1

BÀI 4

CHỨC NĂNG
TỔ CHỨC
NỘI DUNG 2
1. Tổng quan về chức năng tổ chức
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức
2.1. Khái niệm
2.2. Các nguên tắc cơ bản của tổ chức quản trị
2.3. Các yêu cầu thiết kế cơ cấu tổ chức cơ bản
2.4. Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức
2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức
3. Sự phân chia quyền lực
3.1. Khái niệm
3.2. Ủy quyền
 1. Tổng quan về chức năng tổ chức
3
1.1. Khái niệm
Tổ chức là việc:
+ Thành lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm
nhận những hoạt động cần thiết
+ Xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách
nhiệm giữa các bộ phận đó.
Các vấn đề cụ thể: 4

- Xác định và phân chia công việc

- Phân bổ công việc cho người/ nhóm người nào?
- Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?
- Ai báo cáo cho ai?
- Các quyết định nào được làm ở cấp nào, bộ phận
nào?
….
 3 mặt của tổ chức 5

Tổ chức
bộ máy

Tổ chức
công việc
Tổ chức
nhân sự
1.2. Vai trò của chức năng tổ chức 6

 Đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch sẽ được

triển khai vào thực tế.

 Tạo môi trường làm việc thích hợp cho các

cá nhân và tập thể trong quá trình thực hiện
những nhiệm vụ và chuyên môn của mình.

 Tác động tích cực đến việc sử dụng các

nguồn lực một cách hiệu quả nhất Giảm
thiểu những sai sót và lãng phí.
1.3. Những vấn đề khoa học trong công 7
tác tổ chức
 1.3.1. Tầm hạn quản trị
Là số lượng bộ phận, nhân viên cấp dưới
mà một nhà quản trị có thể điều khiển tốt
nhất.

- Bộ máy ít tầng nấc trung gian Bộ máy tổ

chức thấp Tầm hạn quản trị rộng
- Bộ máy nhiều tầng nấc trung gian Bộ
máy tổ chức cao Tầm hạn quản trị hẹp
 3. Các mô hình cơ cấu tổ chức 8
3.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
GIAÙM ÑOÁC

BOÄ PHAÄN SX BOÄ PHAÄN BOÄ PHAÄN KD

(P/GIAÙM ÑOÁC) KEÁ TOAÙN (P/GIAÙM ÑOÁC)

PHAÂN PHAÂN PHAÂN CAÙC CAÙC

CAÙC
XÖÔÛNG XÖÔÛNG XÖÔÛNG CÖÛA KHO
ÑAÏI LYÙ
SX1 SX2 SX3 HAØNG HAØNG
3.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến 9
Ưu điểm:
- Tạo sự thống nhất cao
- Trách nhiệm rõ ràng
Nhược điểm:
- Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện
- Dễ dẫn đến kiểu quản lý gia trưởng => Không
phát huy được sự sáng tạo của cá nhân
Áp dụng:
- Công ty quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp
và sản xuất liên tục
- Giai đoạn đầu khi DN mới thành lập
3. Các mô hình cơ cấu tổ chức 10
3.2. Cơ cấu tổ chức chức năng:
GIAÙM ÑOÁC

BOÄ PHAÄN SX CAÙC BOÄ PHAÄN BOÄ PHAÄN KD

(P/GIAÙM ÑOÁC) CHÖÙC NAÊNG (P/GIAÙM ÑOÁC)

PHAÂN PHAÂN PHAÂN CAÙC CAÙC

CAÙC
XÖÔÛNG XÖÔÛNG XÖÔÛNG CÖÛA KHO
SX2 SX3 ÑAÏI LYÙ
SX1 HAØNG HAØNG
3.2. Cơ cấu tổ chức chức năng 11
Ưu điểm:
- Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn
diện
- Dễ đào tạo
- Sử dụng được các chuyên gia giỏi
Nhược điểm:
- Trách nhiệm không rõ ràng
- Sự phối hợp giữa các phòng ban khó khăn
- Tính thống nhất thấp
Áp dụng:
- Giai đoạn đầu khi doanh nghiệp phát triển quy mô,
đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao
3.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng: 12

GIAÙM ÑOÁC

BOÄ PHAÄN SX CAÙC BOÄ PHAÄN BOÄ PHAÄN KD

(P/GIAÙM ÑOÁC) CHÖÙC NAÊNG (P/GIAÙM ÑOÁC)

PHAÂN PHAÂN PHAÂN CAÙC CAÙC

CAÙC
XÖÔÛNG XÖÔÛNG XÖÔÛNG CÖÛA KHO
SX2 SX3 ÑAÏI LYÙ
SX1 HAØNG HAØNG
3.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng: 13
Ưu điểm:
-Kết hợp những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ
cấu chức năng
-Tạo điều kiện cho các nhà quản lý trẻ phát huy năng
lực
Nhược điểm:
-NQT phải thường xuyên giải quyết nhiều vấn đề
-Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
-Dễ xảy ra xung đột giữa các bộ phận
Áp dụng:
-Trong các tổ chức có quy mô lớn, tính chuyên môn
hóa cao hay trong các lĩnh vực phi sản xuất
3.4. Cơ cấu tổ chức ma trận: 14
GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN

MARKETING SẢN XUẤT KINH DOANH NHÂN SỰ

B.QLÝ
DỰÁN 1

B.QLÝ
DỰÁN 2

B.QLÝ
DỰÁN 3
3.4. Cơ cấu tổ chức ma trận: 15
Ưu điểm:
- Tổ chức linh động
- Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả
- Đáp ứng tình hình sản xuất biến động
Nhược điểm:
- Dễ xảy ra tranh chấp giữa lãnh đạo và các bộ phận
- Đòi hỏi NQT phải là người có ảnh hưởng lớn
- Phạm vi sử dụng hạn chế vì đòi hỏi một trình độ
nhất định
Áp dụng:
- Trong các tổ chức có quy mô lớn mang tính đa
ngành hay đa quốc gia
 3.5. Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý: 16

TOÅNG
GIAÙM
ÑOÁC

Giaùm ñoác chi Giaùm ñoác chi Giaùm ñoác chi

nhaùnh mieàn Nam nhaùnh mieàn Trung nhaùnh mieàn Baéc
3.5. Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý: 17
Ưu điểm:
- Xác định được lợi thế cạnh tranh trong vùng
chiến lược
- Tận dụng được tính hiệu quả của các hoạt động
tại địa phương
- Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn
Nhược điểm:
- Cần nhiều người trong công tác quản lý
- Chi phí lớn
- Đòi hỏi một cơ cấu kiểm soát phức tạp
Áp dụng:
- Trong các tổ chức có quy mô lớn
3.6. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 18

Tổng giám đốc

Dãy sản Dãy sản Dãy sản

phẩm A phẩm B phẩm C
3.6. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 19
Ưu điểm:
-Phát triển tốt sản phẩm
-Dễ tạo tính cạnh tranh về chi phí
-Dễ xác định ưu thế cạnh tranh
Nhược điểm:
-Đòi hỏi trình độ quản lý cao cho các dãy sản phẩm
-Chi phí lớn
-Dễ dẫn đến tính cục bộ, khả năng hợp tác kém giữa
các bộ phận
Áp dụng:
-Trong các tổ chức có quy mô lớn, đa dạng về sản
phẩm.
 3. Sự phân chia quyền lực 20

3.1. Khái niệm

 Phân quyền:
• Là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong
một cơ cấu tổ chức
• Là cơ sở của việc ủy quyền
• Không thể có sự phân quyền tuyệt đối
 Quyền hạn là cơ sở cho phép phương tiện để tác động
đến hành động & suy nghĩ của người khác
3. Sự phân chia quyền lực 21

3.2. Ủy quyền
 Là giao nhiệm vụ cho ai đó trách nhiệm quyền
hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc, tức là
thỏa thuận với người khác nhằm:
• Trao cho họ trách nhiệm và quyền hạn thay mặt bạn
thực hiện công việc
• Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được ủy
quyền & những người khác để họ có thể thực hiện
công việc
3.2. Ủy quyền 22

 Lợi ích của nhà quản lý:

• Đưa ra quyết định sáng suốt hơn
• Tận dụng thời gian eo hẹp
• Giảm áp lực công việc
• Đào tạo nhà quản trị kế cận
 Ủy quyền bảo đảm cho tổ chức vận hành ổn
định và góp phần đào tạo các nhà quản trị cấp
dưới và nhân viên để họ phát huy năng lực của
mình
 Quá trình ủy quyền 23

Xác định kết

quả mong
muốn

Giao nhiệm
vụ

Giao quyền
hạn Kiểm tra
theo dõi
Nguyên tắc ủy quyền 24

 Người được ủy quyền phải có kỹ năng chuyên môn, có

hoặc chưa có kinh nghiệm, ham học hỏi, có thể thăng
tiến, có thời gian để làm công việc
Sự ủy quyền không làm mất hoặc thu nhỏ trách nhiệm
người ủy quyền
 Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và được ủy
quyền gắn chặt với nhau

Nguyên tắc ủy quyền 25

Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ phải xác định rõ

 Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt
 Người được ủy quyền phải nắm đầy đủ thông tin
 Luôn có sự kiểm tra
 3.2. Ủy quyền 26

Sự hợp tác

Nghệ Sự sẵn sàng chia sẻ

thuật
Chấp nhận thất bại của người khác
ủy
quyền Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

Lập ra & sử dụng kiểm tra rộng rãi

3.2. Ủy quyền 27
• Những trở ngại :
- Lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ
- Sợ cấp dưới thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong
thăng tiến
- Trở ngại về mặt tổ chức: xác định không rõ ràng trách
nhiệm & quyền hạn, không kiểm soát được nhiệm vụ đã
giao
- Ngại tốn thời gian & công sức cho việc lập kế hoạch và
huấn luyện nhân viên
 3.2. Ủy quyền 28

• Biện pháp khắc phục

o Phảitrao cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn
thành nhiệm vụ được giao
o Thực hiện sự truyền thông cởi mở giữa nhà quản trị
với cấp dưới
 Tóm tắt quá trình ủy quyền 29

Quyết định công

việc ủy quyền
Chuẩn bị
Quá ủy quyền
Lựa người để ủy
trình ủy
quyền
quyền
hiệu quả
Thực hiện
ủy quyền
 Thực hiện ủy quyền 30

Đặt mục tiêu

Đánh giá Lập kế hoạch

Giám sát Thực hiện