‫مبانی سازمان و مديريت‬

‫تهیه و ارایه‪ :‬حمیدهللا عطایی‬

 ‫‪:‬درس هفتم و هشتم‬

‫‪Planning‬‬

‫برنامه‌ریزی‬
‫مبانی و فنون‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫تعريف برنامه‌ریزی‬

‫تعيين هدف و يافتن يا پيش بيني کردن راه تحقق آن‪.‬‬

‫يا به عبارتي ديگر‪ ،‬برنامه‌ریزی يعني تصویر و طراحي‬
‫وضعيت مطلوب و يافتن و پيش بيني کردن راه‌ها و وسايلي‬
‫که رسيدن به آن را ميسر مي‌سازد‪.‬‬
‫«اصل برنامه‌ریزی»‪ :‬براي تحقق هدف‪ ،‬قبل از اقدام به‬
‫استفاده از توان فيزيکي و انجام کار‪ ،‬بايد با اقدام به‬
‫برنامه‌ریزی‪ ،‬به حد کافي از توانايي ذهني استفاده کرد‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫اهميت و ضرورت برنامه‌ریزی‬

‫انسانها در مسير حرکت بسوی رشد و تکامل‪ ،‬به تدريج بر اهميت‬
‫«برنامه‌ریزی» در زندگي واقف شدند و آن را به منزله ابزاري در خدمت‬
‫مديريت نظامهاي اجتماعي مورد توجه قرار دادند‪.‬‬
‫اگر نگرش مبتني بر برنامه‌ريزي به سراسر زندگي افراد فراگیر شود ‪ ،‬نوعي‬
‫تعهد به عمل بر مبناي تعقل و تفکر آينده نگر‪ ،‬و عزم راسخ بر استمرار آن‬
‫براي‌شان ايجاد مي‌شود‪.‬‬
‫به عالوه‪ ،‬تحقق اهداف فردي و سازماني نيز مستلزم برنامه‌ریزی است‪.‬‬
‫نيز‪ ،‬وجود منابع محدود براي رفع نيازهاي متعدد و رو به افزايش‪ ،‬پويايي‬
‫محيط و وجود تالطم در آن‪ ،‬و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي‪ ،‬بر‬
‫ضرورت انکار ناپذير برنامه‌ريزي مي‌افزايد‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫هدف برنامه‌ریزی‬

‫‪ ‬افزايش احتمال رسيدن به هدف از طريق تنظيم فعاليتها؛‬

‫‪ ‬افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن‬

‫عمليات؛‬

‫‪ ‬متمرکز شدن بر طرق دستيابي به مقاصد و اهداف‪ ،‬و احتراز از‬

‫انحراف از مسير؛‬

‫‪ ‬مهيا ساختن ابزاري براي کنترل؛‬

 ‫برنامه‌ریزی‬

‫انواع برنامه ها‬

‫برنامه های راهبردی؛‬
‫برنامه هایی که تمام سازمان را تحت پوشش قرار می دهند‪ ،‬هدفهای کلی را معین می کنند‪ ،‬و موقعیت یک‬
‫سازمان را در محیطش مشخص می کنند‪.‬‬
‫برنامه های بلند مدت؛‬
‫برنامه هایی که برای حد اقل پنج سال تدوین می شوند‪.‬‬
‫برنامه های کوتاه مدت؛‬
‫برنامه هایی که برای اجرا در کمتر از یک سال مد نظر قرار میگیرند‪.‬‬
‫برنامه های عملیاتی؛‬
‫برنامه هایی که بطور مفصل مشخص می کنند که هدف های کلی یک سازمان باید چگونه محقق شوند‪.‬‬

‫برنامه های تخصصی؛‬

‫برنامه هایی که با توجه به ماهيت تخصصي برخي از وظايف مديريت تدوین می شوند‪ .‬مثل برنامه ریزی‬
‫تولید‪ ،‬برنامه ریزی منابع انسانی‪ ،‬و برنامه ریزی مالی‪.‬‬
 ‫برنامه ها‬
‫• رسالت‬
‫هدف اصلی یا فلسفه وجودی سازمان می باشد‪ .‬چیزی که سازمان‬
‫برای رسیدن به آن تشکیل شده است‪.‬‬
‫ماموریت‬
‫کاری که سازمان هم اکنون برای تحقق ماموریت خود به آن مشغول‬
‫است‪.‬‬
‫استراتیژی‬
‫طرح عمومی و جامع از اقدامات مهمی که سازمان قصد دارد با‬
‫استفاده از آن در محیط پویا به هدف های بلند مدت خود برسد‪.‬‬
 ‫مراتب استراتیژی‬
‫• استراتیژی در سطح سازمان‪ :‬مشخص کننده مسیرکلی‬
‫حرکت سازمان است‪.‬‬
‫• استراتیژی در سطح فعالیت های عمده‪ :‬استراتیژی بخش ها‬
‫و دیپارتمنت ها‬
‫• استراتیژی در سطح عملیات‪ :‬بیان کننده نحوه فعالیت اجزای‬
‫سازمان‬
 ‫سیاست ها‪ ،‬خط مشی ها‪ /‬پالیسی ها ‪Policy‬‬
‫مشخص کنندۀ محدوده ای است که تصمیم های آینده در چارچوب‬ ‫•‬
‫آنها یا در داخل آنها اخذ می شوند‪ (.‬موجودیت اجتماعی)‬
‫استراتیژی تعیین کنندۀ نسبت سازمان با عوامل محیطی است‪.‬‬ ‫•‬
‫( موجودیت سازمانی)‬
‫روشها‪ /‬رویه ها ‪ Procedures‬ترتیب انجام کار برحسب زمان‬ ‫•‬
‫قواعد و مقررات‪ :‬چه کارهایی باید انجام بگیرد؛ اقدامات الزم و‬ ‫•‬
‫خاصی که باید انجام بگیرد یا نگیرد‪ (.‬قوانین ومقررات‪:‬‬
‫صراحت و غیر قابل تعبیر)‬
‫بودجه‪ :‬برنامه های عملیاتی به اعداد وارقام هزینه ای‪.‬‬ ‫•‬
 ‫اهمیت هدف‬
‫• اهداف مسیر و جهت را مشخص می کند‪.‬‬
‫• اهداف موجب تمرکز تالش ها می شود‬
‫• توسط اهداف میزان پیشرفت کار خود را اندازه گیری می‬
‫کنیم‪.‬‬
‫خصوصیات هدف‬
‫مدون ‪ /‬واضح باشد‬ ‫•‬
‫قابل اندازه گیری‬ ‫•‬
‫چالشی باشد یعنی انگیزه ایجاد کند‬ ‫•‬
‫واقعبینانه باشد‬ ‫•‬
‫زمانبندی مشخص داشته باشد‬ ‫•‬

‫عوامل مؤثر بر تعیین هدف‬

‫عوامل شخصی هدفگذار‬
‫ارزشهای فرد‬ ‫‪.1‬‬
‫شخصیت فرد‬ ‫‪.2‬‬
‫نگرش ها‬ ‫‪.3‬‬
‫حب و بغض‬ ‫‪.4‬‬
‫عوامل بیرونی‬
‫مسؤولیت اجتماعی‬ ‫‪.5‬‬
‫انتظار جامعه از سازمان‬ ‫‪.6‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫رویکرد های گوناگون به برنامه‌ریزی‬

‫‪.1‬برنامه‌ریزی « ازداخل به خارج» و برنامه‌ریزی‬

‫«ازخارج به داخل»؛‬
‫‪.2‬برنامه‌ریزی از «باال به پايين » و برنامه‌ریزی از «‬
‫پايين به باال»؛‬
‫‪.3‬برنامه‌ریزی و مديريت برمبناي هدف و نتيجه؛‬
‫‪ .4‬برنامه‌ریزی و مديريت برمبناي استثنا؛‬
‫‪ .5‬برنامه‌ریزی اقتضايي‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫برنامه‌ریزی « ازداخل به خارج» و « ازخارج به داخل‬

‫در برنامه‌ریزی از داخل به خارج ‪ ،‬برکارهايي تمرکز مي‌شود که‬

‫سازمان در حال حاضر انجام مي‌دهد و تالش مي‌شود که تا آنها به‬
‫بهترين صورت انجام پذيرند‪.‬‬
‫در برنامه‌ریزی از خارج به داخل ابتدا محيط خارجي بررسي و‬
‫تحليل مي‌شود و براي استفاده از فرصتها و به حد اقل رساندن مسايل‬
‫ناشي از آن برنامه‌ریزی مي‌گردد‪.‬‬
‫هدف برنامه‌ریزی از داخل به خارج‪ ،‬يافتن بهترين شيوة انجام کار‬
‫است و هدف برنامه‌ریزی از خارج به داخل‪ ،‬يافتن فرصتهاي‬
‫محيطي و استفاده بهينه از آنها است‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫برنامه‌ریزی از «باال به پايين » و برنامه‌ریزی از « پايين به باال»‬

‫در برنامه‌ریزی از باال به پايين‪ ،‬ابتدا مدير عالي سازمان هدف‌هاي کالن‬
‫را تعيين مي‌کند و اين امکان را براي مديران سطوح ديگر فراهم مي‌آورد‬
‫تا در چهار چوب هدفهاي کالن‪ ،‬برنامه‌هاي خود را تدوين کنند‪.‬‬
‫در حاليکه برنامه‌ریزی از پايين به باال‪ ،‬با تدوين برنامه‌هايي شروع‬
‫مي‌شود که در سطوح عملياتي شکل مي‌گيرند بدون آنکه به محدوديتهاي‬
‫کلي سازمان توجه شود‪.‬آنگاه اين برنامه‌ها از طريق سلسله مراتب به‬
‫باالترين سطح مديريت ارائه مي‌گردد‪.‬‬
‫بهترين رهيافت برنامه‌ریزی رهيافتي است که از باال شروع مي‌شود ولي‬
‫از طريق افزايش امکان مشارکت و درگير ساختن کارکنان واحدهاي‬
‫مختلف‪ ،‬به اطالعات سود مندي از همه سطوح سازمان دست می يابد‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫برنامه‌ریزی و مديريت برمبناي هدف و نتيجه‬

‫این مدل برنامه ریزی‪ ،‬با هدف ترکیب اهداف فردی و سازمانی برای‬
‫جمع تعهد و تخصص مطرح گردید(نمودار زیر)‪.‬‬
‫بر اساس اين نگرش‪ ،‬بايد ابتدا مهمترين مسايل سازمان را مشخص کرده‬
‫سپس با مشارکت کارکنان براي همه واحدها و بخش‌هاي تابعه آنها‪ ،‬و‬
‫متعاقبا براي همه افراد شاغل در سازمان‪ ،‬به صورت منظم‪ ،‬هدفگذاري‬
‫نمود‪.‬‬

‫بهبود عملكرد فرد‬ ‫افزايش تعهد‬ ‫تدوين و پذيرش‬ ‫مشاركت كاركنان‬

‫و سازمان‬ ‫كاركنان براي‬ ‫اهداف براساس‬ ‫با مديران در‬
‫تالش به منظور‬ ‫توافق متقابل‬ ‫برنامه‌ريزي‬
‫تحقق اهداف‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫برنامه‌ریزی و مديريت برمبناي هدف و نتيجه‬

‫مراحل برنامه ریزی بر مبنای هدف و نتیجه‬

 ‫محاسن و معايب مديريت بر مبناي هدف‬
‫معايب‬ ‫محاسن‬
‫وقت گيري بيش از حد؛‬ ‫‪.1‬‬ ‫توسعه مجاري ارتباطي کارکنان و مديران‪.‬‬ ‫‪)1‬‬
‫عدم امکان تعديل سريع اهدافي که در عمل‬ ‫‪.2‬‬ ‫ايجاد توافق ميان مديران و کارکنان در‬ ‫‪)2‬‬
‫غير منطقي به نظر مي‌رسند؛‬ ‫مورد محتواي کار؛‬
‫عدم امکان ارزيابي ميزان موفقيت واقعي‬ ‫‪.3‬‬ ‫پيشرفت کارکنان و ارتقاء کيفي مهارت و‬ ‫‪)3‬‬
‫در تحقق اهداف؛‬ ‫تواناييهاي آنان؛‬
‫وابسته بودن ميزان موفقيت اين روش به‬ ‫‪.4‬‬ ‫بهبود عملکرد کارکنان و افزايش تعهد‬ ‫‪)4‬‬
‫ميزان حمايت مديران عالي؛‬ ‫آنان به تحقق اهداف؛‬
‫عدم تعريف اهداف در حد مطلوب؛‬ ‫‪.5‬‬ ‫بهبود معيارهاي ارزيابي عملکرد‬ ‫‪)5‬‬
‫کارکنان؛‬
‫بهره مند شدن سازمان از توان خالقيت و‬ ‫‪)6‬‬
‫استعدادهاي بالقوه کارکنان در نوآوري؛‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫برنامه‌ریزی اقتضايي‬

‫برنامه‌ریزی مبتني بر انديشيدن پيش از عمل است‪.‬‬

‫ولی وجود عدم اطمینان در محیط برنامه ریزی‪،‬‬
‫تغيير در برنامه‌ریزی را ضروري مي‌سازد‪.‬‬
‫در برنامه‌ریزی اقتضايي«گزينه‌هاي گوناگون قابل‬
‫اجرا» شناسايي مي‌شوند و در صورتي که اعتبار‬
‫برنامه اصلي به دليل تغييرات محيطي‪ ،‬بيش از حد‬
‫کاهش يابد‪ ،‬يکي از آن گزينه‌ها قابل اجرا خواهند‬
‫بود‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫مراحل عمده برنامه ریزی‬

‫کسب‬ ‫شناسایی‬
‫تنظیم‬ ‫تدوین‬ ‫ارزیابی‬ ‫جستجوی‬ ‫اطالعات در‬ ‫مقتضیات‬
‫تسلسل‬ ‫بدیل ها و‬ ‫باره‬ ‫تعیین‬ ‫موجود‬
‫برنامه‬ ‫بدیل ها و‬
‫فعالیتها و‬ ‫انتخاب‬ ‫فعالیتهای‬ ‫اهداف‬ ‫(فرصتها و‬
‫های فرعی‬ ‫برنامه‬
‫جداول‬ ‫بدیل‬ ‫ضروری و‬ ‫کوتاه مدت‬ ‫محدودیتها)‬
‫و حمایتی‬ ‫های‬
‫زمانبدی‬ ‫مناسب‬ ‫جایگزین‬ ‫طبقه بندی‬
‫آنها‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫محاسن(مزیتهای) برنامه‌ریزی‬

‫‪.1‬تحقق اهداف سازمان فقط با برنامه‌ریزی و اجراي مطلوب آن‬

‫امکان پذير است‪.‬‬
‫‪.2‬به ايجاد فرصت براي اجراي تصميم ها کمک مي‌کند‪.‬‬
‫‪.3‬به اجراي منظم طرحها و اهداف سازمان کمک مي کند‪.‬‬
‫‪.4‬مو جب تسريع رشد اقتصادي شده سازمان را با رشد سريع فن‬
‫آوري تطبيق مي‌دهد‪.‬‬
‫‪.5‬براي تقويت روحيه کار گروهي موثر است‪ .‬نيز ابزار خوبي براي‬
‫کنترل فعاليتها محسوب مي‌شود‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫محدوديتهاي برنامه‌ریزی‬

‫‪.1‬برنامه‌ریزی مستلزم صرف وقت و هزينه است ولي‬

‫تضمين کننده تحقق اهداف برنامه‌ریزی شده نيست‪.‬‬
‫‪.2‬سازمان هاي کوچک به دليل ناتواني مالي نمي‌توانند از‬
‫آن استفاده کنند‪.‬‬
‫‪.3‬بيشتر مبتني بر پيش بيني بر اساس حدث و گمان و‬
‫احتماالت است‪ .‬و کمتر بر اساس اطالعات قطعي‪.‬‬
 ‫برنامه‌ریزی‬

‫انواع و سلسله مراتب برنامه‌ها‬

‫مأموريت‌ها و اهداف بلند مدت‬

‫اهداف كوتاه مدت‬

‫‌برنامه‌هاي استراتژيك‬

‫برنامه‌هاي عملياتي‬

‫فعاليت‌هاي غير تكراري‪ /‬يكبار‬ ‫فعاليت‌هاي تكراري ‪ /‬دايمي‬

‫مصرف‬
‫بودجه‌ها‬ ‫خط مشي‌ها‬
‫طرح‌ها و پروژه‌ها‬ ‫روشها و رويه‌ها‬
‫برنامه‌هاي زمانبندي‬ ‫مقررات‬
‫مراحل انجام كار‬
 ‫فنون برنامه‌ریزی‬

‫در واقع هر برنامه‌ریزی‪ ،‬مشتمل بر تصميمهايي است که براي اجرا‬

‫در زمان آينده‪ ،‬اتخاذ شده اند‪.‬‬
‫با افزايش تعداد متغييرهاي موثر بر هر تصميم‪ ،‬تصميم گيري‬
‫دشوارتر مي‌شود؛ به گونه اي که گاهي استفاده از ابزار و روشهاي‬
‫خاص تصميم گيري‪ ،‬ضرورت پيدا مي‌کند؛‬
‫به همين دليل‪ ،‬فنون و روشهاي متعددي براي تصميم گيري ابداع‬
‫شده اند‪ .‬در زير به توضيح مختصري برخي از اين فنون پرداخته‬
‫مي‌شود‪:‬‬
 ‫فنون برنامه ریزی‬

‫نمودار ميل ‌ه‌اي‬

‫اين نمودار بر روي دو محور ترسيم مي‌شود‪ .‬محور افقي نشان دهندة‬
‫زمان شروع و پايان هرفعاليت است(برحسب ساعت‪ ،‬روز‪ ،‬هفته‪،‬‬
‫ماه و سال) و محور عمودي نشان دهندة مراحل انجام برنامه است‪.‬‬
‫هر ميله افقي نيز نشانة مدت پيش بيني شده براي هر فعاليت مورد‬
‫نظر است‪ .‬همان طور که بخشي از از فعاليتهاي پيش بيني شده انجام‬
‫مي‌شود‪ ،‬ميلة افقي را پر رنگ مي‌کنند؛ به طوري که هر مقطع‬
‫زماني نسبت «ميزان کار انجام شده » به «ميزان کاري که طبق‬
‫برنامه بايد انجام مي‌شد» قابل تعيين است‪.‬‬
 ‫فنون برنامه ریزی‬

‫نمودار میله ای(گانت)‬

‫زمان (برحسب هفته)‬ ‫مراح‪b‬ل انج‪b‬ام‬
‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪8 7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫پروژه‬
‫‪8‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪0‬‬

‫‪.1‬‬
‫نقشه کشي‬
‫‪.2‬‬
‫پي ريزي‬

‫‪.3‬‬
‫اسکلت‌بندي‬

‫‪.4‬‬
‫خشت چینی‬

‫‪.5‬‬
‫نازک کاري‬
‫و تحويل‬
‫نهايي‬
‫‌همان طور که مالحظه مي‌شود‪ ،‬در هفته هجدهم‪ ،‬فقط فعالیتهاي پيش بيني شده تا هفته سيزدهم تکميل شده اند؛‬
‫يعني در عملکرد واقعي چهار هفته تاخير مشاهده مي‌شود‪.‬‬