BÁO CÁO THỰC

TRẠNG MUA SẮM

THÁNG 6 NĂM 2024

Nguyễn Thị Phượng

I. THỰC TRẠNG

1. Bố trí nhân sự
2. Quy trình mua sắm
3. Nguồn cung ứng
4. Hóa đơn chứng từ
5. Đơn giá mua vào
6. Quy chuẩn giao nhận hàng hóa
7. Kho
8. Phần mềm
I. THỰC TRẠNG
1.Bố trí nhân sự

1.Mua hàng Tàu 1&3: 1 nhân sự

Hiện trạng 2.Mua hàng Tàu 2: 1 nhân sự Các kế toán kiêm nhiệm mua hàng & gọi hàng.
3.Mua hàng AC Nha Trang: 1 nhân sự

1.FB: Tạm ổn. 1.Kế toán quá tải.

Ảnh hưởng
2.Non-FB & DV: quá tải 2.Công tác kế toán bị ảnh hưởng.

1.TTMS tập trung trên tập đoàn.

1.FB: tiếp tục duy trì.
2.Bốn nhà hàng HN: tuyển 1 mua hàng.
Giải pháp 2.Non-FB & DV: TPB Mua hàng hỗ trợ cùng
3.Hai nhà hàng ĐN & Hội An Gia Thiện: tuyển 1
tìm nhà cung cấp.
mua hàng.
2. Quy trình mua sắm

Ma trận Hủy đơn Rà soát hợp Giao nhận

Mua hàng
duyệt hàng đồng hàng hóa
2. Quy trình mua sắm

APC VIET DELI

1. FB: Gửi đơn zalo.

Các kế toán kiêm nhiệm mua hàng & gọi
Hiện trạng 2. Non-FB & DV: gửi đơn zalo không ghi rõ mô
hàng.
tả sản phẩm, phạm vi công việc, ngân sách...

Mua hàng 1. FB: Mua hàng gọi đơn lắt nhắt và nhiều vào
cuối ngày & cuối tuần. 1. Kế toán quá tải.
Ảnh hưởng
2. Non-FB & DV: Không sửa chữa kịp thời hại 2. Công tác kế toán bị ảnh hưởng.
máy móc & rủi ro mất an toàn.

1. FB: Chuẩn hóa DMHH & upload VVG

1. FB: chuẩn hóa DMHH & upload VVG Soft.
Soft ngày 15/09 hoàn thành.
Giải pháp 2. Non-FB & DV: lộ trình Tháng 2/2025 triển
2. Non-FB & DV: lộ trình tháng 10/2024
khai mua sắm trên VVG Soft
triển khai lên đơn trên VVG Soft
2. Quy trình mua sắm

Thực phẩm Đồ uống Phi thực phẩm và dịch vụ

Ma trận PR chỉ tới Bếp trưởng • PR ≤ 50tr: Trưởng bar. • PR ≤ 50tr: Trưởng bộ
duyệt theo market list tháng • 50 < PR ≤ 100tr: phận
duyệt đã được duyệt. GĐTC APC/VDL. • 50 < PR ≤ 100tr:
• PR ≥ 100tr: GĐTC tập GĐTC APC/VDL
đoàn. • PR ≥ 100tr: GĐTC tập
đoàn.
2. Quy trình mua sắm

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

Hủy đơn Bộ phận hoặc nhà cung Mua hàng phải tìm NCC • Nếu chưa thanh toán: báo
cấp báo hủy đơn qua điện thay thế, tốn thời gian và hủy đơn bình thường.
hàng thoại/ Zalo/ email. nguồn lực. • Nếu đã thanh toán/ đi cọc:
báo kế toán trưởng xử lý
theo tình huống.
2. Quy trình mua sắm

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

Rà soát hợp Chưa chuẩn hóa hợp đồng Công ty gặp rủi ro 1. Xây dựng thư viện hợp đồng mua hàng mẫu.
thành mẫu chung, các điểu nếu có tranh chấp 2. Rà soát HĐ mua vào theo giá trị:
đồng khoản còn đơn giản chưa xảy ra. • HĐ ≤ 20tr: không bắt buộc ký HĐ (PO thay thế).
chặt chẽ. • 20tr < HĐ ≤ 100tr: TBP mua hàng→ TBP/GĐ
chuyên môn → KTT.
• HĐ > 100tr: TBP mua hàng → TBP/GĐ chuyên
môn → Pháp chế → GĐTC APC/ VDL
2. Quy trình mua sắm
Hiện trạng
1. Tàu 1: 10:00 đi xuồng anh
Giao nhận Đạo giao nhận trên vịnh. Đồ
phát sinh giao tàu trước
hàng hóa 12:30.
(APC) 2. Tàu 2: Sáng 06:30; Chiều
4:00.
3. Tàu 3: 08:30 đi xe tải sang
Tuần Châu. Đồ phát sinh
11:45 gửi xuồng từ cảng Sun
Group.
Ảnh hưởng Giải pháp
Cần thêm thời gian quan
1. Vất vả cho nhân viên giao sát để đưa ra giải pháp
nhận và không giao tập khắc phục.
trung một chỗ.
2. Phát sinh thêm 1 nhân sự
nhận hàng trên vịnh, phát
sinh phí thuê xe tải và
xuồng chở thực phẩm cho
Tàu 1.
2. Quy trình mua sắm

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

1. Home Mộc HN & Saju: Thu 1. Thu ngân không trực tiếp Tách bộ phận thu mua
Giao nhận ngân nhận gọi hàng không hiểu rõ yêu chuyên phụ trách mua hàng
hàng hóa 2. Sajang + Măm Mom: KT kho cầu sản phẩm. và gọi hàng. Kế toán không
nhận 2. Kế toán kiêm nhiệm nhận kiêm nhiệm nữa và tập
(VIET DELI) 3. Các nhà hàng ngoài khu vực hàng kéo dài cả ngày, trung nghiệp vụ kế toán.
HN: kế toán kiêm nhiệm lượng chứng từ nhiều.
nhận. 3. Vận hành không đủ đồ
4. Công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ khách.
nhập về không có kho bàn
giao trực tiếp cho bộ phận sử
dụng.
3. Nguồn cung ứng (APC)

F&B Non F&B và Dịch vụ

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

1. Hàng đông lạnh 1. Vận hành không 1. Từ 15-20 tháng N lên sản 1. Không đa dạng, đặc Không kịp thay Bộ phận kỹ thuật đề
nhập khẩu không đủ hàng phục vụ lượng dự kiến dùng cho biệt mảng sửa chữa thế/sửa chữa tàu xuất sữa chữa trước 1
ổn định: búp gà khách tháng N+1 để đàm phán với bảo dưỡng tàu tháng (trừ những
size to, cá ngừ, 2. Mua hàng phải các nhà cung cấp có giá tốt 2. Yêu cầu sửa chữa hỏng hóc đột xuất
thăn heo... tìm NCC thay thế và giữ tồn kho giao cả luôn gấp (VD hôm hoặc bất khả kháng)
2. Quy cách thịt với đơn giá cao tháng. nay yêu cầu, mai phải để bộ phận mua hàng
không đúng yêu hơn do không có 2. Xây dựng quy chuẩn giao có NCC tới sửa luôn, có thời gian tìm kiếm
cầu của bếp cam kết sản lượng nhận hàng hóa theo ngành KT phải trả tiền đặt nhà cung cấp.
từ đầu tháng hàng, làm việc với các NCC cọc ngay...)
và ký đồng thuận trên cùng
1 chuẩn.
3. Nguồn cung ứng (VIET DELI)

F&B Non F&B và Dịch vụ

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

1. Nguồn cung tôm Chi phí mua vào Mua sắm tập trung Yêu cầu mua Không có đủ thời 1. Nếu đề xuất tuyển thêm nhân
hùm từ Nha Trang tăng cao. những mặt hàng có sản sắm CCDC gian tìm kiếm nhà viên Mua hàng được duyệt,
đang bị giảm dần. lượng tiêu thụ cao và thường gấp và cung cấp với chất mua hàng tập trung tìm kiếm
2. Hàng nhập khẩu đứt đàm phán giá tốt với nhà dồn dập, đặc biệt lượng và giá thành nhà cung cấp tốt nhất.
gãy chuỗi cung ứng cung cấp. là nhà hàng sắp tối ưu nhất. 2. Với vật tư tiêu hao:
dẫn đến giá tăng khai trương. • Thường xuyên: tổng hợp
cao: thịt, bơ sữa phô những mặt hàng dùng sản
mai, dầu olive... lượng lớn đàm phán giá tốt
với nhà cung cấp.
• Không thường xuyên: mua
sự vụ
4. Hóa đơn chứng từ
Hiện trạng
APC: 46 mặt hàng thực phẩm Ấn Độ không có hóa đơn hoặc nếu
có thì xuất sang mã hàng khác
VIET DELI: Ngũ cốc nho khô, hoa hồng khô/trà gạo khô cho bar,
ức vịt xông khói, bánh đa nem, phồng tôm, hạt đác, đặc sản vùng
miền: lá cách, đọt chọi...không có hóa đơn.
F&B
Ảnh hưởng Giải pháp
• Ưu điểm: đơn giá không có hóa đơn rẻ hơn có Mua từ nhà cung cấp có hóa đơn đầy đủ
hóa đơn. nhất có thể.
• Nhược điểm: Công ty không được khấu trừ thuế
(không đưa được vào chi phí), không quy trách
nhiệm cho nhà cung cấp nếu gặp rủi ro an toàn
thực phẩm và rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn.
4. Hóa đơn chứng từ

F&B

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

APC: Vật tư nhỏ lẻ: bu lông, ốc vít, dây điện, ống nước, thợ sửa
chữa/bảo dưỡng...không có hóa đơn
VIET DELI: CCDC mua ở Hàng Khoai như xoong, nồi, bát,
đũa...không xuất được hóa đơn hoặc nếu có thì xuất hóa đơn mặt
hàng khác.
• Ưu điểm: đơn giá không có hóa đơn rẻ hơn có
hóa đơn.
• Nhược điểm: Công ty không được khấu trừ thuế
(không đưa được vào chi phí), và rủi ro về tính
hợp lệ của hóa đơn.
Làm việc với kế toán xem mặt hàng nào
bắt buộc hoặc cần thiết có hóa đơn, chủ
trương tối đa mua hàng có hóa đơn.
5. Đơn giá mua vào APC

F&B Non F&B và Dịch vụ

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

• Một số NCC trọng yếu mua đi Chi phí thực • Phòng mua hàng mở rộng Mua hàng tìm 3 Không ảnh Tiếp tục duy
bán lại từ nhà nhập khẩu & phân phẩm cao mạng lưới với NCC, mục báo giá cạnh tranh hưởng nhiều trì.
phối khác nên giá bán cao hơn so tiêu mỗi 1 nhóm hàng có đề xuất nhà thấp
với tàu mua trực tiếp ví dụ: cá ít nhất 3 NCC. nhất
hồi, bơ sữa phô mai... • Tập trung tối ưu chi phí
• Đơn giá nhóm hàng khác: đồ 30% mặt hàng chiếm tỷ
uống, rau củ quả, đồ khô...có thể trọng 70% chi phí mua
tối ưu hơn nữa. thực phẩm.
Tỷ trọng nhóm hàng hóa APC
6. Quy chuẩn giao nhận hàng hóa

F&B Non F&B và Dịch vụ

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

Không thống nhất quy Vận hành không • Xây dựng bảng quy Hay trả hàng do Vận hành không đủ Bộ phận yêu cầu mua sắm
chuẩn giao nhận hàng đủ đồ phụ vụ chuẩn giao nhận hàng sai model, công đồ phụ vụ hoặc chất phải ghi rõ thông số sản
hay phải trả hàng. hoặc chất lượng hóa và thống nhất với suất... lượng chưa đáp ứng phẩm/phạm vi công việc
chưa đáp ứng kỳ các nhà cung cấp. kỳ vọng của khách. trong đơn hàng, càng chi
vọng của khách. • Bếp cử người nhận hàng tiết, mua càng đúng và
3 bên với kho và nhà chính xác.
cung cấp.
7. Kho

APC VIET DELI

1.Xa và nhỏ
Hiện trạng 2.Thiếu giá kệ để phân loại hàng hóa Không có kho trung tâm, hàng hóa không tập trung
3.Nhiều hàng hóa đang không sử dụng nữa

1.Gọi hàng nhỏ lẻ

1.Không đủ diện tích trữ hàng thực phẩm mùa cao điểm. 2.Vật tư tiêu hao gọi thường xuyên tần suất liên tục
Ảnh hưởng
2.Kho xa thêm chi phí thuê xe tải và xuồng thực phẩm. 3.CCDC giao thẳng cho bộ phận không có kho nhập
có thể gây lãng phí thất thoát

1.Thanh lý các công cụ dụng cụ cũ không sử dụng nữa lấy diện tích
Diện tích kho không thể nới rộng thêm nữa, thay vì làm
lắp thêm giá kệ phân loại hàng hóa gọn gàng.
kho trung tâm ở HN, kiện toàn bộ máy phòng mua và
Giải pháp 2.Tìm kho to hơn và gần cảng hơn tiện vận hành và quản lý
nhanh chóng triển khai mua sắm bằng phần mềm tiết
3.Xây dựng kho đồ khô và hàng phi thực phẩm tại nhà chờ cảng Sun
kiệm thời gian và nguồn lực.
Group.
8. Phần mềm

F&B Non F&B và Dịch vụ

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

Bếp & bar file Google Làm thủ công Chuyển đổi mua sắm bằng phần Bộ phận gửi đơn Kế toán phải nhập Chuyển đổi mua
drive/chụp ảnh PR mất nhiều thời mềm. file Excel qua dữ liêu thủ công sắm bằng phần mềm
giấy/nhắn zalo đơn gian & khó 1. APC: Lộ trình 01/08/2024 áp Zalo và nhập kho một lộ trình tháng
hàng ngày. Mua hàng tránh khỏi sai dụng lần nữa 10/2024 chạy cho cả
vào Google drive/zalo sót 2. VIET DELI: APC & VIET DELI
lấy đơn và lọc đơn thủ • 15/09 hoàn thành chuẩn hóa
công rồi gửi cho các danh mục hàng hóa 4 nhà hàng
NCC. tại HN và chạy thử.
• 30/10 hoàn thành chuẩn hóa nốt
5 nhà hàng còn lại và 01/11
chạy.
II. ĐỀ XUẤT
GIẢI PHÁP
1. Kiện toàn bộ máy phòng
mua hàng tập trung trên tập đoàn

Tập đoàn: Cơ sở kinh doanh:

03 nhân viên (APC, VIET 1. APC: chưa cần tuyển thêm mua hàng
DELI, Phi thực phẩm & 2. VIET DELI:
Dịch vụ) • Khu vực Hà Nội: Đề xuất tuyển dụng mới 01 nhân
sự cho cả chuỗi 4 nhà hàng.
• Khu vực miền Trung (Đà Nẵng & Hội An): Đề
xuất tuyển dụng 01 nhân sự mới.
• Khu vực Nha Trang: Đề xuất nhân sự đang mua
hàng cho AC kiêm nhiệm mua hàng cho Ngon
Gallery.
2. Xây dựng và hoàn thiện phần mềm
VVG Soft để thực hiện và quản lý hoạt
động mua sắm hiệu quả chính xác

APC: VIET DELI

• Dự kiến 15/07/2024: đào tạo &
hướng dẫn sử dụng phần mềm
• 01/08/2024: 3 du thuyền áp dụng
• Dự kiến 15/08/2024: hoàn thành chuẩn hóa dữ
liệu upload lên phần mềm
• 22/08/2024: đào tạo & hướng dẫn sử dụng phần
mềm
• 01/09/2024: 4 nhà hàng khu vực Hà Nội áp dụng.
3. Tuyển thư ký bếp hỗ trợ tổng bếp
trưởng các công việc:

• Lên đơn hàng ngày trên phần mềm, theo dõi tồn kho của bếp
• Chia ca làm việc cho bếp, chấm công...
• Tham gia, hỗ trợ kiểm tra và nhận nguyên vật liệu, thực phẩm nhập vào về số lượng &
chất lượng.
• Tổng hợp, lập yêu cầu mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ cần thiết cho công việc của
bộ phận theo yêu cầu của Bếp trưởng.
• Hỗ trợ bếp trưởng các công việc hành chính khác.
• Phối hợp làm hồ sơ kiểm thực 3 bước VSATTP.
4. Số lượng thư ký bếp đề xuất:

APC: 1 thư ký bếp cho cả VIET DELI:

3 tàu • Khu vực HN: 1 thư ký bếp cho Sajang + Măm
Mom & 1 thư ký bếp cho Home Mộc + Saju
• Khu vực ngoài HN: tạm thời tiếp tục vận hành như
hiện tại
III. LƯU ĐỒ
QUY TRÌNH
MUA HÀNG
A. Mua hàng

1. Market list của tháng (N+1) trình phê duyệt từ

ngày 25 đến ngày cuối tháng N.
2. Mua sắm F&B hàng ngày
3. Mua sắm Non-FB & Dịch vụ
3.1. Đơn hàng ≤ 50tr
3.2. Đơn hàng > 50tr
4.Hủy đơn

B. Nhận hàng
1. Nhận trong giờ làm việc
2. Nhận ngoài giờ làm việc
A. Mua hàng

1. MARKET LIST HÀNG THÁNG CỦA BẾP & BAR

Mua hàng (MH)

thu thập báo giá
của NCC
MH lập so sánh
giá market list
TBP mua hàng
review
GĐTC/ KTT phụ
trách review
TGĐ phụ trách tài
chính duyệt
A. Mua hàng

2. MUA SẮM F&B HÀNG NGÀY

Phần mềm gán NCC và

Thư ký bếp/bar khởi Tổng bếp trưởng/bar
đơn giá theo market list MH tạo PO
tạo PR trưởng duyệt PR
đã được duyệt

Thanh toán Nhập hàng Nhận hàng MH gửi PO cho NCC

A. Mua hàng

3.1. MUA SẮM NON-FB& HĐNT CÓ GIÁ TRỊ MUA SẮM TRONG 1 NĂM ≤ 50TR (CHƯA VAT)
NV lập phiếu yêu cầu GM/GĐ Mua hàng (MH) tạicơ MH tại cơ sở lậpbảng MH tại cơ sở submit
mua sắm (PR) & TBP Vận hành duyệt PR sởtìm NCC so sánh giá PR, báo giá, bảng so
duyệt sánh giá

GĐ Tài chính/ KTT phê duyệt TBP mua hàng review

PR có giá trị ≤ 20tr

PR có giá trị > 20tr Gửi PO cho NCC đặt
Không bắt buộc ký HĐ Ký kết HĐ với NCC
BẮT BUỘC KÝ HĐ hàng
(Khuyến khích ký HĐ)

Thanh toán Nhận hàng

 A. Mua hàng

3.2. MUA SẮM NON-FB & HĐNT CÓ GIÁ TRỊ MUA SẮM TRONG 1 NĂM > 50TR (CHƯA VAT)

NV lập phiếu yêu cầu MH tìm kiếm NCC và Trưởng BP mua GĐ tài
GM/GĐVH
mua sắm (PR) & TBP làm tờ trình đề xuất hàng review chính/KTT
duyệt PR
duyệt LCNCC BCLCNCC duyệt

• TBP/GĐ chuyên môn

Pháp chế & KTT review điều MH lập Hợp
review đk chuyên môn
GĐTC/KTT review khoản thanh toán, Đồng (HĐ) với PTGĐ duyệt
• TBP mua hàng review đk
nếu giá trị ≥ 100tr phạt, bảo lãnh... NCC
thương mại

Mua hàng lấy dấu chữ ký HĐ Đặt hàng NCC Nhận hàng Nhập hàng Thanh toán
A. Mua hàng
4. HỦY ĐƠN ĐẶT HÀNG

Bộ phận yêu cầu mua sắm hủy MH tại đơn vị thông báo cho MH báo cho TBP Mua hàng & phối hợp
đơn (kèm lý do) NCC với các phòng ban liên quan để xử lý

MH tại đơn vị liênhệ với bộ

NCC hủy đơn (kèm lý do) Hủy PO ban đầu
phận yêu cầu

Lập PO mới với NCC khác

Trình TBP cung ứng và Kế

toán trưởngphê duyệt
 B. Nhận hàng
1. NHẬN HÀNG TRONG GIỜ LÀM VIỆC
MH gửi PO được duyệt cho nhân viên NVNH lưu PO theo NVNH dùng PO để NVNH so sánh PO với phiếu giao hàng
nhận hàng (NVNH) ngày hàng về nhận hàng (PGH)

3 bên kiểm tra chất lượng hàng hóa BP sử dụng đồng kiểm tra 3 bên với
cùng BP yêu cầu mua sắm NVNH & NCC

Hàng hóa không đáp ứng yêu cầu Hàng hóa đáp ứng yêu cầu

NVNH, BP yêu cầu hàng, NVNH giao 1 liêncủa Chuyển PGH liên gốc & PO
Trả lại toàn bộ hàng hóa Trả một phần hàng hóa
NCC kývào PGH PGH cho NCC cho Kế toán thanh toán

Chỉnh PGH theo số

Hủy PGH
lượng thực nhận
B. Nhận hàng
2. NHẬN HÀNG NGOÀI GIỜ LÀM VIỆC

MH liên hệ với Bảo vệ & giám sát nhà hàng/bếp 3 bên nhậnhàng đảm bảo hàng
trưởng cóhàng sắp về hóa có PGH

Hàng khô Hàng hóa là thực phẩm tươi sống Hàng hóa được giao thẳng bộ phận yêu cầu

Hàng hóa và PGH được chuyển vào phòng Hàng được cất vào tủ đông/ kho
3 bên cùng ký tên người nhận, ngày nhận
nhậnhàng đông
vào sau PGH

NVNH kiểm tra hàng hóa theo đúng quy trình nhận hàng vào
Trả PHG về BP nhận hàng
ngày hôm sau
Kết quả đạt được sau 1 tháng

Market list trước đây

 Kết quả đạt được sau 1 tháng

Market list đã chuẩn hóa 518 mã HH F&B và quản trị theo ID từng mã
Thank you!