Quan Tri Van Phong - Chuong 8

CHƯƠNG 8
SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ

1.Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà
nước
 Khái niệm
Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt

thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu
nhất định
1
nước
 Khái niệm
Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành,

sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo; là
phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình
thành trong quản lý.
2
nước
 Khái niệm
Văn bản quản lý nhà nước là những thông tin

quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự nhất
định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý
hành chính qua lại giữa các cơ quan nhà nước
với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, với cá
nhân 3
nước
 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Thứ nhất, VBQLNN được ban hành bởi các cơ

quan nhà nước dưới danh nghĩa cơ quan hoặc
người đứng đầu cơ quan
Thứ hai, VBQLNN là phương tiện phục vụ hoạt
động quản lý nhà nước của cơ quan, mang tính
quyền lực đơn phương
4
nước
 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Thứ ba, việc ban hành VBQLNN phải tuân thủ

đúng thể thức, thủ tục, trình tự do pháp luật quy
định
Thứ tư, VBQLNN được cơ quan nhà nước đặt ra
và áp dụng các biện pháp đảm bảo thực hiện theo
quy định của pháp luật
5
nước
 Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Mục đích của việc phân loại

• Nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng
loại VB ban hành cho phù hợp (cấu trúc, ngôn
ngữ)
• Tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng văn bản
hình thành trong hoạt động của cơ quan
• Có cách xử lý đúng đắn với từng loại khi lập hồ sơ,
bảo quản và lưu trữ 6
nước
Phân loại theo chủ thể ban hành

• Văn bản của các cơ quan quyền lực nhà nước
• Văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước
• Văn bản của các cơ quan tư pháp
7
nước
Phân loại theo nguồn gốc của văn bản

• Văn bản đến: cơ quan khác ban hành và gởi tới
• Văn bản đi: do cơ quan của mình ban hành và gởi

đến nơi khác
• Văn bản nội bộ: do cơ quan ban hành chỉ sử dụng
trong nội bộ, không gởi ra ngoài
8
nước
Phân loại theo phạm vi sử dụng của văn bản

• Văn bản thông dụng: được sử dụng phổ biến trong
hoạt động quản lý của các cơ quan (Quyết định,
Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, …)
• Văn bản chuyên môn mang tính đặc thù của một
ngành, 1 lĩnh vực công tác nhất định (Phiếu thu,
phiếu chi, hóa đơn, … thuộc ngành kế toán) 9
nước
Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến

của văn bản
• Văn bản mật: nội dung chứa bí mật nhà nước, bí
mật của cơ quan
• Văn bản nội bộ: chỉ sử dụng trong nội bộ
• Văn bản phổ biến rộng rãi là văn bản được phổ
biến rộng rãi trong cơ quan, trong nhân dân, đăng
trên báo, …. 10
nước
Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản

• Văn bản quy phạm pháp luật
• Văn bản hành chính
11
nước

 Văn bản quy phạm pháp luật (Hiến pháp, luật, ..)
• Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo
hình thức, trình tự do pháp luật quy định
• Nội dung có chứa quy tắc xử sự chung mang tính bắt
buộc đối với mọi đối tượng
• Nhà nước đặt ra những biện pháp đảm bảo thực hiện
theo quy định của pháp luật
12
nước

 Văn bản hành chính
• Văn bản hành chính cá biệt: quyết định quản lý thành
văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành (QĐ bổ
nhiệm Chủ tịch UBND Tỉnh Long An)
• Văn bản hành chính thông thường: được hình thành
trong quá trình hoạt động quản lý (Công văn, thông
báo, …)
13
nước
Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản

• Bản gốc/bản chính: hoàn chỉnh nội dung, hình thức, có
chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
• Bản sao là 1 bản giống y hệt như bản gốc được photo
lại từ bản gốc
• “Bản sao y bản chính” là bản có nội dung giống hệt
bản chính được nhà nước chứng thực
14
nước
 Hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp
• Nghị quyết (cá biệt)
• Quyết định (cá biệt)
• Quy chế
• Quy định
• Thông báo
• Báo cáo
15
1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà
nước
 Chức năng của văn bản quản lý
• Chức năng thông tin
• Chức năng pháp lý
• Chức năng quản lý
• Chức năng văn hóa
• Chức năng xã hội
16
2. Thể thức văn bản quản lý nhà nước
 Khái niệm
Thể thức văn vản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và
cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do các
cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo
cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
17
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính:
• Quốc hiệu
• Tên cơ quan ban hành văn bản
• Số, ký hiệu của văn bản
• Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành
• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
• Nội dung văn bản
• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• Dấu của cơ quan, tổ chức
• Nơi nhận 18
 Ý nghĩa, tác dụng của thể thức văn bản quản lý
nhà nước:
• Soạn thảo và ban hành phải được thống nhất
• Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý
• Thể hiện quyền uy và trách nhiệm của cơ quan ban
hành và người ký văn bản
• Nâng cao hiệu suất, chất lượng, tính thẩm mỹ của VB
• Tạo điều kiện cho việc quản lý, giải quyết văn bản và
lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ cơ quan
19
 Kỹ thuật trình bày các yếu tố văn bản quản lý
nhà nước:
 Thể thức: Phụ lục XII trang 334
• Khổ giấy A4 (210mm x 297mm)
• Định lề: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm
Lề dưới: cách mép trên từ 20 – 25mm
Lề trái: cách mép trên từ 30 – 35mm
Lề phải: cách mép trên từ 15 – 20mm
• Phông chữ: Times New Romance cỡ 13, 14
• Số trang: từ số 1, chữ số Ả rập, đứng, cỡ chữ 13, canh
giữa lề trên của VB
20
 Kỹ thuật trình bày các yếu tố văn bản quản lý nhà
nước:
 Nội dung:
1. Quốc hiệu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (1)
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (2)
Dòng (1) in hoa cỡ 12, đậm, cỡ chữ nhỏ hơn dòng (2) 1 số
Dòng (2) in thường cỡ 13, đậm, chữ cái đầu cụm từ viết
hoa, cỡ chữ lớn hơn dòng (1) 1 số, 2 dòng cách nhau
dòng đơn
Phía dưới dòng (2) có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài
bằng dòng (2) (dung lệnh Draw, không dùng Underline) 21
nước:
 Nội dung:
2. Tên cơ quan ban hành văn bản:
UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (1)
SỞ NỘI VỤ (2)
Dòng (1) – cơ quan chủ quản in hoa, cùng cỡ với Quốc hiệu
Dòng (2) – cơ quan ban hành văn bản in hoa, đậm, chữ
đứng, bằng chữ Quốc hiệu, canh giữa dưới tên cơ quan
chủ quản, phía dưới có đường kẻ nét liền dài từ 1/3 – 1/2
của dòng chữ, chiếm 1/2 trang giấy theo chiều ngang ở
phía trên 22
nước:
 Nội dung:
3. Số, ký hiệu văn bản: Phụ lục XIV trang 338 - 339
Số: 01/NQ-CP (1); Số: 02/BC-HĐND (2)
Dòng (1) – Nghị quyết của Chính phủ
Dòng (2) – Báo cáo của Hội đồng nhân dân
Số: Bắt đầu từ số 1 vào ngày đầu năm đến 31/12, chữ số
Ả-Rập, “Số” in thường, sau “Số” là dấu “:”
Ký hiệu: bao gồm chữ viết tắt tên của VB (Phụ lục XIV)
Giữa Số và ký hiệu có dấu “/”, giữa các nhóm từ viết tắt
có dấu “-” 23
nước:
 Nội dung:
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 03 năm 2022 (1)
Bình Thạnh, ngày 15 tháng 01 năm 2022 (2)
Địa danh là tên riêng của Tỉnh, TP, Quận, huyện, …nơi cơ
quan đóng trụ sở; Ngày, tháng, năm ghi chữ số Ả-rập,
nếu ngày tháng nhỏ hơn 10, thì trước nó phải ghi số 0
Được trình bày cùng dòng với số, ký hiệu của VB, chữ
nghiêng, chữ cái đầu địa danh viết hoa, cách nhau dấu
phẩy, được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu 24
nước:
 Nội dung:
5. Tên và trích yếu nội dung văn bản
THÔNG TƯ (1)
Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (2)
(1) - Tên loại VB do cơ quan ban hành phải được ghi, trừ
công văn – canh giữa, in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14
(2) Trích yếu nội dung – là câu ngắn gọn hoặc 1 cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản, canh
giữa ngay dưới tên VB, in thường, đứng, đậm, chữ 14,
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài 1/3 – 1/2 dòng25
nước:
 Nội dung:
6. Nội dung chính của văn bản: theo thể loài và nội dung
(1) Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm
(2) Quyết định – theo Điều
(3) Các hình thức VB khác theo phần, chương, mục, điều
phải ghi rõ tiêu đề
Trình bày bằng chữ in thường dàn đều 2 lề, chữ đứng cỡ
chữ 13, 14, dòng đầu tiên của đoạn lùi 1cm, khoảng
cách giữa các đoạn 6pt, khoảng cách giữa các dòng
single line – 1.5 lines
26
nước:
 Nội dung:
- Đối với VB có căn cứ pháp lý: sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy” (;), riêng
căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy” (,)
- Phần, chương: từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của
nó được trình bày trên 1 dòng riêng, canh giữa, in
thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13, 14
- Mục: từ “Mục” và số thứ tự cũng trên 1 dòng riêng, in
thường, đứng, đậm, chữ 13, 14. Tiêu đề của Mục ngay
dưới, canh giữa, in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 12, 13 27
nước:
 Nội dung:
- Điều: từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề trình bày chữ in
thường, cách lề trái 1 tab, số thứ tự chữ số Ả rập, sau số
thứ tự có dấu chấm (.), kiểu chữ đứng, đậm
- Khoản: số thứ tự các khoản dung chữ số Ả rập, sau số
thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ bằng chữ lời văn (13, 14),
đứng. Nếu “Khoản” có tiêu đề thì trình bày 1 dòng
riêng, in thường, đứng
- Điểm: thứ tự dung chữ cái tiếng Việt abc, sau có dấu
đóng ngoặc đơn, in thường, đứng, cỡ chữ 13, 14 28
nước:
 Nội dung:
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm
quyền
- Ký thay mặt tập thể: viết tắt TM (thay mặt)
- Ký thay người đứng đầu cơ quan: KT (ký thay)
- Thừa lệnh của người đứng đầu cơ quan: TL (thừa lệnh)
- Thừa ủy quyền của người đứng đầu cơ quan: TUQ (thừa
ủy quyền)
Chức vụ ghi trên VB là chức vụ chính thức của người ký
Họ, tên đệm và tên của người ký VB, in thường, đứng, đậm,
29
nước:
 Nội dung:
8. Dấu của cơ quan
- Đóng dấu theo quy định (1/3 trên chữ ký phía bên trái)
9. Nơi nhận
- Từ “Nơi nhận” trên 1 dòng riêng ngang với dòng chức vụ
của người ký, sát lề trái, in thường, nghiêng, đậm, cỡ 12
- Phần liệt kê các CQ, cá nhân in thường, đứng, cỡ 11, mỗi
đơn vị 1 dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;)
- Dòng cuối cùng gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp
theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy, viết tắt tên BP soạn
thảo VB và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm 30
 Kỹ thuật trình bày các yếu tố văn bản quản lý
nhà nước:
 Nội dung:
10. Các thành phần khác
- Dấu chỉ mức độ mật theo quy định ở Phụ lục XII
- Dấu chỉ mức độ khẩn theo quy định ở Phụ lục XII
(Trang 334 – 335)
31
 Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao
• “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO”, “SAO
LỤC”
- Trình bày theo Phụ lục XIII trang 226
- Số, ký thiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký
được đánh cung cho các loại bản sao do cơ
quan thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao
theo Phụ lục XIV trang 338 - 339
32
3. Ngôn ngữ trong văn bản hành chính
 Khái niệm, đặc điểm của phong cách ngôn ngữ
hành chính
Khái niệm
Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong
cách của tiếng Việt gọt dũa dung trong các
văn bản thuộc phạm vi công tác quản lý, điều
hành, giao dịch của các cơ quan, tổ chức
trong nước và quốc tế
33
 Khái niệm, đặc điểm của phong cách ngôn ngữ
hành chính
Đặc điểm
• Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc
• Tính khuôn mẫu (theo thể thức quy định)
• Tính khách quan, nghiêm túc
• Tính trang trọng, lịch sự
• Tính phổ thông, đại chúng (từ ngữ văn chương)
34
 Cách sử dụng câu, diễn đạt, xưng hô trong văn
bản
Cách sử dụng câu
• Câu tường thuật (sử dụng nhiều trong VB)
• Câu cầu khiển (yêu cầu, đề nghị, nghiêm cấm, …)
• Câu nghi vấn (bắt buộc phải đặt câu hỏi hoặc yêu
cầu trả lời điều gì)
• Câu cảm thán (Rất ít sử dụng)
35
 Cách sử dụng câu, diễn đạt, xưng hô trong văn
bản
Cách diễn đạt và trình bày
• Diễn đạt ngắn gọn: mỗi đoạn chỉ nên 1 ý chính, diễn
đạt bằng 1 số câu. Các câu trong đoạn phải có sự liên
kết với nhau để phán ánh 1 chủ đề, hành văn dễ hiểu.
• Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có
phần căn cứ pháp lý, phần mở đầu, có thể được bố
cục theo phần, chương, mục, điều, khoản hoặc điểm
và chia theo các thành phần
36
 Cách sử dụng các loại dấu câu
 Khái niệm
• Dấu câu là phương tiện ngữ pháp dung trong chữ
viết có tác dụng làm rõ trên mặt chữ viết một cấu tạo
ngữ pháp, bằng cách chỉ ranh giới giữa các câu, giữa
các vế của câu ghép, giữa các thành phần của câu
đơn.
• Dấu chấm (.), dấu hỏi (?), dấu cảm (!), dấu chấm
lửng (…), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hai
chấm (:), dấu gạch ngang (-), dấu ngoặc đơn (), dấu
ngoặc kép “”. VBQLNN không sử dụng ?, !, …
37
 Cách xưng hô trong văn bản hành chính
 Trường hợp tự xưng
• Trường hợp trong văn bản gởi lên cấp trên thì khi tự
xưng phải nêu tên đầy đủ của cơ quan mình
• Trường hợp trong văn bản gởi cấp dưới thì khi tự
xưng chỉ cần nêu tên cấp bậc chủ quản như : Bộ,
Tổng cục, UBND tỉnh, …
• Trường hợp trong văn bản gởi ngang cấp khi tự
xưng có thể thêm từ “chúng tôi”
38
 Cách xưng hô trong văn bản hành chính
 Trường hợp gọi tên các cơ quan hoặc cá nhân
nhận văn bản
• Nếu CQ nhận văn bản là cấp trên thì khi gọi tên chỉ
cần nêu tên cấp bậc chủ quản của cty đó
• Nếu CQ nhận văn bản là ngang cấp hoặc bên ngoài
hệ thống thì khi gọi tên cty đó cần nêu đầy đủ tên cty
• Nếu VB gởi cá nhân thì nên gọi “ông” hoặc “bà”
• Nếu người nhận VB có chức vụ, chức danh học hàm,
khi cần thể hiện tôn trọng có thể gọi theo chức vụ,
chức danh, học hàm, … (Bộ trưởng Bộ GD&ĐT)
39
4. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý
 Các yêu cầu
 Đảm bảo tính mục đích
 Đảm bảo tính khoa học (nội dung, hình thức)
 Đảm bảo tính quy phạm
 Đảm bảo tính đại chúng
 Đảm bảo tính khả thi
40
 Văn bản quy phạm pháp luật
• Bước 1: Công tác chuẩn bị
• Bước 2: soạn đề cương và viết bản thảo văn bản
• Bước 3: tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự
thảo văn bản
• Bước 4: thẩm định dự thảo
• Bước 5: xét duyệt và ký văn bản
• Bước 6: ban hành và tổ chức thực hiện
41
 Văn bản hành chính
• Bước 1: chuẩn bị soạn thảo
• Bước 2: xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình
thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước
• Bước 3: Duyệt văn bản
• Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban
hành
42
SƠ ĐỒ
HƯỚNG DẪN
SOẠN THẢO
VĂN BẢN
Theo NGHỊ ĐỊNH

30/2020/NĐ-CP,
ngày 05/03/2020
của Chính Phủ về
công tác văn thư
43
44
45
46

Quan Tri Van Phong - Chuong 8

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Quan Tri Van Phong - Chuong 8

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CHƯƠNG 8

SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ

Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt

Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành,

Văn bản quản lý nhà nước là những thông tin

Thứ nhất, VBQLNN được ban hành bởi các cơ

Thứ ba, việc ban hành VBQLNN phải tuân thủ

Mục đích của việc phân loại

Phân loại theo chủ thể ban hành

• Văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước

• Văn bản của các cơ quan tư pháp

Phân loại theo nguồn gốc của văn bản

• Văn bản đi: do cơ quan của mình ban hành và gởi

Phân loại theo phạm vi sử dụng của văn bản

Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến

Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản

• Văn bản hành chính

Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản

Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản

Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản

Theo NGHỊ ĐỊNH

You might also like