã điền ngày,
tháng năm đầy đủ chưa? Tài liệu gửi kèm
theo đã sẵn sàng chưa?... Nếu mọi việc
đã sẵn sàng, đầy đủ hãy phát hành (gửi)
bức thư.
Chiến thuật GIRO.
• Gaining attention (Tạo sự chú ý).

• Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/
Khơi nguồn khát vọng).
• Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn,
trở ngại).
• Orchestrating action (Lên kế hoạch).
(xem chi tiết tr. 160-164)

Những điểm cần lưu ý
khi sử dụng chiến thuật GIRO
• Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, không hứa hão,
nói bừa.
• Biết cách thu hút người đọc nhưng không phóng
đại quá mức, không nịnh hót sáo rỗng, trơ trẽn.
• Phải tự tin và biết cách hành văn quả quyết, đầy
sức thuyết phục, nhưng không áp đặt, dồn ép
đối tác.
• Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học,
hợp lý thì mới có sức thuyết phục.
• Chú ý ảnh hưởng của văn hóa (văn hóa dân tộc,
văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân) đến cách
viết thư. For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh
Nguyên tắc STARS.
• S – Specific (Chính xác, cụ thể).

• T – Thoughtful (Cẩn trọng).
• A – Affirmative (Khẳng định, quả quyết).
• R – Respectful (Kính trọng).
• S – Simple (Đơn giản).
(xem tr. 164 – 172)

Nội dung
Khái niệm và sự cần thiết về kỹ năng viết thư tín thương mại
Cách trình bày thư tín thương mại.
Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh.

Khái niệm và sự cần thiết về kỹ năng viết thư
tín thương mại
Một phương tiện để lưu giữ, truyền và trao
Viết đổi thông tin qua các nã hiệu và kí tự tùy
vào hệ thống ngôn ngữ được sử dụng.
là? Hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý
lên giấy theo quy luật, cấu trúc của ngôn
ngữ.
Viết thường là để nhấn mạnh hoặc giải

thích ý tưởng.

Khái niệm và sự cần thiết về kỹ năng viết thư
tín thương mại
Thư tín Văn bản chứa đựng những thông tin mà một
người muốn báo cho một (hoặc nhiều) người
thương khác biết.
mại là?
Theo nghĩa rộng nhất, thư tín là bất kì thông tin

nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất
nhất định và được chuyển từ một người (người
gửi) sang một người khác (người nhận) theo ý
chí của người gửi.

Viết và sự cần thiết phải có kĩ năng viết tốt
Có được sự cảm tình của người khác
Duy trì mối quan hệ
VIẾT
1 phương tiện Tính bảo mật và sự thuận tiện
giao tiếp rất
quan trọng
Cách trình bày thư tín thương mại
Bư • Xác định mục đích và cách đạt được mục đích. (Determing the
End(s) and the Means)
ớc
1
Bư • Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan. (Defining the
Reader and the Situation).
ớc
2
Bư • Viết bản thảo
ớc
3
Nguyên tắc viết thư tín trong kinh doanh
CORRECT
3
CONCISE 2 5C 4 COMPLETE
1 5
CLEAR COURTEOUS
Giao tiếp thất bại
• Chào John,
• Tôi muốn để lại cho anh vài lưu ý ngắn gọn về
Daniel, người đang làm việc ở bộ phận của
anh. Anh ấy là một tài sản quý giá, và tôi rất
muốn nói với anh nhiều hơn về Daniel khi anh
có thời gian.
• Thân mến,

Giao tiếp thành công
• Chào John,
• Tôi muốn lưu ý với anh một chút về Daniel Kedar, người đang
làm việc trong bộ phận của anh. Trong vài tuần gần đây, anh ấy
đã sử dụng thời gian cá nhân của mình để giúp bộ phận IT hoàn
thành đúng hạn một vài công việc gấp rút.
• Chúng tôi có một dự án khá khó khăn vì nó sẽ chạy liên tục trong
3 tháng tới, và kiến thức và kĩ năng của Daniel hẳn là sẽ giúp ích
cho chúng tôi rất nhiều. Liệu chúng tôi có thể nhờ Daniel giúp
đỡ trong dự án này không? Và khi nào thì tôi có thể gọi cho anh
để bàn bạc kĩ hơn về vấn đề này?
• Thân mến,
• Skip
• Chào Matt,
• Tôi muốn bàn bạc với anh về chiến dịch Email Marketing mà chúng ta
gần như đã phác họa xong vào hôm thứ năm vừa rồi. Tôi thực sự nghĩ
rằng khách hàng mục tiêu của chúng ta muốn nhìn thấy những nỗ lực
của công ty trong các hoạt động từ thiện. Tôi nghĩ rằng điều đó đó có
thể tạo ra sức ảnh hưởng lớn, và nó sẽ tồn tại trong tâm trí khách
hàng lâu hơn là một chiến dịch bán hàng.
• Ví dụ như, nếu chúng ta nói về những nỗ lực của công ty về phát triển
bền vững cũng như những hoạt động thiện nguyện mà chúng ta đang
tiến hành ở các trường học của địa phương, thì những khách hàng
mục tiêu của chúng ta sẽ ghi nhớ thông điệp của chúng ta lâu hơn.
Sức ảnh hướng của nó cũng sẽ lớn hơn.
• Anh nghĩ sao về điều này?
• Jessica
• Chào Matt,
• Tôi muốn bàn bạc nhanh với anh về chiến dịch Email
Marketing mà chúng ta đã phân tích vào hôm thứ năm vừa
rồi. Khách hàng mục tiêu của chúng ta sẽ muốn nghe về
những nỗ lực của công ty trong hoạt động từ thiện, đặc biệt
là mục tiêu phát triển bền vững và giúp đỡ những trường
học địa phương của chúng ta.
• Thông điệp này sẽ mang lại sức ảnh hưởng lớn và nó sẽ tồn
tại trong tâm trí khách hàng lâu hơn là một chiến dịch bán
hàng truyền thống.
• Anh nghĩ sao về điều này?
• Jessica
• Chào Daniel,
• Cám ơn anh rất nhiều vì đã gặp tôi trưa nay! Tôi thực sự hứng
thú với cuộc trò chuyện (conservation) của chúng ta, và tôi rất
mong được chứng kiến sự tiến triển trong dự án của chúng ta.
Tôi nghĩ rằng rằng deadline công việc trong hai tuần (two-weak)
tới sẽ không phải là vấn đề.
• Cám ơn anh lần nữa, và tôi sẽ sớm nói chuyện trực tiếp với anh!
• Thân mến,
• Jack Miller

• Chào mọi người,

• Tôi gửi email này tới mọi người nhằm nhắc nhở về buổi họp
của chúng ta ngày mai!
• Hẹn gặp lại,
• Chris

• Chào mọi người,
• Tôi viết email này để nhắc mọi người về buổi
họp ngày mai về các chính sách viễn thông
mới. Cuộc họp sẽ diễn ra lúc 10h tại phòng họp
tầng 2. Hãy báo lại với tôi nếu bạn không thể
tham dự.
• Hẹn gặp lại mọi người,
• Chris

www.themegallery.com
• Jeff,
• Tôi muốn anh biết rằng tôi không lấy làm thích thú việc
nhóm của anh luôn luôn độc chiếm thời gian tranh luận
trong những buổi họp cuối tuần. Tôi có rất nhiều dự án và
tôi thực sự cần thời gian bàn luận về tiến độ dự án của
nhóm. Nhưng vì nhóm của anh mà tôi không thể làm điều
đó. Anh có thể đảm bảo sẽ dành thời gian cho tôi và nhóm
của tôi vào buổi họp tuần tới chứ?
• Cám ơn anh,
• Phil
• Chào Jeff,
• Qua email ngắn này, tôi muốn nhờ anh giúp tôi một việc.
Trong những buổi họp hàng tuần, nhóm của anh đã làm rất
tốt trong việc nêu bật sự tiến triển của dự án. Nhưng việc
này đã chiếm thời gian trình bày về tiến triển công việc
dành cho nhóm của tôi. Tôi sẽ rất cảm kích nếu anh có thể
dành cho nhóm của tôi thêm một chút thời gian trong buổi
họp hàng tuần để họ có thể báo cáo về công việc.
• Cám ơn anh rất nhiều và hãy cho tôi biết nếu tôi có thể làm
điều gì đó cho anh.
• Thân mến,
• Phil
• Phần mở đầu – Phần đặt vấn đề:
− Cần nêu rõ mục đích, lý do viết thư, nêu các
câu hỏi mà bạn đang muốn cùng người đọc tìm
lời giải đáp.

• Phần mở đầu – Phần đặt vấn đề:
• Phần thân bài:
− Đây là phần dài nhất, quan trọng nhất của bức
thư.
− Dùng những lý lẽ, lập luận, những số liệu, tài
liệu, sự kiện, hiện tượng,… để chứng minh
cho những luận cứ của mình và thuyết phục
người đọc làm theo ý mình.
Chiến lược GIRO
Gaining attention (tạo sự chú ý)
Increase desire (tăng thêm sự mong muốn)
Reducing resistance (giảm bớt khó

khăn, trở ngại)
Orchestration action (lên kế hoạch

hành động)

• Phần mở đầu – Phần đặt vấn đề
• Phần thân bài
• Phần kết luận
− Tóm tắt lại những luận điểm đã được trình bày
ở phần thân bài.
− Nhấn mạnh những vấn đề mong muốn được
giải đáp.
− Cám ơn, hứa hẹn, cam kết, kính chào,…
Bư • Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai sót và sửa chữa
lại. (Detecting Deficiencies).
ớc
4
Bư • Phát hành bức thư. (Distributing the Message).
ớc
5
Những lỗi thường gặp khi viết thư
Thêm quá Không phân
Bố cục rời Sử dụng nhiều hình chia thành
rạc, không màu sắc ảnh, bảng từng đoạn văn
khoa học, không biểu nhưng nhỏ hoặc tách
thiếu logic hợp lý không chú các mục con
không hợp lý
thích
Sử dụng Thiếu một

Mắc lỗi
giọng văn số phần của
Viết không ngữ pháp
không thư như: lời
rõ ràng chính tả
chuyên chào, chữ
hay cách
nghiệp ký, thời
For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh dùng câu
gian,…
Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh
Thư xin việc
Thư xác nhận
Thư chào hàng – báo giá
Thư mời
Thư đặt hàng
Thư thuyết phục đối tác
Thư công tác
Thư hỏi về tình hình kinh
doanh
Thư xin việc

Thư xác nhận Thư chúc mừng
Một số mẫu CV

THIẾT KẾ
1 bức thư tỏng kinh doanh
HÌNH THỨC
thông thường có 10 phần: Các ghi chú ( nếu cần )
6
Địa chỉ người gửi

1 Địa chỉ người nhận
7
Đặt vấn đề
2
Lời chào mở đầu
8
Kí tên
3
Nội dung bức thư
Lời chào kết thúc 9
4
Viết rõ họ tên, chức vụ,
Địa điểm thời gian viết thư đóng dấu ( nếu cần ) 10
5
Đáp án: 1 7 5 8 2 9 4 3
For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh 10
6
Địa chỉ người gởi
……………………………….
Địa chỉ người nhận
……………………………….
Địa điểm thời gian viết thư
…....…………………………………..
Lời chào mở đầu
……………………………….
Đặt vấn đề
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………
Nội dung bức thư
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………
Lời chào kết thúc
……………………………
Kí tên
………………………..
Viết rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu (nếu cần)
…………………………………………………………………
Các ghi chú (nếu cần) For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh
……………………………….
Cách trình bày thư tín trong kinh doanh.
(xem tr. 172- 183)

5.3. Cách viết các báo cáo.
Báo cáo, theo nghĩa thông thường, là bản
thuật lại những sự việc đã làm (Nguyễn
Lân, Từ điển từ và ngữ Việt Nam, tr.92).
Còn với các nhà quản trị thì báo cáo là
một loại văn bản mà họ phải thường
xuyên bận rộn để viết ra nó trong suốt quá
trình làm việc của mình. Nói cách khác,
viết báo cáo là một phần không thể thiếu
trong cuộc đời làm việc của các nhà quản
trị.
Các loại báo cáo:
– Báo cáo tính khả thi.

– Báo cáo quá trình phát triển.
– Các đề án.
(xem tr. 185-186)

Quy trình viết đề án (PropWP – The
Proposal Writing Process).
Theo tác giả J.E. Lisa Meyer, PropWP gồm 8
bước :
– Phân tích yêu cầu đối với đề án
(Analyse the RFP).
– Tiến hành nghiên cứu (Do research).
– Thiết kế mẫu thử (đối với đề án khoa
học kỹ thuật) hoặc lập đề cương (đối với
khoa học xã hội) (Design prototype).

Quy trình viết đề án (tt)
–Tập trung vào những điểm mấu chốt
của đề án (Focus proposal).
–Sắp xếp các thông tin có được
(Organize your information).
–Viết đề án (Write your proposal).
–Làm cho đề án trở nên ngắn gọn và
giản đơn, thân thiện đối với người đọc
(KISS your reader).
–Làm cho đề án hấp dẫn hơn (Impress
visually).
Quy trình viết đề án (tt)
(xem chi tiết tr. 186 – 199,

đặc biệt xem kỹ các tr. 192-195)

5.4. Cách viết các tài liệu hướng dẫn.
Trong đời sống hiện đại, những sản phẩm

mới, phức tạp, đa chức năng, đa công
dụng xuất hiện ngày càng nhiều, những
quy trình làm việc mới cũng ra đời liên tục
=> Cần có tài liệu hướng dẫn.

Quy trình viết tài liệu hướng dẫn
(The User Manual Writing Process –
UManWP).
• Bước 1: Phân tích người sử dụng (Anlysing the
users).
• Bước 2: Lập danh sách tác nghiệp/ công việc
(Designing a Task list).
• Bước 3: Phát triển bản phác thảo (Develping a
Draft).
• Bước 4: Rà soát và kiểm tra lại bản phác thảo
(Reviewing and Testing the Draft).
• Bước 5: Hoàn thiện bản hướng dẫn cuối cùng
(Finalizing the Manual). (tr.200-221)

BÀI TẬP CHƯƠNG 5
1. Chia thành các nhóm 2 người (một

người đóng vai người bán và một người
đóng vai người mua), vận dụng tất cả
các kiến thức được cung cấp trong mục
5.2, hãy viết bộ thư thương mại (Hỏi
hàng, Chào hàng, Hoàn giá/Chào đối,
Đặt hàng, Chấp nhận, Xác nhận) có nội
dung tốt, hình thức đẹp, chuyên nghiệp.

BÀI TẬP CHƯƠNG 5 (tiếp)
2. Hãy lựa chọn một đề tài nghiên cứu (Một đề

tài nghiên cứu khoa học trong sinh viên; Đề
tài để làm luận văn tốt nghiệp đại học; Đề tài
để làm Luận văn Thạc Sỹ,…) vận dụng 8 bước
của quy trình viết đề án để viết một đề án
hoàn chỉnh.


Truyen Thong Kinh Doanh Ky Nang Viet Email Final

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Truyen Thong Kinh Doanh Ky Nang Viet Email Final

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRUYỀN THÔNG TRONG

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Cách viết các thư tín trong kinh doanh.

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Định dạng bài viết

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Sản phẩm của viết là văn. Văn chính là

• Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn có được

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Hãy luôn nhớ những gì bạn viết ra là

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Phân tích người đọc/ người sử dụng bài

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Phác thảo bài viết: Thu thập tài liệu,

• Thư, theo nghĩa đen, là giấy của một người gửi

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Malcolm Forbes, Chủ tịch và Tổng biên tập của

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Trước khi viết một bức thư, bức điện hay

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Bức thư đã hoàn thành, trước khi đóng

• Gaining attention (Tạo sự chú ý).

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• S – Specific (Chính xác, cụ thể).

(xem tr. 164 – 172)

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Cách trình bày thư tín thương mại.

Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh.

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Viết thường là để nhấn mạnh hoặc giải

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Theo nghĩa rộng nhất, thư tín là bất kì thông tin

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Có được sự cảm tình của người khác

Duy trì mối quan hệ

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

• Chào mọi người,

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Increase desire (tăng thêm sự mong muốn)

Reducing resistance (giảm bớt khó

Orchestration action (lên kế hoạch

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Sử dụng Thiếu một

Thư xin việc

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

Địa chỉ người gửi

(xem tr. 172- 183)

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh

– Báo cáo tính khả thi.

(xem tr. 185-186)

For use with Business Communication by Nguyen Phuc Quy Thanh