Download as pptx, pdf, or txt
Download as pptx, pdf, or txt
You are on page 1of 52

Chương trình Đào tạo

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


Hồ Chí Minh, Ngày 15/09/2018
SỢ NÓI “TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG”

+ Tâm lý: Sợ “không kiểm soát” được điều mình nói hoặc không
biết nói gì, sợ bị người khác đánh giá, sợ “quê”, sợ bị “thất
bại”.
+ Kỹ năng: Chưa được trang bị kiến thức & kỹ năng thuyết
trình.
+ Kinh nghiệm: Chưa có kinh nghiệm thuyết trình.

2 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


MỤC TIÊU CHƯƠNG TRÌNH
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên có khả năng

+ Có được sự tự tin & thể hiện sự chuyên nghiệp khi thuyết trình/
báo cáo.
+ Biết cách xây dựng & trình bày một bài thuyết trình/ báo cáo với
cấu trúc hoàn chỉnh.
+ Làm tốt công tác chuẩn bị để có một buổi thuyết trình hiệu quả.

3 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


HỌC PHẦN 01 TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO

HỌC PHẦN 02 XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO

HỌC PHẦN 03 THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Báo cáo là gì?

+ Là tập hợp những thông tin, dữ liệu, số liệu được thể hiện dưới
hình thức văn bản hoặc slides trình chiếu với mục đích truyền đạt
thông tin hoặc tường trình lại các sự kiện nhất định trong một hoàn
cảnh cụ thể và có thể có những nội dung kiến nghị, đề xuất, kèm
theo.

5 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Báo cáo Tài chính/Tín dụng là gì?

+ Là các thông tin, số liệu được trình bày dưới dạng bảng biểu,
đồ họa; qua đó cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, kinh
doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp để đáp ứng các nhu
cầu của người sử dụng chúng trong việc đưa ra các quyết định về
tài chính và tín dụng.

6 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thuyết trình là gì?

+ Thuyết trình là trình bày bằng lời nói trước người


nghe về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông
tin, thuyết phục hoặc tạo ảnh hưởng đến người nghe.
+ Người nghe hiểu đúng thông điệp được trình bày

7 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thuyết trình báo cáo là gì?

+ Thuyết trình báo cáo được thiết kế để cung cấp chi tiết về một
chủ đề và được trình bày bằng lời nói cho một người hoặc một
nhóm người dưới dạng bản trình bày (thông thường là slide
trình chiếu) bao gồm dữ liệu, số liệu, biểu đồ.
+ Người nghe phải hiểu đúng và chính xác thông điệp được
báo cáo.

8 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Kỹ thuật thuyết trình

 Có 3 yếu tố kỹ thuật ảnh hưởng đến kỹ năng thuyết trình của


thuyết trình viên (báo cáo viên):
+ Ngôn từ: Nội dung trình bày.
+ Giọng nói: Cách nói, cách trình bày v.v…
+ Ngôn ngữ hình thể: Thể hiện qua vẻ bề ngoài của thuyết trình
viên (nét mặt, ánh mắt, điệu bộ & cử chỉ, tư thế, ngoại hình & trang
phục v.v…)

9 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Mức độ quan trọng của 3 yếu tố

7% Ngôn từ.

28% Giọng nói.

55% Ngôn ngữ hình thể.

Theo nghiên cứu của Albert Mehrabian


GS Tâm lý học UCLA (University of California, Los Angeles)

10 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Ngôn từ
 Quy tắc 5C:  Nắm rõ ngữ pháp & cú pháp của câu:
+ Clear Rõ + Tránh những câu dài, nên ngắt thành
ràng những câu ngắn.
+ Concise
 Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Ngắn gọn
Tránh:
+ Correct
+ Từ quá chuyên môn, khách sáo (hoặc)
Chính xác
từ quá bình dân, từ lóng.
+ Complete Hoàn chỉnh
+ Câu phủ định 2 lần “tôi không thể
+ Courteous Lịch không …”
sự
+ Lặp lại nhiều lần những từ, câu không
cần thiết (“vâng”, “phải không ạ!”)
(hoặc) những tiếng “ừm, à”.

11 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Giọng nói

 Những yếu tố ảnh hưởng:  Sử dụng giọng nói hiệu quả:


+ Cao độ (cao /thấp) + Phát âm rõ ràng, chuẩn xác.
+ Cường độ (lớn/nhỏ). + Tránh nói “lí nhí”, luyến từ.
+ Ngữ điệu (độ nhấn) + Tránh nói quá nhanh hoặc quá chậm.
+ Tốc độ (nhanh/chậm). + Có độ nhấn & thay đổi tốc độ để
tăng độ diễn cảm.
+ Chất giọng.
+ Phát âm. + Có những khoảng lặng để tránh cho
khán giả mệt mỏi vì tiếp nhận nhiều
+ Cảm xúc của giọng nói. thông tin; đặc biệt khi đưa ra một ý
kiến, một quan điểm hoặc một kết luận.

12 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Ngôn ngữ hình thể

 Giao tiếp bằng mắt – Mục đích:  Những lỗi thường gặp:
+ Kiểm soát sắc khí & sự tập trung của + Mắt nhìn chằm chằm.
khán giả
+ Mắt chỉ nhìn một người.
+ Gia tăng trọng lực cho việc trình bày.
+ Mắt chỉ nhìn hai góc phòng.
+ Giúp thu thập thông tin “ẩn” từ khán
+ Mắt nhìn xuống sàn, lên trần &
giả
tường.
+ Tạo sự gần gũi.

 Giao tiếp bằng mắt – Nên làm:


+ Mắt luôn hướng về khán giả & có sự điều chỉnh để bao quát toàn bộ khán
phòng
+ Nhìn thẳng & thân thiện, thể hiện sự tự tin & tạo sự tin cậy.
+ Khéo léo nhận ra sự phản hồi ngầm từ khán giả để điều chỉnh kịp thời.
+ Tìm kiếm sự đồng cảm.

13 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Ngôn ngữ hình thể
 Cử chỉ, điệu bộ & sự di chuyển:
+ Cử chỉ, điệu bộ, cách đi đứng sinh động, tự nhiên.
+ Tránh đứng yên một chổ; nên di chuyển để tránh nhàm chán & tạo tâm
điểm chú ý.
+ Sử dụng những cử chỉ phù hợp khi nhấn mạnh các điểm chính để thu
hút sự chú ý.

14 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Ngôn ngữ hình thể

 Tư thế và điệu bộ chuẩn:


+ Tư thế đứng thẳng, tay vuông góc với đầu, 2 chân mở ra.
+ Điệu bộ: Tay buông tự nhiên hay nắm nhẹ phía trước.
+ Có thể dùng tay để minh hoạ ý tưởng trình bày khi cần thiết.

15 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Ngôn ngữ hình thể

 Tác phong & cử chỉ tạo sự xao  Tác phong & cử chỉ tạo sự
nhãng: hiểu lầm:
+ Không vệ sinh thân thể kỹ lưỡng. + Vặn bàn tay, cắn móng tay.
+ Ăn mặc không phù hợp. + Không giao tiếp bằng mắt
với học viên.
+ Bước chân liêu xiêu, đong đưa.
+ Kéo “tai”.
+ Không di chuyển, đứng yên một chổ.
+ Hai tay “choàng cổ” hoặc
+ Bàn tay che miệng hoặc “thọc” trong
“chống qua eo”.
túi quần.
+ Hai bàn tay nghịch vào nhau liên tục.
+ Nghịch “bút” trên tay.

16 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Ngôn ngữ hình thể

 Trang phục:
+ Phù hợp giúp tự tin (tạo cảm giác thoải mái khi thuyết trình).
+ Không được ăn mặc kém trang trọng hơn khán giả.
+ Phổ biến nên mặc trang phục truyền thống dành cho doanh nhân.

Gần nể bụng, nể dạ
Lạ nể áo, nể quần.

17 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Phong cách tiếp nhận thông tin (PCTNTT)

 Định nghĩa PCTNTT:


+ Là cách thức tiếp nhận & xử lý thông tin thể hiện qua cách giao
tiếp và tương tác của khán giả khi tham dự thuyết trình.
+ PCTNTT hình thành chủ yếu bởi tính cách của khán giả.
+ Giới tính, độ tuổi, vị trí công việc, văn hóa… cũng ảnh hưởng
nhất định đến PCTNTT.

18 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Bốn Phong cách tiếp nhận thông tin

PHONG CÁCH THỰC TẾ PHONG CÁCH LÝ LUẬN

PHONG CÁCH HOẠT ĐỘNG PHONG CÁCH THÂM TRẦM

19 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Bốn Phong cách tiếp nhận thông tin

 Phong cách thực tế:  Phong cách hoạt động:


+ Không thích lý thuyết nhiều, + Không thích đi sâu vào chi tiết,
thông tin chi tiết, rườm rà. phải tiếp thu nhiều dữ liệu; thích các
ví dụ minh họa.
+ Đòi hỏi tính ứng dụng cao của
thông tin. + Thích tham dự mọi hoạt động,
thích phát biểu, thích nổi bật; ít
+ Nếu thông tin không rõ, thường
quan tâm đến thời gian, quy định.
có xu hướng đặt câu hỏi ngay.
+ Thích sự đa dạng về phương
+ Không thích thuyết trình viên nói
pháp trình bày.
dông dài, rất chặt chẽ về thời gian.

20 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Bốn Phong cách tiếp nhận thông tin

 Phong cách lý luận:  Phong cách thâm trầm:


+ Đòi hỏi sự chính xác của thông tin + Là người thích quan sát, lắng
cung cấp. nghe, ghi chép, suy ngẫm.
+ Không thích việc trình bày qua + Không thích việc trình bày quá
loa, thiếu tính hệ thống, thông tin nhanh.
không rõ nguồn gốc. + Thích có đủ thời gian để chuẩn bị
+ Thường đặt câu hỏi đi sâu vào chi mọi việc, không thích bị thúc ép, bị
tiết. chú ý hoặc nổi bật.
+ Chặt chẽ & chính xác về thời gian. + Thụ động, ít đặt câu hỏi.

21 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


HỌC PHẦN 01 TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO

HỌC PHẦN 02 XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO

HỌC PHẦN 03 THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Mong muốn của khán giả

+ Hiểu rõ đề tài được trình bày.


+ Cảm thấy phần trình bày phù hợp, dễ tiếp thu với bản thân.
+ Cảm thấy phần trình bày hữu ích (có thể áp dụng).
+ Không buồn ngủ, không căng thẳng và không tốn thời gian
+ Tham dự trong môi trường thoải mái.
+ Được đặt câu hỏi, được lắng nghe
+ Được quan tâm, được tôn trọng.

23 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Xác định mục tiêu đạt được

+ Xác định cụ thể những gì thuyết trình viên muốn khán giả thông
hiểu & áp dụng sau khi tham dự buổi thuyết trình
+ Là cơ sở để quyết định thời lượng, xây dựng nội dung & biên
soạn bài thuyết trình.

24 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Xây dựng nôi dung bài thuyết trình

+ Dựa theo mục tiêu đặt ra, đưa ra một số ý chính của bài thuyết
trình (theo công thức 5W-1H)
+ Từ các ý chính khai triển thêm các điểm phụ (nếu cần thiết).
+ Sắp xếp các ý chính & phụ theo một trật tự hoàn chỉnh để hoàn
thành nội dung bài thuyết trình.

25 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Hoàn thành bài thuyết trình

+ Dựa trên nội dung bài thuyết trình & nguồn tài liệu phù hợp
để hoàn thành bài thuyết trình. (*)
+ Kiểm tra & sắp xếp các phần theo cách mà khán giả dễ tiếp
thu nhất, lược bỏ những ý trùng lắp.
(*) Chú ý việc thiết kế Slide nếu sử dụng trên Power-point.

26 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thiết kế nội dung trên slide

• Mục tiêu:
+ Phục vụ cho việc thuyết trình/báo cáo, đồng thời làm tài liệu phát.
• Nguyên tắc:
+ Mỗi slide khoảng 6 dòng là lý tưởng.
+ Nội dung trên mỗi dòng cần ngắn gọn & chính xác.
+ Dùng những ký hiệu, biểu tượng ngay đầu dòng để khán giả dễ
theo dõi & biết rằng đã sang ý mới.

27 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thiết kế nội dung trên slide

 Font chữ - Kích cỡ & hiệu ứng:


+ Sử dụng “font” chữ dễ đọc, kiểu đơn giản, không chân (Arial là
“font” chữ phổ biến nhất).
+ Sử dụng kích cỡ phù hợp, cố gắng đồng nhất trên các slide (cỡ
chữ khoảng 22 - 24).
+ Sử dụng hiệu ứng đậm, nghiêng, IN HOA, gạch chân để làm nổi
bật các ý trình bày khi cần thiết.
+ Tránh dùng tất cả bằng chữ hoa.

ARIAL ARIA
28 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thiết kế nội dung trên slide

 Màu sắc trên slides:


+ Đề tài liên quan đến số liệu: Nền trắng, chữ đen là phù hợp nhất.
+ Các đề tài khác: Linh động trong việc chọn phông nền. Tuy nhiên
một số màu nên thận trọng vì chiếu lên màn hình khán giả khó nhìn
thấy.

Xanh
Xanh Xanhlálá Camlợt
lợt
Vàng
Vàng Xanh Cam
dươnglợt
dương lợt câylợt
lợt
cây
+ Sử dụng màu sắc hài hoà sẽ tránh cho bộ slide đơn điệu, khô khan.

29 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thiết kế nội dung trên slide

 Sử dụng hình ảnh/clip minh họa:


+Hình ảnh, clip minh họa phải hợp lý, liên quan đến vấn đề cần nói.
+Hình ảnh càng phù hợp với đề tài thì việc trình bày càng đạt được
hiệu quả cao

30 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


2. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thiết kế nội dung trên slide

 Hiệu ứng (Custom Animation):


+ Đơn giản.
+ Hiệu quả.
+ Chuyên nghiệp.
+ Tránh những animation và âm thanh không cần thiết gây hiện
tượng tập trung không chủ định.

31 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


HỌC PHẦN 01 TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO

HỌC PHẦN 02 XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO

HỌC PHẦN 03 THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Nguyên tắc bản tin thời sự

Bản tin thời sự

 Một bản tin thời sự gồm 3 phần:


+ Mở đề: Nói cho mọi người biết các điều sẽ nói?
+ Thân đề: Nói các điều muốn nói một cách chi tiết.
+ Kết thúc: Nói cho mọi người biết các điều vừa nói?

33 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Cấu trúc bài thuyết trình

 Dựa theo “Nguyên tắc bản tin thời sự” gồm 3 phần:
+ Mở đề: Giới thiệu đề tài - 10% thời gian.
 Nói cho mọi người biết bạn sẽ nói gì?
+ Thân đề: Trình bày đề tài - 80 % thời gian.
 Nói điều bạn muốn nói.
+ Kết đề: Chốt lại những điểm chính - 10% thời gian.
 Nói cho mọi người biết bạn vừa nói gì?
Lưu ý: Giữa các phần phải có sự chuyển mạch & nối kết khéo léo.

34 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Mở đề

+ Chào hỏi, giới thiệu tên, giới thiệu tên đề tài trình bày.
+ Thông báo rõ nội dung trình bày: Gồm bao nhiêu điểm, bao
nhiêu phần (Nếu là đề tài từ 15 phút trở lên)
+ Giới thiệu thời gian dự kiến cho bài trình bày (không bắt buộc,
chỉ áp dụng cho đề tài lớn).

35 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Mở đề

 Có thể mở đề bằng một số kỹ thuật gây ấn tượng:


+ Kể chuyện, trích dẫn danh ngôn hoặc đặt câu hỏi.
+ Tạo tình huống hoặc thực hiện một hoạt động / một trò chơi.
+ Thăm hỏi thân mật.
+ Im lặng để gây sự tập trung, chú ý.

36 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Thân đề

+ Triển khai nội dung các phần đã giới thiệu ở phần mở.
+ Trong mỗi phần có giải thích, chứng minh (cung cấp số liệu,
biểu đồ nếu là thuyết trình báo cáo).
+ Bám sát cấu trúc nội dung đã giới thiệu, tránh lạc đề.
+ Cuối mỗi phần nên tóm tắt những điểm quan trọng & có câu
chuyển tiếp khi bước sang phần mới.
+ Quản lý thời gian chặt chẽ.

37 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Kết đề

+ Tóm tắt những điểm chính quan trọng.


+ Đặt câu hỏi & trả lời (nếu có thỏa thuận từ ban đầu).
+ Kết thúc và cám ơn khán giả.
Lưu ý: Có thể kết thúc bằng một câu chuyện, thành ngữ, danh
ngôn hoặc chia sẻ suy nghĩ riêng của thuyết trình viên.

Luôn nhớ quy tắc “Bắt đầu và kết thúc đúng giờ”

38 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Duy trì sự tự tin

 Quy tắc 1: Phải biết mình nói gì?


+ Nắm vững đề tài trình bày.
+ Hình thành nên mạch dẫn của bài thuyết trình & tuân thủ
theo mạch dẫn ấy.
+ Dự trù trước những câu hỏi khán giả có thể đặt ra.
+ Phân bổ & quản lý thời gian hợp lý.

39 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Duy trì sự tự tin

 Quy tắc 2: Hãy xem khán giả là bạn bè.


+ “Bạn bè” thường mong bạn làm tốt.
+ “Thả lỏng” bản thân & hình dung mình chắc chắn sẽ thành công.

Không bao giờ có một bài thuyết trình “hoàn hảo”, chỉ có bài
thuyết trình “tốt nhất” trong khả năng của bạn.

40 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Duy trì sự tự tin

 Quy tắc 3: Luyện tập.


+ Luyện tập kỹ lưỡng cho đến khi lưu loát như đang “trò chuyện”.
+ Luyện tập trước đồng nghiệp, người thân, trước gương.
+ Luyện tập thành thạo việc sử dụng các công cụ hỗ trợ.
+ Ước tính thời gian cho mỗi phần trình bày trong khi luyện tập.

41 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Công tác chuẩn bị

 Đến sớm ít nhất 30’:


+ Kiểm tra phòng ốc, âm thanh, ánh sáng v.v…
+ Kiểm tra cách sắp xếp khán phòng.
+ Kiểm tra laptop (bao gồm laptop dự phòng), máy chiếu đảm bảo
hoạt động tốt & sử dụng thành thạo.
+ Kiểm tra giấy A1, bút viết bảng có đầy đủ không.
+ Kiểm tra tài liệu, handout cho buổi trình bày.
+ Kiểm tra hệ thống thoát hiểm
+ Kiểm tra lối lên bục trình bày, micro v.v...

42 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Công tác chuẩn bị

 Trang thiết bị phục vụ cho việc thuyết trình:


+ Bảng giấy (flip-chart), giấy A1, bút viết bảng.
+ Bảng trắng.
+ Laptop & Máy chiếu (Projector).

43 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Công tác chuẩn bị

 Những lưu ý khác:


+ Duy trì việc tập thể dục thường xuyên.
+ Nạp vừa đủ “năng lượng” & chỉ uống nước ấm trước & trong
khi trình bày.
+ Hít thở sâu & thư giãn trước buổi thuyết trình.
+ Tìm hiểu về cử tọa thực tế để có sự điều chỉnh cho phù hợp.

44 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Quản lý câu hỏi khán giả

 Khán giả đặt câu hỏi vì:


+ Bài thuyết trình không được chuẩn bị kỹ lưỡng.
+ Phần trình bày thiếu mạch lạc.
+ Muốn đảm bảo hiểu đúng.
+ Muốn thể hiện là người giỏi giang, hiểu biết.
+ Muốn làm “khó” thuyết trình viên.

45 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Quản lý câu hỏi khán giả

 Một bài thuyết trình thành công:


+ Có sự tương tác giữa thuyết trình viên & khán giả thông qua
việc đặt câu hỏi & trả lời thỏa đáng.
 Câu hỏi nằm trong dự định của người thuyết trình.
 Thuyết trình viên phải thể hiện tính chuyên nghiệp khi trả lời
cho khán giả.

46 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Quản lý câu hỏi khán giả

 Chuẩn bị chu đáo:


+ Hình dung những câu hỏi khán giả có thể đặt ra & chuẩn bị câu
trả lời trước.
+ Chuyển tiếp mạch lạc giữa các phần của bài thuyết trình:
 Tóm tắt những điểm quan trọng ở mỗi phần.
 Mời khán giả đặt câu hỏi ngay nếu có gì chưa rõ.

47 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Quản lý câu hỏi khán giả

 Tiếp nhận câu hỏi:


+ Lắng nghe cẩn thận.
+ Thể hiện thái độ tôn trọng & lịch sự.
+ Đề nghị lặp lại câu hỏi để đảm bảo hiểu đúng (nếu cần thiết).
+ Luôn cám ơn người đặt câu hỏi.
+ Lặp lại & tóm gọn câu hỏi giúp tất cả
khán giả nắm được vấn đề.
+ Hướng khán giả đặt câu hỏi liên quan
đến phần trình bày.

48 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Quản lý câu hỏi khán giả

 Trả lời câu hỏi:  Hai cách trả lời câu hỏi:
+ Chỉ trả lời câu hỏi nằm trong + Cách 1: Chỉ trả lời khi đảm
phạm vi trình bày & phục vụ tốt bảo phần trả lời là chính xác.
cho việc thuyết trình. + Cách 2: Nếu không, khéo từ
+ Tránh trả lời hoặc thảo luận chối & đảm bảo với khán giả sẽ
chi tiết chỉ với người hỏi. có câu trả lời sau.
+ Trả lời từng câu hỏi một, rõ
ràng, ngắn gọn, đúng trọng
tâm.

49 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Quản lý câu hỏi khán giả

 Đối với câu hỏi khó:  Trường hợp không thể trả lời
+ Đừng cố tình phớt lờ. ngay:

+ Giữ sự bình tĩnh đối với + Thừa nhận vấn đề.


những câu hỏi thách thức. + Xin phép được trả lời sau.
+ Chuyển câu hỏi cho người + Luôn trung thực.
khác.
+ Đừng tìm cách “triệt hạ” đối
+ Trả lời riêng nếu câu hỏi có phương.
thể gây tranh cãi.

50 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


3. THỰC HIỆN THUYẾT TRÌNH BÁO CÁO
Quản lý câu hỏi khán giả

 Một số “mẹo” để quản lý câu hỏi:


+ Chuẩn bị phiếu “Giải đáp thắc mắc” để quản lý câu hỏi.
+ Chuẩn bị trước câu trả lời cho những câu hỏi thông dụng & chủ
động trả lời ngay sau khi hoàn tất việc thuyết trình.
+ Không nhìn vào những người cố chấp khi đề nghị khán giả đặt
câu hỏi.

51 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH


TÓM TẮT

Cùng một thành phố ở đã


quen sẽ cảm thấy nhỏ.
Cùng một con đường đi đã
quen sẽ cảm thấy gần.
Cùng một kỹ năng, thành thục
như một thói quen sẽ cảm
thấy dễ.
Khi đã trở thành thói quen,
mọi việc sẽ trở nên đơn giản.

52 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

You might also like