KỸ NĂNG SẮP XẾP CUỘC HỌP VỚI KHÁCH HÀNG

Ms. Lưu Minh Thủy

thuy.luu@lttlawyers.com

Hà Nội, 09/2021

LTT LAWYERS LLP

Copyright ©2016– LTT LAWYERS. All right reserved. This presentation and its content are copyrighted under applicable Vietnamese and international laws.
It is strictly forbidden to use or copy this presentation, in whole or in part, without the authorization of the author in writing.
 Ý nghĩa

“Kỹ năng sắp xếp các cuộc họp với Khách hàng sẽ giúp quá trình cung cấp dịch
vụ được suôn sẻ, đạt hiệu quả cao và tạo ra ấn tượng tốt cho Khách hàng .”

www.lttlawyers.com 2
 Mục tiêu và nội dung bài học

1 Nắm đươc các nội

2 Nắm đươc các nội
dụng cần chuẩn bị dụng cần tiến hành
trước khi tiến hành trong khi tiến hành
cuộc họp cuộc họp

3 Nắm đươc các nội

4 Một số lưu ý khi sắp
dụng cần thực hiện
sau khi tiến hành xếp, chuẩn bị cuộc họp
cuộc họp

www.lttlawyers.com 3
 1. Những nội dung cần chuẩn bị

www.lttlawyers.com 4
 1. Những nội dung cần chuẩn bị

Xác định sự cần thiết của việc tổ chức cuộc họp

Ví dụ: Không nên tổ chức các cuộc họp trực tiếp chỉ
để chia sẻ thông tin lẻ tẻ. Thay vì đó có thể thực
hiện công việc này qua email, các công cụ giao tiếp
online khác

www.lttlawyers.com 5
 1. Những nội dung cần chuẩn bị

Xác định rõ mục đích cuộc họp

Ví dụ:

- Giới thiệu dịch vụ pháp lý đến khách hàng

- Tư vấn, giải đáp thắc mắc; hỗ trợ khách hàng các vấn đề
pháp lý khác: chuẩn bị cho phiên tố tụng, đàm phán với đối
tác,…

www.lttlawyers.com 6
 1. Những nội dung cần chuẩn bị
Thống nhất nội dung liên quan đến cuộc họp

Nội dung cần trao đổi tại cuộc họp

Địa điểm diễn ra cuộc họp

Thời gian họp: thời gian bắt đầu, thời lượng kéo dài bao lâu

Thành phần tham dự cuộc họp

Hình thức cuộc họp: họp trực tuyến, họp trực tiếp

Cần thống nhất phí cuộc họp, tính theo giờ hay theo buổi họp (nếu có)

www.lttlawyers.com 7
 1. Những nội dung cần chuẩn bị

Tiến hành chuẩn bị cho cuộc họp

Dựa trên các nội dung thống nhất, tiến hành sẽ sắp xếp địa điểm, thời
1
gian, và các nội dung liên quan
Gửi tài liệu trước hoặc chuẩn bị tài liệu để đảm bảo khách hàng có
2
tài liệu tham khảo

Chuẩn bị Thiết bị công cụ, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ khác cần
3
thiết: máy chiếu, bàn ghế, ánh sáng, điều hòa, bảng trắng, nước, …

Gửi mail sau khi các bên đã thống nhất các nội dung trong cuộc họp
4 và gửi một mail khác trước thời gian họp 1 ngày hoặc 1 buổi để cập
nhật lại thông tin với Khách hàng về việc tham gia cuộc họp

5 Nghiên cứu kỹ các vấn đề sẽ trao đổi trong cuộc họp

www.lttlawyers.com 8
 2. Tiến hành cuộc họp

Tiếp đón
khách hàng,
phát tài liệu Sử dụng các
(nếu có) kỹ năng để
chủ động trình Cuộc họp có
bày, ghi chép thể giải lao
và thảo luận trong trường Thống nhất
vấn đề hợp thời gian nội dung trao Kết thúc cuộc
kéo dài đổi trong cuộc
họp. họp

Tóm tắt những nội dung thống nhất/chưa

thống nhất, trao đổi công việc tiếp theo (nếu
có)

www.lttlawyers.com 9
 3. Sau khi kết thúc cuộc họp

Gửi email/biên bản cuộc họp liên

quan đến nội dung đã trao đổi tại
cuộc họp
Kết thúc
cuộc
họp

Triển khai nội dung công việc

được thông qua tại cuộc họp

www.lttlawyers.com 10
 4. Một số lưu ý

Sắp xếp thời gian, địa điểm cuộc họp phù hợp, thuận tiện cho các
bên

Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, thiết bị khi tổ chức cuộc họp

Phong thái của luật sư khi tham gia cuộc họp: tắt chuông điện
thoại, tham gia đúng giờ, trang phục lịch sự,…

Nên bắt đầu đúng giờ, không nên chờ đầy đủ người mới bắt đầu
(nếu không cần thiết)

Nên ghi chú nội dung họp để bảo đảm nội dung đã trao đổi được
đầy đủ

Không nên dành thời gian họp qua lâu

www.lttlawyers.com 11
 CẢM ƠN CÁC BẠN
ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE!

www.lttlawyers.com 12