الحمد هلل والصالة والسالم على رسول هللا ...وبعد
السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته ..ومرحبًا بكم جميعًا يسرني في الدقائق القادمة أن أقدم لكم خالصة من تجارب المختصين في إدارة االجتماعات ،وأرجو أن ال يكون همكم الخروج من الدورة بالمعلومات المجردة بل بالمهارة المطبقة وستجدون أثر ذلك في إنتاجكم الحقًا وفي ردود أفعال الناس لتصرفاتكم الجديدة ..... اختبار أولي هل يقوم األعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية ؟ .1 هل يتم فحص اآلراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها ؟ .2 هل يستغل وقت االجتماع بشكل جيد ؟ .3 هل يتم حل االختالفات في وجهات النظر بصورة بناءة ؟ .4 هل يصغي األعضاء لبعضهم البعض ويبنون آرائهم على .5 آراء اآلخرين هل يسود جو الثقة في االجتماعات .6 هل يشارك كل عضو بالحديث في كافة الموضوعان .7 المطروحة للنقاش هل يغادرون االجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيفية .8 التي سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم اتخاذها في االجتماع ؟ هل المناقشات ذات الطابع السري تظل سرية بعد االجتماع .9 ؟ هل توافق على الطريقة التي تدار بها االجتماعات .10 ما رأيك في األقوال التالية ؟ إذا أردت أن تقتل موضوعًا فشكل له لجنة . • اللجنة هي مجموعة من الناس الذين ال يستطيعون • عمل أي شيء فرادى . واللذين يقررون عندما يجتمعون أنه ليس هناك ما • يمكن عمله ال يدور في االجتماعات إال :التناقض ،حب السيطرة • ،عدم االكتراث ،العداوة ،المراوغة مقدمه تعد االجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خاللها إدارة العمل غير الفردي ،سواًء كان هذا العمل مؤقتًا أو مستمرَا دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين - %40 %70من وقت العمل يذهب ويقضى في االجتماعات مع أن المنتج والمجدي فقط من هذه االجتماعات هو ما نسبته %25منها االجتماعات هي :
• وسيط فعال لتجميع
المواهب والقدرات وإعطاء نتائج أكبر من المجهود الفردي للجميع أنواع االجتماعات اجتماعات تبادل المعلومات .1 اجتماعات اتخاذ القرارات .2 اجتماعات البحث والدراسات .3 اجتماعات علمية تعليمية .4 اجتماعات طارئة .5 اجتماعات روتينية دورية .6 اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعالمية .7 فوائد االجتماعات إن وجود االجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل • الخبرات بين العاملين من خالل االجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من • أوثق المصادر تعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات • تكرس روح الفريق الواحد في العمل • متى تكون االجتماعات ضرورة؟ عند الحاجة لالبداع • عندما يريد القائد أن يستطاع اآلراء ويجمع المعلومات • عندما تكون المعلومات المطلوبة التخاذ القرار متوفرة لدى كافة • األعضاء عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها • عندما يريد المدير أن يشرك مرؤوسية في صنع القرار أو يشعرهم • بأنهم جزء مهم في العملية اإلدارية أو يبني جسور الثقة معهم عندما يتطلب األمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة • عندما يريد اعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض • عندما تكون المجموعة كلها مسئولة عن اتخاذ القرار • لكي يكون االجتماع منتجًا ومثمرًا ويستفاد منه الفائدة القصوى ال بد من جودة االعداد له سلفًا وحسن االدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ما قبل االجتماع استبعد االجتماع عندما ال يكون له حاجة • يجب تحديد هدف االجتماع بدقة ووضوح وابالغ المشاركين • بذلك حد من سيحضر االجتماع • ال بد من تحديد تاريخ وزمان ومكان ومدة االجتماع وأن • يكون ذلك مناسبًا ألغلبية المشاركين أعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي • (جدول األعمال ) ما قبل االجتماع حدد الوقت الذي يتم تكريسه لكل موضوع • حدد الدراسات والمهام والمواضيع المطلوبة من كل عضو • أن يقوم أن يقوم بها قبل االجتماع أبلغ المشاركين بكل ما سبق قبل االجتماع بوقت كاف • ال تنسى أن تعد لالجتماع ما يحتاج إليه من أوراق وأقالم • وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات ووسائل نقل .... ينبغي لكل مشارك أن يعد نفسه بدنيًا ونفسيًا وفكريًا • ومعلوماتيًا لالجتماع أثناء االجتماع التزام الجميع بالحضور في الزمان والمكان المحددين سلفاً • الحضور لالجتماع بنشاط وحيوية • السالم على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية االسالم • افتتاح االجتماع بحمد هللا والصالة والسالم على رسوله ثم تالوة شيء • من القرآن إن أمكن التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيات مهمة كل واحد • في االجتماع تذكير الحاضرين بجدول األعمال • تحديد نهاية االجتماع حتى يكون الجميع على بينه • أثناء االجتماع ارصد الرسائل غير اللفظية • اتاحة الفرصة للجميع في الحوار والنقاش بالعدل والسوية وعدم ترك • المجال ألي فرد أن يحتكر الحوار عدم الخروج من أي فقرة من فقرات االجتماع قبل اتخاذقرار محدد • وواضح وتسجيل ذلك أوًال بأول لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع االجتماع أو يعود • للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه أو يسيء إلى غيره في نهاية االجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما • يخص كل عضو منها وما هي الخطوات التالية أحكم السيطرة على الصراعات والعدوات • انهاء االجتماع في وقته المحدد ولخص ما تم إنجازه • كيف تجعل األعضاء يستعدون لالجتماع ؟ أرسل إليهم جدول األعمال مع مرفقاته قبل الموعد بوقت كاف • لخص الوثائق المطولة • اترك مساحة واسعة بين العناوين الرئيسية واترك مسافات بين • األسطر نوع النماذج التي تستخدمها ونوع لون الورق وشكل الطباعة • اجعل مراسلتك مع األعضاء تتخذ السمة الشخصية • أبرز المواضيع األساسية التي يجب قراءتها • كيف تجعل األعضاء يستعدون لالجتماع ؟ اسمح ببعض الوقت في بداية االجتماع لمراجعة الوثائق • وضح لألعضاء أن بعض األوراق التي قدمت تعاني من نقص • في المعلومات قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة لألعضاء • أعتبر تعليقات األعضاء الذي يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق • ( نقطة خارج النظام ) تحسين نسبة الحضور
اجعل االجتماعات التي تديرها أكثر فعالية وكفاءة
أبدأ االجتماع وأنهه في الوقت المحدد
أعقد االجتماع في المكان والزمان األكثر مناسبة لألعضاء
الالزم ادخر أهم ما تريد االعالن عنه إلى االجتماع
اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسات
قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم
كيف تجعل األعضاء يحضرون في الوقت المحدد ؟
برمج االجتماعات لتبدأ في أوقات ملفته لالنتباه
ابدأ في الوقت المحدد وال تنتظر أحدا
أغلق الباب عندما يبدأ االجتماع
ضع أهم النقاط في رأس الجدول
ضع المواضيع ذات األهمية الخاصة بالمتأخرين في البداية
اطلب مساعدة الملتزمين للضغط على اآلخرين
تحدث عن المتأخرين عن أهميتهم في تطور ونجاح المجموع
أعرف منهم أسباب التأخير
كيف تبث الروح في مناقشات المجموعة ؟ اعقد االجتماعات في الصباح قدم غداًء خفيفًا إذا استمر االجتماع إلى ما بعد الظهر كن قائدًا مرنًا يسهل سير المناقشات وليس قائدًا مستبدًا رتب المقاعد ليسهل االتصال البصري بين األعضاء واجعل عددها مناسبًا لهم وجه أسئلة لألعضاء الجامدين لتشركهم في النقاش ردد أسماء األعضاء الخاملين خالل النقاش أعط األعضاء مزيدًا من المسؤوليات ودعهم يعقدون اجتماعات بديلة ويرأسون اللجان الفرعية موقعك يحكمك • أثبتت الدراسات أن الموقع المقابل أهم ب أ لالتصال من الموقع المجاور ج و • ففي الموقع (أ) تكون أكثر اتصاًال د هـ ب (و) و(هـ) وأقل اتصاًال ب (ب).... وهكذا دراسة علمية
3 2 1
%20 %17 %63 المحادثة %10 %7 %82 التعاون %51 %36 %13 األعنال المشتركة %63 %25 %12 التنافس بعد االجتماع أنه االجتماع بسرد ملخص عن األعمال التي اتفق على تنفيذها • وزود كل عضو بما يخصه من قرارات بلغ األشخاص أو الجهات التي لم تحضر االجتماع بما يجب • عليها تنفيذه من قرارات اجعل الشعار السائد( ابدأ بالعمل المطلوب بعد االجتماع مباشرة) • التنسى حسن توديع المشاركين بعد نهاية االجتماع • سجل الوعود التي تقدم في محاضر االجتماع • أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من االجتماع للتذكير باألعمال • المطلوبة بعد االجتماع • إذا تأخرت النتائج أتصل باألعضاء لترى إن كانوا يحتاجون لمساعدتك • ضمن جدول أعمال الجلسة القادمة تقريرًا عن الوضع الذي وصلت إليه كافة األعمال التي أتفق عليها في االجتماع السابق إذا لم تكن رئيسًا كيف تزيد من أهميتك ؟ ميز أفكارك عن اآلخرين • كن مجودًا في الوقت • كن متفائًال • المحدد • اجلس قبالة قائد • استثر روح التحدي والقوى الكامنة المجموعة • كن مستعدًا لالجتماع • قم بنقد اآلراء وليس األشخاص • شارك في أحداث • إياك والنقاشات الفردية • االجتماع تسلم قيادةالمجموعة عند ال تحتكر النقاش • الضرورة • أحسن االصغاء • انجز األعمال المطلوبة منك تكلم بحيث يفهمك • أسباب فشل االجتماعات عدم وضوح الهدف • عدم التخطيط الكافي لالجتماع • سوء التبليغ للمشاركين • اختيار وقت غير مناسب لالجتماع أو غير كاف له • عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان المحددين • عدم أهلية المشاركين في االجتماع • االشتغال أثناء االجتماع بغير جدول أعماله • أسباب فشل االجتماعات • عدم التوصل لقرارات محددة في موضوعات االجتماع أو عدم وضوح القرارات لدى المشاركين • الغلظة والقسوة أو التسيب واإلهمال في إدارة االجتماع • فقدان التنفيذ الناجح والكفء للقرارات الصادرة عن االجتماع