Professional Documents
Culture Documents
חטיב חוסיין (1)
חטיב חוסיין (1)
שימוש מינימלי במערכות המידע ובמערכות הליבה בקרב מערכות הליבה הן של החברה לאוטומציה המבנה הארגוני אמור לספק למבנה העסקי פלטפורמה התקציב הרגיל עומד על כ 120-מיליון ₪בשנה .ואין בו
עובדי העירייה תומכת ויציבה .ככל שהפלטפורמה תהיה יעילה יותר שום סעיף לצרכי מחשוב
ואמינה ,קשיחה וגמישה בו בעת בהתאם לצורך .שעור
מיצוי התוצאות שנוצרו על ידי התהליכים העסקיים ,יהיה
גבוה יותר
מידע חסר אודות כתובות תושבים קיימים תקציבים מתוכנית ההמראה ומיזמים דיגיטליים
בסך של 2מליון ₪עבור העסקת מנמ"ר ,הצטיידות
והכשרת עובדים.
אבטחת מידע לקויה
אין BI
שאלון Executive Assement
מוקד אחוד המוקד העירוני החל לפעול באוקטובר 2020 התאמת המערכת הקיימת לתהליכי עבודה הנדרשים ברשות ▪ .1 גבוהה
ועדיין בשלבי הקמתו .אין מערכת לניהול פניות תושבים המגיעות ניהול כל פניות התושבים באמצעות מערכת CRMאחת אחודה כולל תלונות ציבור ופניות תושבים המתקבלות במחלקות .שימוש בתעודת זהות כמספר מוביל לזיהוי התושב במערכת .2
ישירות למחלקה אין תיעוד במערכת התושב פונה אל הרשות במגוון הCRM -
אמצעים ואל מול מספר נותני שירותים ברשות .תמונת הטיפול בפניות הפרדה בין פניות תושבים לפניות פנים ארגוניות )עובדים ▪ .3
התושבים איננה אחידה תיעוד פנייה לספקים חיצוניים באמצעות מערכת ה CRM -הרשותית .4
ומשכך קיים קושי ביצירת תמונה אחידה עבור הגדרת סוגי הודעות סטנדרטיות ואופן שליחתם לתושב לעדכון סטטוס הטיפול .5
מקבלי ההחלטות .פעילות המוקד טרם פורסמה לתושבים באופן תוספת שדות והתאמת מסכי מערכת ה CRMעבור המחלקות השונות כדוגמת פניות הציבור ,חינוך ,גביה והנדסה ▪ קישור מערכת המוקד למערכת ה Center Call-לצורך הקפצת .6
אינטנסיבי ,התושבים יכולים לפנות למוקד דרך אתר האינטרנט מסך,
וטלפון לפתיחת פניות אך לא מתבצע שימוש רב בקרב התושבים ,אלא ניהול נציגים ,תורים והקלטות ▪ .7
הפניה מתבצעת לרוב כפניה טלפונית למוקד ולמחלקות הוספת יכולת פתיחת פנייה במוקד באמצעות WhatsApp .8
קישור מערכת הCRM -למערכות עירוניות שיוקמו בעתיד :מערכת שו"ב רשותית ,מערכת BIואזור אישי לתוש .9
טפסים דיגיטליים .1ברשות קיימים טפסים מסוג ) V1( PDFבלבד מיפוי כלל הטפסים הקיימים ברשות .1 גבוהה
.2מבוצעות הזנות כפולות מהטפסים המתקבלים הגדרת תוכנית עבודה להפיכת כלל טפסי הרשות לדיגיטליים מסוג V2 -V3 .2
מתושבים אל מערכות המידע הרשותיות רכישת פלטפורמה לטפסים דיגיטליים אשר תאפשר הקמה של טפסי V3באופן עצמאי על ידי הרשות .3
.3שימוש בטפסים דיגיטליים מבוססי הטמעת הטפסים באתר האינטרנט הרשותי ובאפליקציה .4
.4תהליך BPMיאפשרו לתושבים קבלת שירותי
מידע וביצוע פעולות ללא צורך בהתייצבות
בשעות קבלת הקהל
אבטחת מידע והגנת .1ברשות קיימים מאגרי מידע אשר אינם רשומים מינוי ממונה אבטחת מידע ▪ .1 גבוהה
הפרטיות .2אין ממונה אבטחת מידע ▪ מינוי מנהל אבטחת מידע .2
.3אין מנהל אבטחת מידע כתיבת מסמך מדיניות אבטחת מידע ▪ בניית טופולוגית פתרון כוללת .3
.4לא קיימת טופולוגית פתרון מלא לאבטחת הסדרת רישום כלל מאגרי המידע העירוניים .4
המידע כתיבת מסמך סטנדרט להקמת ורישום מאגרי מידע ברשות .5
.5אבטחת מידע פירושה הגנה על שלמות ביצוע סקר אבטחת מידע על ידי גורם מקצועי .6
המידע והגנה עליו מפני חשיפה ,שימוש או
העתקה ,על ידי גורמים שאינם מורשים
.6על העיריה לפעול על פי חוק הגנת הפרטיות,
התשמ"א1-
אתגרי השורש של מערכות המידע בעירייה
חוסר אסטרטגיה •
שילוב טכנולוגיות חדשות :מציב אתגרים במתן התמיכה הדרושה מבלי לפגוע באבטחה •
להישאר מעודכן :יש בעיה עם התאמת העובדים המבוגרים לכל החידושים וחוסר תקציבים •
מענה על צרכים ארגוניים •
HEALTH CHECK
תקשורת שילוב ְת חּום ְזַמ ן ֲעלּות סיכונים
האם כן האם לפרויקט כן האם תועדה כן האם לוח הזמנים כן האם תועד כן האם זוהו כן
לפרויקט יש יש תוכנית הצהרת היקף? תועד? תקציב? הסיכונים
הצהרת חזון פרויקט המרכזיים?
מתועדת מתועדת?
האם כל כן האם תוכנית כן האם תועדה כן האם לוח הזמנים כן האם מעקב אחר כן האם תועדה לא
חברי הצוות הפרויקט תוכנית לניהול כולל אבני דרך? הוצאות בפועל תוכנית לניהול
מבינים את משמשת בסיס היקף? מול הוצאות סיכונים?
החזון? למעקב אחר מתוקצבות?
ההתקדמות
וקבלת
החלטות?
האם פותחה כן האם יושם לא האם שינויים כן האם ישנה כן האם תחזיות לא האם תועדה לא
תוכנית תהליך שינוי בהיקפים מזוהים מערכת למדידת עלויות מפותחות תוכנית תגובה
תקשורת והאם נעשה בו בבירור? התקדמות? באופן קבוע? לסיכון?
עבור שימוש
הפרויקט?
ריכוז התובנות והמעויות מניתוח שאלון HEALTH CHECK
INCORPORATED MANAGED DEFINED Repeated Initial Incompleted
התהליכים של ארגון השלב הזה הוא מדוד בשלב זה צריך לספק בשלב הזה הוצאות מעבר לתקציב עבודה חלקית
הם יציבים וגמישים. ומבוקר יותר. הדרכה על פני הפרויקטים המאושר דבר שמאיט את אי עמידה בזמנים וביעדים
בשלב סופי זה, כאן צריך לקבוע פרויקטים ,תוכניות שבוצעו ותוכננו כישלון כל הפרוייקט או חלק התקדמות הפרויקט בשל
תהליכים הניתנים לחיזוי ארגון יהיה במצב ותיקים". נמדדים דברים שלא היו על הפרק ממנו
המותאמים לצרכי בעלי מתמיד של שיפור בדיקת החסרונות ונשלטים. ולא היו בחשבון ,כמו הפרת הסכמים
ותגובה לשינויים או העניין. טיפול בהם בדיקת עמידה למשל עליית הדולר $ סיום חוזה לפני סיום
הזדמנויות אחרות. צריך להקדים את בדיקת המטרה לשיפור בזמן ובהוצאות הפרויקט
הארגון יציב, הסיכונים עם יותר העדר מקצועיות של אנשי
ומאפשר יותר תובנות מונעות נתונים המפתח
"זריזות וחדשנות" לגבי ליקויים בתהליך
בסביבה צפויה.
מדדי ביצוע
• העלאת אחוז פניות ושימוש התושבים באפליקציה של הCRM
• אחוז הדרישות וההזמנות הדיגיטליות
• סריקת וארכוב 80%ממסמכי העירייה
• העברת כל העובדים למייל ארגוני
• שימוש ב 90%ממערכות הליבה
מקורות הזמן הלא-אפקטיבי
• תוכנית עבודה לא נכונה :כשכל אחד מה צריך לעשות ומה המשימות שעליו להתמקד יש פחות תקלות והבהרות .כמנהל פרוייקט זה
חוסך את זמן ההתעסקות עם הבהרות ותיקונים
• שינוי בתקציב ,הפסקת מימון ממשלתי ,ביטול קוראות קוראים בכדי להפחית את המקרה הזה צריך לבקש את כל התקציב מראש או לא
לאחר ביישום הפרויקטים
• הפרת הסכמים עם הקבלן המבצע או קבלניים משניים
המלצות
השיפור המוצע הישג נדרש לו"ז להשלמה קלות ()1-5 חשיבות ()1-5
הטמעת תהליך עבודה להקמת דרישות ,הזמנות ושליחת ההזמנה לספק דרישה והזמנה ממוחשבת וחתימה דיגיטלית שלושה חודשים 2 5
באופן ממוחשב עם בקרה על התהליך והגדרת התראות על הזמנה מאושרת
/לא מאושרת
הטמעת מערכת לניהול רישוי עסקים צמצום תהליכים בירוקרטיים ולהפכם לתהליכים דיגיטליים מלאים. 4חודשים 3 5
טפסים מקוונים שימוש בטפסים מקוונים יאפשרו לתושבים קבלת שירותי מידע וביצוע פעולות באופן מקוון ,יעיל ,מנוהל 6חודשים 3 5
וללא צורך בהתייצבות בשעות קבלת הקהל ויאפשרו גם פיתוח של אזור אישי
לתושב
בניית ממשק בין מערכת הנוכחות למערכת השכר ביצע עדכון נתונים אוטומטי בין מערכת הנוכחות למערכת השכר ושיוך מסמכי העובדים לתיק העובד. שנה 1 5
הגדרת נהלי עבודה לקליטה ,עזיבת עובד או שינוי תפקיד
שיוך מסמכי העובדים לתיק העובד
ליווי והדרכת עובדי מחלקת החינוך בשימוש מערכת ניהול תלמידים הטמעת שימוש במערכת ובתהליכי העבודה.
רשותית ובמערכות הרישום המקוון
מינוי ממונה אבטחת מידע ומינוי מנהל אבטחת מידע מיפוי מאגרי המידע העירוניים ,רישומם בהתאם לנהלי הגדרות מאגר ,ביצוע סקרי סיכונים ,מי גון וניהול 6חודשים 1 5
חדרי מחשוב ,הטמעה והדרכה בנושא אבטחת מידע בקרב העובדים ,הגדרת נהלי אבטחת מידע ,ניטור אי
רועים
חריגים ,ביצוע ביקורות אבטחת מידע ,ניהול הרשאות ושימוש בהתקנים ניידים והגדרת
מדיניות ובחינת הסיכונים בהטמעת שירותים חדשים.
הכשרת עובדים בנושא אוריינות דיגיטלית העלאת רמת הדיגיטציה בקרב העובדים ,העלאת רמת הידע במערכות המוחשבות 6חודשים 4 4
ביצוע תהליך ארגוני בנושא הטמעת שינויים וחדשנות בקרב כלל העובדים
הגדרת והכשרת רפרנטים מחלקתיים /אגפיים " -מאיצים דיגיטליים"
הכנת תוכנית עבודה להטמעת מערכת רישוי זמין מעבר לעבודה באופן מקוון שנה 1 5
הסדרת רישוי ,התקנת והטמעת מערכת ניהול ועדה מקומית עבור כל העובדים
רכישה והטמעת מערכת לניהול מסמכים בעירייה אין מערכת לניהול מסמכים כנדרש על פי ההנחיות ל ניהול שנה 1 5
רשומות אלקטרוניות ב רשויות מקומיות .העירייה נדרשת ל תייק ולנהל
את המידע במערכת ניהול מסמכים בעלת ר מת הרשאות תואמת.
הטמעת מערכת דואר אלקטרוני OFFICE 365 עבודה עם מייל ארגוני והפסקת עבודה עם gmailושירותי דוא"ל אחרים 60יום 2 5
שימוש ביומן ארגוני
שיפורים כדאיים ליישם
חשיבות
4
2
1
שירות פרונטלי ושירות דיגיטלי לתושבים הוצאת מכרז עבור שירות דיגיטלי ,תיק תושב התקנת סיבים אופטיים בכל מחלקות העירייה כיום יש מחלקת מחשוב באחריות המנמר יש תקציב עבור שירותי מנמר ₪ 140000בשנה
וטפסים מקוונים כבר פורסם
הפעלת קורסים ופעיליות לקהילה נרכשה מערכת לניהול CRMשל חברת רכישת שרת חדש לצורך התקנת ADוניהול יש מנהל דיגיטציה ממקור חוץ תקציב עבור מנהל דיגיצטיה
ONECITYלניהול פניות התושבים ולקוחתיה ,עם משתמשים על סך ₪ 240000בשנה
דשבורדים ובדיקת SLA
מחלקת רכש כבר עברה לדרישות והזמנות רכישת סורקים חדשים לרוב עובדי העירייה טכנאים ממקור חוץ תקציב עבור שדרוג מערכת המחשוב והתקשורת
ממוחשבות עם חתימה דיגיטלית על סך ₪ 250000
נרכשה מערכת סניריון מערכת אחת במקום שתי נרכשו ציוד אבטחת מידע ואנטיוירוסים יועצת ארגונית קול קורא מרחב דיגיטלי על סך ₪ 600000
מערכות לניהול עובדים והחתמות
התחלת עבודה עם רישוי זמין וארכוב 16000תיקי נרכשו מצלמות חדשות לאבטחת העירייה ושרתי מנהל מחלקת רישוי קול קורא טפסים מקווני ושירות דיגיטלי על סך
בניין לתוך מערכת קומפלוט העירייה ₪ 400000
חלק רב מעובדי העירייה כבר עובדים עם מייל שדרוג מערך המחשוב של הוועדה המקומית פרויקטור לניהול כל הפרוייקטים
ארגוני החיצוניים של העקירייב
מערכת GISואתר הנדסי איש CISOממקור חוץ
סקר נכסים וכתובות העברת שרתי העירייה לחדר מוגן ואמין ומאובטח
רישום תלמידים ממוחשב ודיגיטלי .אין רישום ידני התקנת חדר זום