Chương 3 - Các công cụ mô tả HTTTKT

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Accounting Information System
Giảng viên: Đậu Hoàng Hưng
Tel/Zalo: 0397135868
Email: hung1008us@gmail.com
CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG

TIN KẾ TOÁN
3.1 Khái quát chung về dữ liệu và thông tin
3.2 Khái quát về công cụ mô tả HTTTKT
3.3 Sơ đồ dòng dữ liệu
3.4 Lưu đồ
3.5 Phân tích và thiết kế hệ thống

3.1 Khái quát chung về dữ liệu và thông tin
3.1.1 Khái niệm, đặc điểm về dữ liệu và thông tin
Ý nghĩa của các công cụ mô tả HTTT 3.1.2

Điều 4 Luật Giao dịch điện tử (29/11/2005)
Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ

viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng
tương tự.
WikipediA (tiếng Anh)

Dữ liệu là tập hợp các giá trị rời rạc truyền tải
thông tin, mô tả số lượng, chất lượng, hình ảnh,
số liệu thống kê, các đơn vị ý nghĩa cơ bản khác Từ điển Cambridge
hoặc đơn giản là các chuỗi ký hiệu mà có thể
được giải thích thêm. Dữ liệu là các sự kiện hoặc con số, được thu
thập để kiểm tra, cân nhắc và sử dụng hỗ
trợ đưa ra quyết định, hoặc thông tin dạng
điện tử có thể được lưu trữ và sử dụng bởi
máy tính.
Sự chính xác
Sự chính xác
Dữ liệu phảiHiệu lực xác cho
đủ chính
Hiệu lực mục đích sử dụng Độ tin và cậy
chỉ nên thu
thập
Dữ choliệu một
phảimục được đích,
ghi mặc
lại vàdùsử
ĐẶC Dữ Kịp thời
Độ tin cậy dữdụngliệuliệu
có phải
tuân thể các
thủ
phản
đượcyêu ánh
sửcầu tính ổn
dụngliên
ĐIỂM định và nhất quán giữa các thời
nhiều
quan,lần.
baoDữMức
gồm độ
việc
liệu phảiliên
ápđượcquan
dụng đúng
thu
CỦA DỮ điểm thu thập. Quá trình thu thập
LIỆU Kịp thời bất kỳ quy thập tắccàng
nào. Điều càng
nhanh này sẽ tốt
phải phản ánh Sự hoàn
những thiệnthay đổi
đảm bảo sau tính
Dữ nhất
sự kiệnquán
liệu hoặcgiữahoạtcác
Mức độ liên quan của dữ liệu thực tếđược
hơn làthu thập
những
thời kỳ, cácđộng tổ chức, các phương
thay đổi trongCácvàyêu
phải phải
phù
cách cầu códữ
hợp
tiếp
sẵn
với
cận
cho
liệu các
phải
hoặc
pháp đo lường.
mụcmục đích sử dụng
đích mà nótrong
sẽ dữdựa
Sự hoàn thiện phương pháp được thuthiết
thập.lậpNguồn
rõ ràng
một khoảng thời gian
được
liệu phải đượctrên nhu sử định
xác dụng.
cầu thông
rõ ràng. tin của
hợp tổ lý..
chức. Quy trình thu thập
dữ liệu phải phù hợp với
các yêu cầu này.
 Khái niệm về thông tin
Từ điển Bách khoa toàn thư Việt

Từ điển Oxford English Nam
Dictionary
Thông tin là “một khái niệm cơ bản
Thông tin là “điều người ta của khoa học hiện đại, khái quát về
đánh giá hoặc nói đến; là các điều hiểu biết, tri thức thu được
tri thức, tin tức” qua nghiên cứu, khảo sát hoặc trao
đổi giữa các đối tượng với nhau”
Thông tin là dữ liệu đã được xử lý và truyền đạt thông qua văn

bản, truyền miệng, hình ảnh và âm thanh, là kiến thức được chia sẻ
hoặc thu được thông qua học tập, hướng dẫn, điều tra hoặc tin tức.
 Các đặc điểm của thông tin Độ tin

cậy
Tính
Tính kịp
đầy đủ
thời
Tính thích
Tính an hợp và dễ
toàn hiểu
3.1.2 Phân loại dữ liệu và thông tin
Giúp người làm kế toán, các kiểm toán viên và

các đối tượng khác đánh giá được hiệu quả của
hệ thống kiểm soát nội bộ.
3.3 Các công cụ mô tả HTTTKT
- KT viên có thể mô tả hệ thống để:

+ Minh họa cách thức một hệ thống hoạt động;
+ Mô tả được sự hiểu biết của bản thân về hệ thống
kiểm soát nội bộ
- Mô tả hệ thống sẽ phải bao quát được các nội dung về: WHO,
WHAT, WHEN, WHERE, WHY and HOW về các quá trình:
+ Nhập dữ liệu; Xử lý dữ liệu; Lưu trữ dữ liệu; Cung
cấp thông tin; Kiểm soát hệ thống
9
Yêu cầu đối với KT viên sử dụng hệ thống

- Phải đọc được cách mô tả một hệ thống để hiểu được cách
thức một hệ thống đang hoạt động.
- Phải đánh giá được điểm mạnh và yếu của một hệ thống
kiểm soát nội bộ của đơn vị (việc này dựa chủ yếu và quan
trọng vào các mô tả hệ thống).
- Xác định được liệu một hệ thống đề xuất có đáp ứng được
yêu cầu của người sử dụng?
- Mô tả được hệ thống để minh họa cách thức hoạt động của

HT.
Các công cụ chủ yếu sử dụng để mô tả HT
- Mô tả tường thuật
- Sơ đồ luân chuyển dữ liệu (DFD - data flow

diagrams)
- Lưu đồ (lưu đồ tài liệu/lưu đồ chứng từ - Document

flowchart, lưu đồ hệ thống – System flowchart, lưu
đồ chương trình – Program flowchart)
11
- Sơ đồ luân chuyển dữ liệu (DFD - data flow diagrams):
-mô
Môtảtảhình
tườngảnhthuật: là một
các thành tàicác
phần; liệudòng
sơ cấp
lưumô tả vềdữ
chuyển
quá
liệu trình hoạtthành
giữa các độngphần,
của một
điểmhệ thống
khởi đầu,được
điểm trình bày
đến và nơi
từ
lưulúc
trữbắt
dữ đầu
liệu hoạt
của hệđộng đầu
thống tiên tin
thông cho đến hoạt động
cuối cùng theo trình tự phát sinh của các hoạt động.
-Nó
Một sơ đồ
cũng dòng
phản dữchi
ánh liệutiết
chocác
biếtđối
dòng lưu tham
tượng chuyển
giavậtvào
lý
của
hoạtdữ liệu một
động trongcách
một trình
hệ thống xử lý từ và sổ sách sử
tự, chứng
dụng
- Thường nó được sử dụng như là một công cụ trong chu
trình phát triển hệ thống nhằm phân tích những đặc điểm
của hệ thống
- Diễn tả các yếu tố logic của hệ thống mà không tập

trung diễn tả sự luân chuyển vật lý trong hệ thống
12
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Các biểu tượng/kí hiệu thường dùng trong DFD:
- Một vòng tròn thể hiện một thực thể nội
bộ bên trong mà có sự thay đổi hay chuyển
đổi dữ liệu
- Một hình vuông (hình chữ nhật) thể hiện
một nguồn dữ liệu từ bên ngoài hoặc là
đích đến
- Một đường cong (đường thẳng) với mũi
tên thể hiện hướng đi của dữ liệu
-Hai đường thẳng song song thể hiện việc
lưu trữ dữ liệu, không thể hiện phương
thức lưu trữ
13
Các biểu tượng mô tả khác:
Tên thực thể N

Chuyển Lưu trữ
đổi dữ dữ liệu
liệu
Dòng dữ
Nguồn dữ Một quá Một điểm liệu
liệu đầu vào trình được lưu trữ dữ
hoặc điểm tạo ra hoặc liệu
đến của dữ trợ giúp bởi
liệu dữ liệu
14
 Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản
Xử lý
Dòng dữ liệu (F) Điểm cuối
B )
u ( (C) (G)
liệ
d ữ
n g
D ò
Điểm đầu,
nguồn dữ liệu
(A)
Lưu trữ dữ liệu (E)
15
 Hướng dẫn vẽ DFD
B1: Hiểu rõ về HT. Quan sát dòng thông tin và hỏi những
người liên quan để có thể hiểu tường tận về hệ thống
B2: Bỏ qua các quá trình kiểm soát và các hoạt động kiểm
soát. Chỉ có một số quá trình có thể có những sai sót quan
trọng mới được đưa vào quy trình
B3: Xác định giới hạn của HT. Nơi HT bắt đầu và kết thúc
16
B4: Vẽ sơ đồ tổng quan trước sau đó vẽ chi tiết các cấp độ thấp hơn (cấp 0
được coi là cấp tổng quan, các cấp 1, 2, 3…lần lượt là các cấp thấp dần hơn)
Điểm đầu
Điểm đầu
Xử lý Xử lý
(C) (1.0)
Xử lý
Lưu trữ dữ (2.0)
Lưu trữ dữ
liệu (E)
liệu (E)
Điểm cuối
(G) Điểm cuối
Cấp 0 Cấp 1 (G)
17
B5: Nhận biết và đặt tên các dòng dữ liệu (không

đặt tên các dòng dữ liệu vào và ra lưu trữ)
B6: Các dòng luân chuyển dữ liệu cùng nhau thì nên
nhóm vào nhau. Những dòng dữ liệu không luân
chuyển cùng nhau thì tách làm hai đường riêng
B7: Vẽ biểu tượng chuyển đổi dữ liệu. Tương tự,

mọi quá trình xử lý (vòng tròn) phải có ít nhất một
dòng dữ liệu vào và ít nhất một dòng dữ liệu ra
18
B8: Các quá trình chuyển đổi dữ liệu mà có liên

quan logic nhau hoặc xuất hiện đồng thời có thể
được nhóm vào một vòng tròn
B9: Đánh số các quá trình một cách liên tục, hiểu một
cách chi tiết một quá trình
B10: Tên của quá trình, hay dòng dữ liệu phải bao gồm
động từ trong nó, ví dụ: cập nhật, chuẩn bị, thanh toán…
B11: Nhận biết và đánh dấu các phần dữ liệu lưu trữ kể
cả tạm thời hoặc vĩnh viễn
19
B12: Nhận biết và đặt tên tất cả các nguồn và điểm đến của
dữ liệu. Lưu ý tránh sử dụng nhiều đường hoặc vẽ các
đường kẻ cắt nhau
B13: Vẽ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
B14: Vẽ bản thảo lần lượt
B15: Hoàn tất bản vẽ cuối cùng. Trên từng trang nên bao
gồm: Tên của sơ đồ luân chuyển dữ liệu, ngày lập, người vẽ.
20
Ví dụ
Sau khi nhận PXK do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi
hàng và đóng gói lập 3 liên “phiếu gửi hàng” (PGH): liên 1
gửi cho KH cùng HĐ; liên 2 gửi cho bộ phận lập hóa đơn;
liên 3 gửi cho KT và lưu PXK theo số TT.
Sau khi nhận được PGH, bộ phận lập hóa đơn căn cứ
vào các thông tin này lập HĐ 2 liên và lưu PGH theo số TT
tại bộ phận lập HĐ. Liên 1 gửi cho KH; liên 2 gửi cho KT.
Định kỳ, KT đối chiếu PGH và HĐ ghi sổ chi tiết phải
thu khách hàng và lưu chứng từ theo tên khách hàng.
Yêu cầu: thiết kế quy trình NV kinh tế trên.

21
Vẽ sơ đồ tổng quan
Hệ thống xử
PGH
lý bán hàng (liên
1)+H
+ HĐ H
ho (liên
1)
k
Khách hàng
ất
xu
iếu
Ph
Thủ kho
22
Bộ phận
gửi hàng Bộ phận
lập hóa đơn
Hệ thống xử
lý bán hàng
Bộ phận
Kế toán
23
PXK
Lập phiếu
gửi hàng
1.0 PGH (liên 1) + HH
Khách hàng
PGH (liên 3)
PX PG
)
n1
H
(liê
(liê
n2
)
HĐ
Thủ kho
Ghi sổ HĐ (liên 2) Lập hóa đơn

kế toán 2.0
3.0
PGH (liên 3), HĐ (liên 2)

Sổ chi tiết phải thu khách hàng PGH (liên 2)
24
Tình huống: Quy trình thu tiền bán chịu
KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ của cty. NVBH nhận tiền, lập
phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả nợ. NVBH
chuyển p/thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả nợ cho kế toán P/thu. Thủ
quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên p/thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1
phiếu thu cho kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ
tự. KT P/thu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách
hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, KT kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả
nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã KH, số
hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh
toán làm giảm nợ p/thu của KH theo từng HĐ. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng
hợp thanh toán và chuyển cho KT tổng hợp. Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho
NH, sau đó chuyển tiền cho NH
25
Nhận Lập giấy

Khách Tiền,
thanh toán chuyển ngân
hàng giấy đòi nợ hàng
1.0
3.0
đã
i nợ Sổ quỹ
đò n
Chuyển tiền
tiền và
y
iấ nhậ
G c
x ác n h u đ ã
xá
Phiếu
hận
Ghi nhận
t
Phiếu
thanh toán
p hi
thu
4.0
ế
xác u thu
n hậ đ ã Ngân hàng
n
Tổng hợp thanh toán
Đối chiếu với
tiền thực nhận
2.0
Kế toán tổng hợp 26
 LƯU ĐỒ (Flowchart)
• Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ

liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)
• Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng như bán,
mua, nhập xuất…(người thực hiện, các hoạt động, trình tự
luân chuyển chứng từ).
• Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát
của hệ thống
• Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh vật lý
và luận lý của hệ thống.
27
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ
• Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng

từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ,
tính chất lưu trữ…trong các hoạt động chức năng
(bán, mua, nhập xuất…)
28
 Lưu đồ mô tả HT bằng hình vẽ các quá trình xử lý DL

 Lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập xuất,…
 Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống
 Khác với DFD lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh vật lý và luận lý
của HT
29
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách

thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử
lý của máy tính
Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong

mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu
hình và vô hình trong hệ thống.
30
Lưu đồ chương trình

(Program Flowcharts)
Lưu đồ chương trình là lưu đồ được sử dụng để minh họa
quá trình hoạt động logic của máy tính thực hiện
Lưu đồ chương trình cũng tuân theo mô hình input –

process – out put
31
Kế toán tiền Thủ quỹ
KH A
Phiếu thu
Phiếu thu
Lập phiếu
thu Xác nhận
Ghi nhật
kí ghi sổ Sổ quỹ
Phiếu thu NK Thu

Phiếu thu Phiếu thu Kế toán công
tiền
nợ
N
A Quá trình thu tiền KH 32
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
Đơn đặt hàng Nhập đơn đặt hàng
của khách hàng
Nhập vào
PM Hiện thị khi
Tập tin nhập
HTKho
Cập nhật đơn
hàng
Tập tin
KH
Tập tin đơn Đơn đặt hàng đã xử N
hàng lý
33
In put
Lưu đồ chương trình

If a
condition is No
met
Yes
Perform calculation
Update
record
34
Các công cụ mô tả thủ công

Công việc xử lý
Bắt đầu, kết thúc thủ công
Chứng từ, báo Chứng từ báo cáo

cáo có nhiều liên
Dữ liệu được đưa

vào hệ thống hay Lưu trữ thủ
thông tin kết quả công chứng từ ,
của xử lý tài liệu
Điểm nối đến
Điểm nối trên lưu đồ khác, hệ
cùng một lưu đồ thống khác
Đường luân
chuyển 35
Các công cụ kỹ thuật
Nhập thủ công dữ

Cônng việc xử lý
liệu vào hệ thống
bởi máy tính
Thủ tục , hàm, CT

Dữ liệu lưu trữ về
con được viết sẵn
mặt luận lý (file)
Dữ liệu lưu trữ về

mặt luận lý (file)
Thiết bị kết xuất thông

tin như màn hình, Quyết định
bảng điện
36
Các ký hiệu đầu vào
Chứng từ đầu vào

Phiếu thu (hoặc chứng từ, báo
Hóa
Hóa đơn BH
BH
cáo đầu ra) bằng giấy
Nhập chứng từ vào

Nhập liệu máy tính (nhập bằng
tay)
Đưa dữ liệu vào hệ
Thẻ lưu trữ thống bằng thẻ lưu trữ
37
 Kí hiệu xử lý
Tính giá HTK

Xử lý bằng máy tính
Lập
Lập phiếu
phiếu
thu
thu Xử lý thủ công
38
Kí hiệu đầu ra
Báo cáo BH
Hiển thị trên màn
hình
Sổ, báo cáo
Dữ liệu đầu vào/ra
Kí hiệu lưu trữ và kết nối
Tập tin hàng
tồn kho
Lưu trữ trong máy tính
Lưu trữ
Lưu trữ thủ công (N, A, D) N
Bắt đầu
Kết thúc A
2
Điểm nối trong cùng 1 trang Điểm nối sang trang sau (Số
Bắt đầu/kết thúc (A, B, C…) trang: 1,2,3…) 40
Các qui ước khi đọc và vẽ lưu đồ
• Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký hiệu
thể hiện kết quả của xử lý
• Lưu đồ phải đựơc trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu
từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy. Trường hợp không
thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thừơng qui định thì cần phải sử
dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển lưu đồ một cách rõ ràng
41
VẼ LƯU ĐỒ
• Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và bên ngoài của hệ thống
(xem lại phần DFD)
• Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột
• Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ
• Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ
trái sang phải
• Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột
• Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin
từ trên xuống dưới
• Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu
đầu vào và đầu ra. 42
VẼ LƯU ĐỒ
• Bước 4: Hoàn thành lưu đồ:

• Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
• Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác
để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
• Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1
hoạt động xử lý (nếu cần)
• Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc
• Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong
thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ
nhật)
43
Ý NGHĨA
• Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:

• Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của chúng trong hoạt động
của hệ thống
• Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ ý niệm (các hoạt động xử lý
dự kiến)
• Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:
• Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối
tượng, bộ phận liên quan
• Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh doanh
44
Sự khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu

 Lưu đồ  Sơ đồ dòng dữ liệu
• Nhấn mạnh khiá cạnh vật lý • Nhấn mạnh sự luân chuyển
của dữ liệu luân chuyển cũng logic của dữ liệu
như xử lý
• Trình bày người tham gia • Không trình bày phương tiện
trong quá trình luân chuyển lưu trữ, xử lý, luân chuyển dữ
và xử lý dữ liệu liệu
• Được dùng nhiều hơn khi • Thường không trình bày người
mô tả hệ thống hiện hành tham gia trong hệ thống
• Được dùng nhiều hơn khi thiết
•Sử dụng nhiều ký hiệu kế hệ thống mới
hơn •Sử dụng ít ký hiệu hơn
45
Bài tập 1
Công ty abc sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách
hàng. Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và
chuyển sang phòng kế toán. Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và
phiếu xuất kho (4 liên) được lập thủ công trên cơ sở lệnh bán hàng.
Một liên của lệnh bán hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho được chuyển
sang bộ phận bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng được đính kèm
với 2 liên của phiếu xuất kho và sau đó được chuyển đến bộ phận giao
hàng. Một liên của hóa đơn được giao cho khách hàng. Các chứng từ
còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại phòng kế toán theo số đơn
đặt hàng
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên
46
Bài tập 2
•Công ty sản xuất ABC có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các phiếu yêu cầu
nguyên vật liệu(4 liên) và chuyển sang bộ phận quản lý phân xưởng để phê
duyệt. Sau khi được phê duyệt, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển
đến bộ phận kho. Tại kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được ký bởi thủ
kho. Nhân viên này gởi liên thứ 1 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu cùng với
nguyên vật liệu đến các phân xưởng. Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu nguyên vật
liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận
kế tóan chi phí. Liên thứ 3 được sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất
dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu lại tại kho theo số thứ tự
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên
47
Bài giải : Vẽ lưu đồĐẠI HỌC KINH TẾ
TRƯỜNG
Phân xưởng sản xuất Quản lý phân xưởng Kho

Ký phiếu
Lập phiếu Duyệt yêu cầu
yêu cầu phiếu yêu NVL, xuất
NVL cầu NVL NVL,ghi Thẻ kho
thẻ kho
4 4
4
3 3 Phiếu yêu 3
2 2 2 cầu NVL đã
Phiếu yêu cầu1 Phiếu yêu cầu 1 Phiếu yêu cầu
1 duyệt+ký
nguyên liệu nguyên liệu đã NVL đã duyệt +
duyệt ký
KTCP
N
N
1 Xuất NVL
Phiếu yêu cầu cho sản
xuất sản
NVL đã duyệt+ký
phẩm
48
Bài tập về sơ đồ dòng dữ liệu
• Công ty X sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách
hàng. Lệnh bán hàng(3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và
chuyển sang bộ phận tín dụng đẻ xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi xét
duyệt được chuyển cho phòng kế tóan để lập hóa đơn(3 liên) và
phiếu xuất kho(4 liên). Một liên của lệnh bán hàng được gởi cho
khách hàng để hồi báo. Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi
tiết cho khách hàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số tổng hợp trên các
sổ nhật ký lên sổ tổng hợp
Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) cho hệ thống trên
49
Sơ đồ dòng dữ liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán

hàng – mức 0
Khách hàng Xử lý yêu

cầu mua
50
Nghiệp vụ thu tiền khách hàng ở công ty HFone được xử lý như sau:
Nhận viên nhận thư thanh toán mở bì thư, đối chiếu và tách riêng các séc
thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ các
khoản chuyển trả của khách hàng. Các chứng từ này được gởi đến phòng quỹ.
Tại đây thủ quỹ căn cứ vào các tờ séc lập giấy nộp tiền gồm 2 liên. Liên thứ 1
của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển nộp vào ngân hàng. Liên
thứ 2 của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ 1 của bảng kê tổng hợp tiền
thu rồi kèm với nhau và được lưu tại phòng thủ quỹ, sắp xếp theo ngày nộp tiền.
Liên thứ 2 của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến bộ phận kế toán tổng
hợp để ghi sổ cái và được lưu theo số bảng kê. Giấy báo trả tiền được chuyển
đến bộ phận kế toán phải thu để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách
hàng. Các giấy báo trả tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số
khách hàng.
51
THANK YOU!
KẾT THÚC CHƯƠNG 3

Chương 3 - Các công cụ mô tả HTTTKT

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Chương 3 - Các công cụ mô tả HTTTKT

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Chương 3 - Các công cụ mô tả HTTTKT

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG

3.2 Khái quát về công cụ mô tả HTTTKT

3.3 Sơ đồ dòng dữ liệu

3.5 Phân tích và thiết kế hệ thống

3.1 Khái quát chung về dữ liệu và thông tin

3.1.1 Khái niệm, đặc điểm về dữ liệu và thông tin

Ý nghĩa của các công cụ mô tả HTTT 3.1.2

3.1.1 Khái niệm, đặc điểm về dữ liệu và thông tin

Điều 4 Luật Giao dịch điện tử (29/11/2005)

Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ

WikipediA (tiếng Anh)

3.1.1 Khái niệm, đặc điểm về dữ liệu và thông tin

 Khái niệm về thông tin

Từ điển Bách khoa toàn thư Việt

Thông tin là dữ liệu đã được xử lý và truyền đạt thông qua văn

 Các đặc điểm của thông tin Độ tin

3.1.2 Phân loại dữ liệu và thông tin

Giúp người làm kế toán, các kiểm toán viên và

3.3 Các công cụ mô tả HTTTKT

- KT viên có thể mô tả hệ thống để:

Yêu cầu đối với KT viên sử dụng hệ thống

- Mô tả được hệ thống để minh họa cách thức hoạt động của

Các công cụ chủ yếu sử dụng để mô tả HT

- Sơ đồ luân chuyển dữ liệu (DFD - data flow

- Lưu đồ (lưu đồ tài liệu/lưu đồ chứng từ - Document

- Diễn tả các yếu tố logic của hệ thống mà không tập

Các biểu tượng mô tả khác:

Tên thực thể N

 Sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản

Lưu trữ dữ liệu (E)

 Hướng dẫn vẽ DFD

B5: Nhận biết và đặt tên các dòng dữ liệu (không

B7: Vẽ biểu tượng chuyển đổi dữ liệu. Tương tự,

B8: Các quá trình chuyển đổi dữ liệu mà có liên

B13: Vẽ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải

B14: Vẽ bản thảo lần lượt

Yêu cầu: thiết kế quy trình NV kinh tế trên.

Ghi sổ HĐ (liên 2) Lập hóa đơn

PGH (liên 3), HĐ (liên 2)

Nhận Lập giấy

• Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ

• Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng

 Lưu đồ mô tả HT bằng hình vẽ các quá trình xử lý DL

Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách

Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong

Lưu đồ chương trình

Lưu đồ chương trình cũng tuân theo mô hình input –

Kế toán tiền Thủ quỹ

Phiếu thu NK Thu

Lưu đồ chương trình

Các công cụ mô tả thủ công

Chứng từ, báo Chứng từ báo cáo

Dữ liệu được đưa

Các công cụ kỹ thuật

Nhập thủ công dữ

Thủ tục , hàm, CT