CHƯƠNG 5

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1
KHÁI NIỆM: SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Sư kiên là hoat động được lên kê họach của cá nhân, tổ chức thu hút sự
chú ý để tao điều kiện tiếp cận công chúng nhằm đạt được những mục
tiêu nhất định.
KHÁI NIỆM: TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức sự hiên là môt quá trình bao gồm sư kết hơp giữa ý tưởng, các
hoạt động lao động của con người với các công cu lao động, thực hiện các
dịch vụ đảm bảo toàn bộ các hoạt động của một sự kiện cụ thể nào đó
diễn ra theo đúng kế hoạch trong một thời gian và không gian cụ thể
nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điêp hiệu quả
phù hợp với mục tiêu mà cá nhân, tổ chức mong muốn đạt đươc.
CÁC ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ

Chủ sở Người
hữu sự tổ chức
kiện

Người
tham dự
VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Thu hút công chúng mục

tiêu đến CT marketing…

Thể hiện sức mạnh truyền

thông mạnh mẽ/ duy trì, khuyết
VAI Góp phần quan trọng
trong xây dựng văn
trương uy tin cá nhân, DN
TRÒ hóa DN

Cộng cụ hiệu quả thực

hiện mục tiêu PR cá nhân,
T/c
NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

XÁC ĐỊNH ĐÚNG

XÁC ĐỊNH THÔNG
ĐẶT MỤC TIÊU CỤ CÔNG CHÚNG/ XÂY DỰNG KẾ XÁC ĐỊNH NGUỒN
ĐIỆP QUẢNG CÁO
THỂ RÕ RÀNG ĐỐI TƯỢNG MỤC HOẠCH SỰ KIỆN NHÂN LỰC
CHO SỰ KIỆN
TIÊU
 Hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện

01. 02. 03. 04.

Xây dựng kế Xây dựng kế Triển khai các Biện pháp nâng
hoạch nhân sự hoạch tài chính bước trong tổ cao hiệu quả tổ
cho sự kiện cho sự kiện chức sự kiện chức sự kiện 7
5.2.1 Xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự kiện.
Xây dựng kế hoạch nhân sự cần phải:

Rõ ràng
Lorem ipsum dolosit
Hợp lý
Lorem ipsum dolorsit
Cụ thể
Lorem ipsum dolosit

8
Yêu cầu

Đủ về số
Phù hợp về cơ Đảm bảo về chất
lượng
cấu lượng

9
Nội dung xây dựng kế hoạch nhân sự 01 Xác định nguồn nhân lực cần thiết

02. Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

03. Phân công nhiệm vụ cụ thể và rõ

ràng

04. Coi trọng công tác huấn luyện

2

1
05. Công tác kiểm tra đánh giá và khen
4 thưởng
5
10
BÀI TẬP NHÓM
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CHO NHÓM LÀM BÀI GIỮA KỲ

11
 Nhân viên full time Nhân viên part time

Giữ vị trí chủ chốt, có khả năng quản lý Giữ vị trí đòi hỏi số lượng nhiều
tốt

Tinh thần trách nhiệm cao Tinh thần trách nhiệm cao

Dự báo được các tình huống Thực hiện tốt công việc cụ thể

Xử lý và khắc phục tình huống linh hoạt Nhạy bén trong việc xử lý tình
huống

Kỹ năng làm việc nhóm, đoàn kết, khích

lệ Phối hợp tốt với các bộ phận khác
12
Các bước phân bổ nguồn nhân lực

01
Xác định hạng
mục công việc Xác định nhân
và nhiệm vụ 02 sự cần thiết

03
Đánh giá điểm
mạnh điểm yếu 04 Phân công công việc
của nhân sự phù hợp với năng
lực của nhân sự 13
 Nhiệm vụ và trách nhiệm của các loại
nhân sự

Quản lý sự kiện Trợ lý quản lý sự kiện

Trưởng các bộ phân Nhân viên

.

14
 01 Cung cấp thông
Nội dung và thông điệp của sự kiện tin liên quan
02 đến sự kiện
Thông tin về sản phẩm dịch vụ
03 đến nhân viên
Thời gian và không gian tổ chức (training)
04
Trách nhiệm và công việc của từng vị trí
05
Hướng dẫn kỹ năng xử lý vấn đề
06
Các quy định cần tuân thủ
15
Ngoài ra cần phải quan tâm đến một
số vấn đề :
01

01
Liên kết với các bộ phận khác

02
Coi trọng công tác kiểm tra đánh giá

03
Có chế độ thưởng, phạt kịp thời 16
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHO
SỰ KIỆN

17
BÀI TẬP SUY NGẪM: BẠN LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHI TIÊU 1 THÁNG CỦA
BẢN THÂN (BÀI TẬP CÁ NHÂN)
Bước 1: liệt kê các hạng mục
Bước 2: Nhóm những hạng mục cần chi phí và hạng mục có thể vay mượn,
hoặc xin, hoặc…
Bước 3: nhóm hạng mục liên quan đến sinh hoạt cơ bản và chi tiêu cơ bản
liên quan đến học, vui chơi, giải trí…
Bước 4: Nhớ bổ sung them các hoạt động phát sinh (không thường xuyên)
Bước 5. Dự trù kinh phí có thể phát sinh
Bước 6: Tổng kinh phí và cân đối thu chi

18
 Các yếu tố cơ bản khi xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện

Khẳng định có đủ Sử dụng ngân sách Xác định rõ quy Việc chi tiêu phải
nguồn ngân sách hợp lý và hiệu quả mô, vị trí, địa điểm tuân thủ chế độ và
tổ chức phù hợp chính sách quản lý
với ngân sách tài chính của doanh
nghiệp và pháp luật
Nhà nước

19
 2 vấn đề cơ bản
trong nội dung của
kế hoạch tài chính

Dự toán Phân bổ
ngân sách ngân sách
Creative solutions presents

amet eos odio price cash adhuc an cash

voluptua lorem.

20
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
- Dự kiến khối lượng công
1 việc, hàng hóa, dịch vụ.
- Tổng hợp chi phí theo
3 bước phương pháp cộng dồn lũy kế.
2 - Dùng phương pháp loại trừ,
Căn cứ vào nhu giữ lại hàng hóa bắt buộc.
cầu thực tế và
điều kiện của mỗi
sự kiện mà chọn
ra khối lượng 3
công việc, hàng
Phụ thuộc rất lớn
hóa, dịch cụ thích
vào tổ chức sự
hợp.
kiện

21
PHÂN BỔ NGÂN SÁCH
1
Lập bảng
chi phí chi
2 tiết
Kiểm tra điều
chỉnh tổng
thể
3
- Bảng chi phí tổng quát
Bảng chi phi
được lập - Bảng chi phí chi tiết
thành 2 loại
22
 TÓM LẠI

Quản trị chi phí một cách hợp lý

nhằm phát huy tối đa hiệu quả với
khối lượng ngân sách đã dự kiến là
một công việc thực sự cần thiết.

23
TRIỂN KHAI CÁC BƯỚC TRONG TỔ
CHỨC SỰ KIỆN

24
Phần 2: buổi 2

25
Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện
Nguyên tắc khi xác định mục tiêu
01
Khả thi
02 Phù hợp khung thời gian
03 Rõ ràng, cụ thể
04 Phù hợp ngân sách

26
 Lễ tổ chức sản
phẩm mới

Tổ chức họp
báo, thông cáo Giới thiệu đến Trình diễn trên
báo chí công chúng đường (roadshow)
sản phẩm mới:

Bước 2: Xác định loại hình sự kiện 27

 Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho sự
kiện

Thông điệp cần truyền tải

Sáng tạo và đột phá

Chú Cá tính, phong cách
ý Nội dung cấu trúc của sự kiện
Quy mô sự kiện
Cảm nhận
28
Bước 4: Thiết kế sự
kiện.
Địa điểm tổ chúc sự
kiện:

29
 - Sự kiện diễn ra:
02/10/2018
- Thông điệp:
“MÃNH LIỆT TINH
Process Your THẦN VIỆT NAM”
Meter

30
 Hoạt động
Ngoài mục đích chính triển
lãm, Paris Motor Show còn
có nhiều sự kiện, buổi hội
thảo, thuyết trình các đề về
kinh tế, xã hội, kỹ thuật và
ảnh hưởng của nó lên
ngành công nghiệp ô tô thế
giới.
 Thiết kế hình ảnh

31
 Xác định vấn đề

1 Đối tượng, thành phần tham gia

Bước 5: Lên kế .

hoạch tổ chức sự 2
Số lượng.
kiện
3 Phương pháp thu hút
32
 Phương pháp thu hút

 Đại sứ Việt Nam Hơn 1 triệu người cùng xem màn ra

 Bí thư thành ủy mắt tại buổi triển lãm được quan
 Giám đốc thiết kế xe tâm nhất thế giới tại Vinfast.vn đã
 Cánh truyền thông thực sự mãn nhãn. 33
34
BƯỚC 6: TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

35
 About
Lực lượng báoUs
chí, truyền thông

Hiệu ứng âm thanh, ánh sáng

Logo hình chữ V nằm giữa sân khấu

36
Sự kiện ra mắt
hai mẫu xe
VinFast khai
màn bằng tiết
mục múa
truyền thống
với cây tre trên
nền phong cảnh
đất nước Việt
Nam với cánh
đồng lúa, tàu
thuyền đánh cá
trên biển...

37
 Bà Lê Thị Thu
Thuỷ - nữ chủ
tịch VinFast xuất
hiện trong chiếc
áo dài đỏ cùng
với ông James
Deluca

38
 LUX A2.0 và
LUX SA2.0
xuất hiện hoành
tráng trên sân
khấu Paris
Motor Show
2018

Mẫu SUV LUX

A2.0 Mẫu Sedan LUX
SA2.0
39
Hoa hậu Trần Tiểu Vy cùng cựu cầu thủ David Beckham
có mặt trên sân khấu

40
Khán giả và truyền thông

41
Bước 7: Kết  Sau sự kiện này, Vinfast khẳng
thúc sự kiện
định được người Việt Nam đã sản
đánh giá, rút
xuất được những chiếc xe hơi
kinh nghiệm
mang thương hiệu Việt Nam đầu
tiên.

 Chất lượng sánh ngang với những

chiếc ô tô trên thế giới.

42
Để nâng cao hiệu quả tổ chức sự
kiện thì có những biện pháp
.

Quản lý tốt các hoạt động sự kiện

Tăng cường phát huy chức năng
giám đốc Marketing trong các
5.2.4. Biện
hoạt động sự kiện pháp nâng cao
Quản lý tốt nhân sự hiệu quả tổ
Quản lý tốt công tác tài chính chức sự kiện
cho sự kiện
43
Quản lý tốt cho các hoạt động sự kiện
Thực tế khi diễn ra sự kiện Phải cần quản Cần có kế
sẽ không giống với kế lý tốt các hoạt hoạch ứng
hoạch, những thay đổi bất động của sự phó với các
ngờ và tình huống phát kiện trước tình huống bất
sinh khi triển khai tổ chức trong và sau ngờ có thể
khi diễn ra. phát sinh.

Sẽ thất bại nếu nhà

quản lý không nắm
được sự thay đổi
44
Tăng cường phát huy chức năng giám đốc marketing
trong các hoạt động sự kiện

Tổ chức sự kiện
Để đảm bảo được
là bộ phận cấu
Thực tế sự thành công của
thành nên chiến Chỉ có nhà quản
những hoạt sự kiện cần tăng
lược PR hướng trị marketing cường phát huy
động PR chỉ
tới mục tiêu cơ mới hiểu hết ý chức năng giám
quan tâm
bản, thiết lập nghĩa và vai trò đốc Marketing
đến lợi ích
mối quan hệ tốt của sự trong các hoạt
của tổ chức
đẹp, coi việc kieejntrong động của sự kiện.
mà quên đi
nghiên cứu và chuỗi hoạt động
lợi ích của
tối đa hóa lợi của tổ chức
khách hàng.
ích cho khách là
sứ mệnh của tổ 45
Chìa khóa thành Phân bổ nguồn
công của sự nhân lực hợp lý
kiện
Cần có kỹ Quản lý tốt
năng và kinh nhân sự
nghiệm
Kiến thức
Phân công công việc kỹ năng
với chức năng cần thiết
46
 Quản lý tốt công tác tài chính cho sự kiện

Quản lí chặt chẽ Sử dụng tài

tránh hao hụt và chính một cách
lãng phí chuyên nghiệp
Quản trị
tài chính

Xác định đúng Có kiến thức chuyên

nguồn ngân sách môn về tài chính và
cho sự kiện am hiểu sự kiện
47
5.3.5. KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP
Kỷ niệm ngày thành lập là sự kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng
của mọi tổ chức và doanh nghiệp. Thông qua việc tổ chức sự kiện
này các doanh nghiệp muốn khẳng định sự trưởng thành và phát
triển của tổ chức mình trong thời gian qua.
 Ý nghĩa
 Là cơ hội để đánh giá lại những thành công, rút ra những

bài học kinh nghiệm cho sự phát triển trong tương lai.

 Củng cố niềm tin, thái độ của công chúng đối với hoạt

động chung của tổ chức.

 Là cơ hội gắn kết các thành viên trong tổ chức.

 Củng cố văn hóa doanh nghiệp, tăng cường tình đoàn kết

nội bộ, tri ân các nhóm công chúng đã giúp đỡ tổ chức

trong suốt chặng đường phát triển của mình.

 Khẳng định sự tồn tại và giá trị thương hiệu của tổ chức.
 Những vấn đề cần chú ý khi tổ chức kỷ
niệm ngày thành lập

 Lên kế hoạch chuẩn bị chu đáo

 Công tác điều hành sự kiện: Cần phải xây dựng

kịch bản điều hành chi tiết
 Công ty cổ phần sữa Việt Nam
(Vinamilk) đã tổ chức Lễ kỷ niệm 40
năm thành lập (20/8/1976-20 /8/2016)
tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Mỹ
Đình, Hà Nội vào tối 20/8.

 Chương trình kỷ niệm mang tên -

“Giấc mơ sữa Việt” được truyền hình
trực tiếp trên kênh VTV1, Đài truyền
hình Việt Nam.
 Tham dự buổi lễ: Sự hiện diện của
Chủ tịch Quốc hội, các Ủy viên Bộ
Chính trị, Bí thư Thành ủy Thành
phố Hồ Chí Minh; Ủy viên Trung
ương Đảng, Phó Chủ tịch nước
cùng các đồng chí Ủy viên Trung
ương Đảng, lãnh đạo các Bộ, ngành
Trung ương, Thành phố và các tỉnh.

Cùng tham dự còn có một số Đại sứ, Trưởng cơ quan đại diện các
nước. Tổng Bí thư Nguyễn Phú Trọng, nguyên Tổng Bí thư Đỗ
Mười; Chủ tịch nước Trần Đại Quang, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn
Xuân Phúc; Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân đã gửi lẵng
hoa chúc mừng.
Bà Mai Kiều Liên-Tổng Giám Đốc Công ty cổ phần Sữa Việt
Nam (Vinamilk) phát biểu khai mạc Lễ kỷ niệm 40 năm thành
lập công ty.
Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân trao tặng Huân
chương Độc lập hạng Ba của Chủ tịch nước cho Ban lãnh đạo
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ( Vinamilk).
Bà Mai Kiều Liên – Tổng Giám Đốc Vinamilk trao bảng tượng
trưng 22,5 tỷ đồng (tương đương khoảng 4 triệu ly sữa) cho Quỹ
sữa Vươn cao Việt Nam năm 2016 cho trẻ em nghèo tại 40 tỉnh
thành nhân kỷ niệm 40 năm thành lập công ty đến bà Đào Hồng
Lan- Thứ Trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội.
Bà Lê Thị Băng Tâm - Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị trao tặng 6 tỷ
đồng cho 6 tỉnh đang thực hiện chương trình Sữa học đường để động
viên khích lệ những địa phương đang thực hiện tốt thay cho món quà
của Vinamilk gửi tặng trong chương trình kỷ niệm 40 năm Vinamilk
Vinamilk, với kinh nghiệm đã từ nhiều năm tự triển khai thực hiện chương
trình Sữa học đường ở các địa phương trên cả nước, đã quyết định tiên
phong đồng hành cùng Chính phủ và các Bộ Ngành liên quan đặc biệt là
Bộ Y Tế để triển khai chương trình Sữa học đường. Nhân dịp kỷ niệm 40
năm thành lập, Vinamilk đã quyết định hỗ trợ 14 tỷ đồng cho học sinh của
14 tỉnh khó khăn nhất Việt Nam trong chương trình Sữa học đường.
Ca sĩ Hồng Nhung cùng nhóm nhạc Họa Mi đang hát vang bài
ca “Vươn Cao Việt Nam” tại Lễ kỷ niệm
5.3.6. TỔ CHỨC HỘI THẢO, HỘI NGHỊ
 5.3.6.1. Hội thảo
 Hội thảo là một cuộc họp của một nhóm người có chung một
mối quan tâm để thảo luận, tranh luận về mối quan tâm đó.
 Hoạt động này được triển khai để làm sáng tỏ nguyên nhân, lý
do, cơ sở hình thành và nhiều nội dung liên quan vấn đề được
đề cập tới để đưa ra những dự báo sơ bộ về vấn đề này.
Các loại hội thảo thường được triển khai tại các doanh nghiệp, tổ
chức nhà nước:

Hội thảo chuyên ngành

Hội thảo giới thiệu sản phẩm

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

VD: Dai-ichi Life Việt Nam tổ chức Hội thảo giới thiệu sản
phẩm mới “Bảo hiểm Hỗ trợ Chi phí chữa trị Bệnh nan y”
5.3.6.2. Hội nghị
Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức nhằm bàn bạc và thảo
luận về một vấn đề cụ thể. Mục đích của hoạt động này là hướng
đến tìm kiếm giải pháp phù hợp. Nhằm giải quyết các công việc
thực tế dựa trên cơ sở tổng kết tình hình hoạt động đã qua. Rút
kinh nghiệm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại.
 Hội nghị
Hội nghị khách
hợp tác hàng
Hội nghị
tổng kết đầu tư và
năm phát triển
VD: Hội nghị Chữ Thập Đỏ gồm các thành viên Hội Chữ Thập
Đỏ nhằm tổng kết tình hình đã qua, rút ra kinh nghiệm và bàn
phương hướng hoạt động trong thời gian tới.
VD: Hội nghị Tiểu vùng sông Mêkông là hội nghị giữa các nước
Trung Quốc, Lào, Thái Lan, Campuchia, Việt Nam nhằm thảo
luận về việc phát triển bền vững và hợp tác của tất cả các nước
có con sông Mêkông chảy qua
Để đảm bảo thành công của hội thảo, hội nghị các nhà quản trị
sự kiện cần chú ý những vấn đề sau:

Chuẩn
Xây bị
dựng nhân
Chuẩn kịch sự và
bị nội bản chi kinh
dung tiết và phí
cho hội điều
5.3.7. SỰ XUẤT HIỆN CỦA NGƯỜI NỔI
TIẾNG
 Là sử dụng người nổi tiếng để PR cho sản phẩm, thương
hiệu, sự kiện nhằm thu hút sự chú ý của công chúng cũng
như truyền thông.
 Khi triển khai hoạt động
PR của tổ chức và doanh
nghiệp, hay các sự kiện
khai trương hoặc giới thiệu
sản phẩm mới thường mời
sự xuất hiện của những
người nổi tiếng. (Là những
diễn viên, ca sĩ, doanh nhân
thành đạt, những người có
sức ảnh hưởng tới công
chúng).
 2 KHÍA CẠNH

01 02
TÍCH CỰC TIÊU CỰC

03 04
TÍCH CỰC

01 Thu hút sự chú ý của công

chúng
02 Tạo lòng tin cho công chúng

03 Lan tỏa sức ảnh hưởng rộng

04 Gây ấn tượng tốt với công chúng, tạo thiện cảm

Diễn viên, MC Ốc Thanh Vân đã đồng
hành cùng chương trình” Bảo vệ nụ cười
Việt Nam” do nhãn hàng P/S phát động.

Cô không chỉ là nghệ sĩ nổi tiếng có đời

tư trong sạch mà còn là bà mẹ của 3 con.
Nên sự xuất hiện của cô trong chương
trình về sức khỏe của trẻ em là vô cùng
TIÊU CỰC

01 Có nhiều phức tạp và rủi ro

02 Không đảm bảo được danh tiếng trong thời gian PR

thương hiệu

03 Có thể doanh nghiệp, tổ chức cạn kiệt ý tưởng market-

ing, nghĩ người nổi tiếng sẽ thúc đẩy doanh số tức thì
 Cty pepsi VN đã chịu tổn thất nặng nề khi sử dụng hình ảnh của
Văn Quyến, cựu cầu thủ bóng đá VN để quảng bá sản phẩm của
mình. Sau khi cầu thủ dính vào vụ bán độ bóng đá, Pepsi buộc phải
gỡ bỏ tất cả các hình ảnh của cầu thủ, bên cạnh đó sản phẩm pepsi
tổn thất không chỉ tính bằng tiền mà còn bằng cả thương hiệu cũng
như đã kéo doanh số của cty sụt giảm trầm trọng
 Những lưu ý khi mời người nổi tiếng pr

- Tổ chức doanh nghiệp

-Xác định rõ mục tiêu và
cần có phong cách làm
đặc điểm của từng loại
-Nghiên cứu kĩ lịch trình việc chuyên nghiệp, kỹ
sự kiện để xác định nhu
làm việc, cá tính và lối năng gao tiếp tốt, xây
cầu mời người nổi tiếng
sống của họ có phù hợp dựng chi tiết chương
tham gia
với mục tiêu. PR hình ảnh trình làm việc với họ và
-Xác định nhóm . công
của doanh nghiệ, tổ chức có hợp đồng cam kết chặt
chúng mục tiêu cần thu
mình hay không chẽ về nhiều khía cạnh
hút, các nhà tổ chức mời
pháp lý nhằm tránh
những nhân vật noior
những rủi ro đáng tiếc
tiếng cho phù hợp
 BÀI TẬP NHÓM

Lập kế hoạch tài chính cho một sự kiện họp mặt đầu năm của lớp.
CÂU HỎI CHƯƠNG 5

1. Thực chất của hoạt động tổ chức sự kiện và các nguyên tắc đảm bảo tổ chức sự
kiện thành công?
2. Trình bày những nội dung cơ bản trong quản trị nhân sự trong tổ chức sự kiện?
3. Trình bày những nội dung cơ bản của quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện?
4. Những nội dung và yêu cầu đặt ra trong bước triển khai khi tổ chức sự kiện?
5. Những loại hình sự kiện chủ yếu và cách thức tiến hành để đảm bảo sự kiện
thành công

80