PANDUAN

PENYEDIAAN
MYPORTFOLIO
KOMPONEN MYPORTFOLIO

2
 CARTA ORGANISASI
carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, sub-aktiviti dan gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah
organisasi

menunjukkan garisan tanggungjawab (lines of responsibility), skop dan jangkauan kawalan (span of control) antara satu peringkat
kakitangan dengan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing

merupakan panduan dalam pelaksanaan fungsi dan program ke arah mencapai objektif sesebuah organisasi

Fungsi dan aktiviti agensi digambarkan melalui pewujudan beberapa jabatan/ bahagian/ cawangan/ sektor/ seksyen/ unit dalam carta
organisasi yang mempunyai tanggungjawab khusus dan berbeza antara satu sama lain

Kedudukan jawatan hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan

3
CARTA ORGANISASI JKDM

4
CARTA ORGANISASI JKDM ZON SABAH

5
CARTA ORGANISASI JKDM TAWAU

6
 rajah yang mengandungi
keterangan tugas utama yang
dilaksanakan oleh sesebuah
organisasi

menggariskan tugas dan

tanggungjawab di bawah setiap
fungsi/aktiviti yang terdapat
dalam sesebuah organisasi

Fungsi yang berkaitan dengan

CARTA jawatan hendaklah digariskan
bawah (underline)/ diwarnakan.

FUNGSI

7
 AKTIVITI-AKTIVITI
BAGI FUNGSI
Kerja yang dijalankan di bawah
FUNGSI :
• Aktiviti khusus dilaksanakan oleh
sesebuah agensi
• Aktiviti standard atau generik (jika
berkaitan) yang ada di semua agensi
Kerajaan.
• Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan
tenaga manusia, peralatan, bahan, masa
dan kos.

Aktiviti yang dinyatakan adalah yang

berkaitan dengan jawatan.

8
 Maklumat Umum
Deskripsi Tugas
(JD)
Tujuan Pewujudan
Jawatan

Akauntabiliti
Sesuatu tugas secara spesifik bagi
Tugas Utama sesuatu jawatan dalam sesebuah
organisasi.
JD
Dimensi
Dijadikan panduan untuk
Kelayakan
Akedemik/Iktisas mewujudkan jawatan yang
bersesuaian. Setiap jawatan perlu
Kompetensi mempunyai satu Deskripsi Tugas.

Pengalaman

9
PROSES KERJA Melancarkan pelaksanaan tugas

Senarai rangkaian tindakan yang

perlu diambil secara berturutan
mengikut peraturan yang
ditetapkan dalam melaksanakan
sesuatu aktiviti.
Menjelaskan Tindakan lengkap yang perlu
diambil semasa menjalankan tugas
Mengelakkan kesilapan operasi & peraturan
Ketika bertugas

Membantu kerja penyeliaan

Menunjukkan hubungan/perkaitan
kerja antara sesama
pegawai/pegawai atasan. Dari Mengurangkan arahan biasa yang berulang
proses terima sehingga selesai.
Memendekkan masa Latihan kepada pegawai baharu

10
 PROSES KERJA
MELIBATKAN
PEGAWAI ATASAN DAN
PEGAWAI BAWAHAN

TANGGUNGJAWAB

BERHUBUNGAN
KERJA DIBAWAH 1
UNIT

HUBUNGAN KERJA
MELIBATKAN
HUBUNGAN KERJA
DENGAN PEGAWAI DI
LUAR UNIT/ BAHAGIAN
PEGAWAI LAIN YANG
ADA DIRUJUK
HUBUNGAN KERJA
DENGAN AGENSI
LUAR

11
KAEDAH MENYEDIAKAN PROSES KERJA

Senaraikan
Senaraikan
semua proses Senaraikan Sediakan turutan
semua pegawai
kerja yang perlu jawatan pegawai tindakan untuk
yang
ada bagi tugas yang meluluskan melaksanakan
memberikan
yang berkaitan tindakan; aktiviti tersebut
kelulusan
dengan jawatan

Senaraikan
jawatan pegawai
Senaraikan yang perlu
Senaraikan
semua pegawai mengambil
jawatan pegawai
berkenaan yang tindakan
yang dirujuk
dirujuk terhadap
langkah-langkah
yang berkenaan

12
CONTOH PROSES
KERJA

13
 CARTA ALIR

TUJUAN CARTA ALIR

• Gambaran secara grafik atau
gambar rajah ke atas tindakan-
tindakan yang terlibat dalam
sesuatu aktiviti
• Perlu memperlihatkan dengan
jelas setiap langkah/tindakan
yang perlu diambil mengikut
turutan yang betul bermula dari
peringkat awal sehingga akhir
Pegawai lebih faham tugas dan
tanggungjawab masing-masing
Menjelaskan tindakan-tindakan
lengkap yang perlu diambil
semasa menjalankan tugas
Mengesan peringkat atau
proses yang menyebabkan
berlaku kelewatan, kejejalan
(bottleneck) dan kerja berulang

Menunjukkan gambaran
menyeluruh mengenai aktiviti
yang dilakukan
14
CARTA ALIR
Sediakan selepas
penyediaan proses
kerja

Gunakan simbol KAEDAH Rujuk proses kerja

carta alir yang MENYEDIAKAN bagi aktiviti yang
ditetapkan CARTA ALIR terlibat

Sediakan carta alir

terperinci
berdasarkan proses
kerja aktiviti tersebut

15
CONTOH CARTA ALIR

16
 SENARAI SEMAK

• Satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu dia
• Senarai Semak hendaklah disusun mengikut tertib turutan tindakan
• berfungsi sebagai pelan tindakan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti seperti memproses permohonan, sem

17
 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

• Merupakan arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tug
• Ia termasuklah Akta-Akta, Ordinan, Enakmen, Perintah-perintah Am, Arahan Perbendaharaan, Pekelili
• Memastikan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan dan dilaksanakandengah

18
 SENARAI JAWATANKUASA
SENARAI BORANG YANG DIANGGOTAI
Menyenaraikan nama borang berkaitan jawatankuasa yang dianggotai oleh
tugas tanpa perlu melampirkan di dalam pegawai hendaklah disenaraikan bagi
myPortfolio membolehkan persediaan dan
Dapat membantu pegawai menjalankan perancangan awal dibuat sebelum hadir
tugas dengan lebih berkesan ke mesyuarat sesuatu jawatankuasa
Jawatankuasa yang disenaraikan
hendaklah merupakan lantikan rasmi
mengikut jawatan dan sekurang-
kurangnya untuk tempoh setahun.

19
 FORMAT
PENYEDIAAN
MYPORTFOLIO

• Muka hadapan :
(a)Jata Negara;
(b)Gelaran jawatan (tidak perlu menyatakan nama pegawai);
(c)Bahagian/ Cawangan/ Seksyen
(d)Unit
(e)Alamat pejabat
(f) Maklumat perhubungan

20
 FORMAT PENYEDIAAN
MYPORTFOLIO

• Muka surat maklumat pegawai:

dimulakan pada halaman baharu.
Mengandungi nama, gelaran jawatan, gred hakiki jawatan dan tarikh p
Gred hakiki jawatan digariskan bawah (underline)/ diwarnakan.
Maklumat disahkan oleh penyelia.

21
 FORMAT PENYEDIAAN
MYPORTFOLIO

• Jadual Pengemaskinian
• Dimulakan pada halaman baharu.
• Mengandungi tarikh pengemaskinian,
perkara yang dikemas kini dan
tandatangan Pegawai Penyelia.

• Ketua Agensi hendaklah memastikan bahawa

myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini:
• Apabila berlaku perubahan dasar, fungsi
dan prosedur kerja;
• Apabila berlaku pertukaran, perubahan
kepada jawatan atau apabila penjawat
awam tersebut tamat perkhidmatan.

22
 FORMAT
PENYEDIAAN
MYPORTFOLIO
• Senarai kandungan dimulakan pada halaman baharu di bawah tajuk “KANDUNGAN” dan susunan adalah sepe
(1) Carta Organisasi;
(2) Carta Fungsi;
(3) Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi;
(4) Deskripsi Tugas;
(5) Proses Kerja;
(6) Carta Alir;
(7) Senarai Semak;
(8) Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa;
(9) Senarai Borang
(10) Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

23
 (i) Jenis Tulisan (Font) : Arial
(ii) Saiz Tulisan (Font) : 12 (mengikut kesesuaian)
(iii) Jarak Antara Barisan : Langkau 1.15
(iv) Kedudukan Teks : Justified
FORMAT (v) Istilah Selain: Italic Bahasa Melayu
(vi) Muka Surat : Kecuali muka hadapan
PENYEDIAAN
MYPORTFOLIO

Sekian, terima
kasih
24