‫إدارة االجتماعات‬

‫الحمد هلل والصالة والسالم على رسول هللا ‪ ...‬وبعد‬

‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‪ ..‬ومرحبًا بكم جميعًا يسرني‬
‫في الدقائق القادمة أن أقدم لكم خالصة من تجارب‬
‫المختصين في إدارة االجتماعات ‪ ،‬وأرجو أن ال‬
‫يكون همكم الخروج من الدورة بالمعلومات المجردة‬
‫بل بالمهارة المطبقة وستجدون أثر ذلك في إنتاجكم‬
‫الحقًا وفي ردود أفعال الناس لتصرفاتكم‬
‫الجديدة ‪.....‬‬
‫اختبار أولي‬ ‫هل يقوم األعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية ؟‬ ‫‪.1‬‬
‫هل يتم فحص اآلراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها ؟‬ ‫‪.2‬‬
‫هل يستغل وقت االجتماع بشكل جيد ؟‬ ‫‪.3‬‬
‫هل يتم حل االختالفات في وجهات النظر بصورة بناءة ؟‬ ‫‪.4‬‬
‫هل يصغي األعضاء لبعضهم البعض ويبنون آرائهم على‬ ‫‪.5‬‬
‫آراء اآلخرين‬
‫هل يسود جو الثقة في االجتماعات‬ ‫‪.6‬‬
‫هل يشارك كل عضو بالحديث في كافة الموضوعان‬ ‫‪.7‬‬
‫المطروحة للنقاش‬
‫هل يغادرون االجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيفية‬ ‫‪.8‬‬
‫التي سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم اتخاذها في‬
‫االجتماع ؟‬
‫هل المناقشات ذات الطابع السري تظل سرية بعد االجتماع‬ ‫‪.9‬‬
‫؟‬
‫هل توافق على الطريقة التي تدار بها االجتماعات‬ ‫‪.10‬‬
 ‫ما رأيك في األقوال التالية ؟‬
‫إذا أردت أن تقتل موضوعًا فشكل له لجنة ‪.‬‬ ‫•‬
‫اللجنة هي مجموعة من الناس الذين ال يستطيعون‬ ‫•‬
‫عمل أي شيء فرادى ‪.‬‬
‫واللذين يقررون عندما يجتمعون أنه ليس هناك ما‬ ‫•‬
‫يمكن عمله‬
‫ال يدور في االجتماعات إال ‪ :‬التناقض ‪ ،‬حب السيطرة‬ ‫•‬
‫‪ ،‬عدم االكتراث ‪ ،‬العداوة ‪ ،‬المراوغة‬
 ‫مقدمه‬
‫‪ ‬تعد االجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خاللها‬
‫إدارة العمل غير الفردي ‪ ،‬سواًء كان هذا العمل مؤقتًا‬
‫أو مستمرَا‬
‫‪ ‬دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين ‪- %40‬‬
‫‪ %70‬من وقت العمل يذهب ويقضى في االجتماعات‬
‫‪ ‬مع أن المنتج والمجدي فقط من هذه االجتماعات هو‬
‫ما نسبته ‪ %25‬منها‬
 ‫االجتماعات هي ‪:‬‬

‫• وسيط فعال لتجميع‬

‫المواهب والقدرات وإعطاء‬
‫نتائج أكبر من المجهود‬
‫الفردي للجميع‬
 ‫أنواع االجتماعات‬
‫اجتماعات تبادل المعلومات‬ ‫‪.1‬‬
‫اجتماعات اتخاذ القرارات‬ ‫‪.2‬‬
‫اجتماعات البحث والدراسات‬ ‫‪.3‬‬
‫اجتماعات علمية تعليمية‬ ‫‪.4‬‬
‫اجتماعات طارئة‬ ‫‪.5‬‬
‫اجتماعات روتينية دورية‬ ‫‪.6‬‬
‫اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعالمية‬ ‫‪.7‬‬
 ‫فوائد االجتماعات‬
‫إن وجود االجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل‬ ‫•‬
‫الخبرات بين العاملين‬
‫من خالل االجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من‬ ‫•‬
‫أوثق المصادر‬
‫تعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات‬ ‫•‬
‫تكرس روح الفريق الواحد في العمل‬ ‫•‬
 ‫متى تكون االجتماعات ضرورة؟‬
‫عند الحاجة لالبداع‬ ‫•‬
‫عندما يريد القائد أن يستطاع اآلراء ويجمع المعلومات‬ ‫•‬
‫عندما تكون المعلومات المطلوبة التخاذ القرار متوفرة لدى كافة‬ ‫•‬
‫األعضاء‬
‫عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها‬ ‫•‬
‫عندما يريد المدير أن يشرك مرؤوسية في صنع القرار أو يشعرهم‬ ‫•‬
‫بأنهم جزء مهم في العملية اإلدارية أو يبني جسور الثقة معهم‬
‫عندما يتطلب األمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة‬ ‫•‬
‫عندما يريد اعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض‬ ‫•‬
‫عندما تكون المجموعة كلها مسئولة عن اتخاذ القرار‬ ‫•‬
 ‫لكي يكون االجتماع منتجًا ومثمرًا‬
‫ويستفاد منه الفائدة القصوى ال بد من‬
‫جودة االعداد له سلفًا وحسن االدارة‬
‫أثناءه ودقة المتابعة بعده‬
 ‫ما قبل االجتماع‬
‫استبعد االجتماع عندما ال يكون له حاجة‬ ‫•‬
‫يجب تحديد هدف االجتماع بدقة ووضوح وابالغ المشاركين‬ ‫•‬
‫بذلك‬
‫حد من سيحضر االجتماع‬ ‫•‬
‫ال بد من تحديد تاريخ وزمان ومكان ومدة االجتماع وأن‬ ‫•‬
‫يكون ذلك مناسبًا ألغلبية المشاركين‬
‫أعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي‬ ‫•‬
‫(جدول األعمال )‬
 ‫ما قبل االجتماع‬
‫حدد الوقت الذي يتم تكريسه لكل موضوع‬ ‫•‬
‫حدد الدراسات والمهام والمواضيع المطلوبة من كل عضو‬ ‫•‬
‫أن يقوم أن يقوم بها قبل االجتماع‬
‫أبلغ المشاركين بكل ما سبق قبل االجتماع بوقت كاف‬ ‫•‬
‫ال تنسى أن تعد لالجتماع ما يحتاج إليه من أوراق وأقالم‬ ‫•‬
‫وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات ووسائل نقل ‪....‬‬
‫ينبغي لكل مشارك أن يعد نفسه بدنيًا ونفسيًا وفكريًا‬ ‫•‬
‫ومعلوماتيًا لالجتماع‬
 ‫أثناء االجتماع‬
‫التزام الجميع بالحضور في الزمان والمكان المحددين سلفاً ‬ ‫•‬
‫الحضور لالجتماع بنشاط وحيوية‬ ‫•‬
‫السالم على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية االسالم‬ ‫•‬
‫افتتاح االجتماع بحمد هللا والصالة والسالم على رسوله ثم تالوة شيء‬ ‫•‬
‫من القرآن إن أمكن‬
‫التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيات مهمة كل واحد‬ ‫•‬
‫في االجتماع‬
‫تذكير الحاضرين بجدول األعمال‬ ‫•‬
‫تحديد نهاية االجتماع حتى يكون الجميع على بينه‬ ‫•‬
 ‫أثناء االجتماع‬
‫ارصد الرسائل غير اللفظية‬ ‫•‬
‫اتاحة الفرصة للجميع في الحوار والنقاش بالعدل والسوية وعدم ترك‬ ‫•‬
‫المجال ألي فرد أن يحتكر الحوار‬
‫عدم الخروج من أي فقرة من فقرات االجتماع قبل اتخاذقرار محدد‬ ‫•‬
‫وواضح وتسجيل ذلك أوًال بأول‬
‫لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع االجتماع أو يعود‬ ‫•‬
‫للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه أو يسيء إلى غيره‬
‫في نهاية االجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما‬ ‫•‬
‫يخص كل عضو منها وما هي الخطوات التالية‬
‫أحكم السيطرة على الصراعات والعدوات‬ ‫•‬
‫انهاء االجتماع في وقته المحدد ولخص ما تم إنجازه‬ ‫•‬
 ‫كيف تجعل األعضاء يستعدون لالجتماع ؟‬
‫أرسل إليهم جدول األعمال مع مرفقاته قبل الموعد بوقت كاف‬ ‫•‬
‫لخص الوثائق المطولة‬ ‫•‬
‫اترك مساحة واسعة بين العناوين الرئيسية واترك مسافات بين‬ ‫•‬
‫األسطر‬
‫نوع النماذج التي تستخدمها ونوع لون الورق وشكل الطباعة‬ ‫•‬
‫اجعل مراسلتك مع األعضاء تتخذ السمة الشخصية‬ ‫•‬
‫أبرز المواضيع األساسية التي يجب قراءتها‬ ‫•‬
 ‫كيف تجعل األعضاء يستعدون لالجتماع ؟‬
‫اسمح ببعض الوقت في بداية االجتماع لمراجعة الوثائق‬ ‫•‬
‫وضح لألعضاء أن بعض األوراق التي قدمت تعاني من نقص‬ ‫•‬
‫في المعلومات‬
‫قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة لألعضاء‬ ‫•‬
‫أعتبر تعليقات األعضاء الذي يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق‬ ‫•‬
‫( نقطة خارج النظام )‬
 ‫تحسين نسبة الحضور‬

‫اجعل االجتماعات التي تديرها أكثر فعالية وكفاءة‬ ‫‪‬‬

‫أبدأ االجتماع وأنهه في الوقت المحدد‬ ‫‪‬‬

‫أعقد االجتماع في المكان والزمان األكثر مناسبة لألعضاء‬ ‫‪‬‬

‫ال تهمل جاذبية الحجرة وإضاءتها وتكييفها والشراب والطعام‬ ‫‪‬‬

‫الالزم‬
‫ادخر أهم ما تريد االعالن عنه إلى االجتماع‬ ‫‪‬‬

‫اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسات‬ ‫‪‬‬

‫قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم‬ ‫‪‬‬

‫كيف تجعل األعضاء يحضرون في الوقت المحدد ؟‬

‫برمج االجتماعات لتبدأ في أوقات ملفته لالنتباه‬ ‫‪‬‬

‫ابدأ في الوقت المحدد وال تنتظر أحدا‬ ‫‪‬‬

‫أغلق الباب عندما يبدأ االجتماع‬ ‫‪‬‬

‫ضع أهم النقاط في رأس الجدول‬ ‫‪‬‬

‫ضع المواضيع ذات األهمية الخاصة بالمتأخرين في البداية‬ ‫‪‬‬

‫اطلب مساعدة الملتزمين للضغط على اآلخرين‬ ‫‪‬‬

‫تحدث عن المتأخرين عن أهميتهم في تطور ونجاح المجموع‬ ‫‪‬‬

‫أعرف منهم أسباب التأخير‬ ‫‪‬‬

 ‫كيف تبث الروح في مناقشات المجموعة ؟‬
‫اعقد االجتماعات في الصباح‬ ‫‪‬‬
‫قدم غداًء خفيفًا إذا استمر االجتماع إلى ما بعد الظهر‬ ‫‪‬‬
‫كن قائدًا مرنًا يسهل سير المناقشات وليس قائدًا مستبدًا‬ ‫‪‬‬
‫رتب المقاعد ليسهل االتصال البصري بين األعضاء واجعل‬ ‫‪‬‬
‫عددها مناسبًا لهم‬
‫وجه أسئلة لألعضاء الجامدين لتشركهم في النقاش‬ ‫‪‬‬
‫ردد أسماء األعضاء الخاملين خالل النقاش‬ ‫‪‬‬
‫أعط األعضاء مزيدًا من المسؤوليات ودعهم يعقدون‬ ‫‪‬‬
‫اجتماعات بديلة ويرأسون اللجان الفرعية‬
 ‫موقعك يحكمك‬
‫• أثبتت الدراسات أن‬
‫الموقع المقابل أهم‬
‫ب‬ ‫أ‬
‫لالتصال من الموقع‬
‫المجاور‬
‫ج‬ ‫و‬
‫• ففي الموقع (أ)‬
‫تكون أكثر اتصاًال‬
‫د‬ ‫هـ‬ ‫ب (و) و(هـ) وأقل‬
‫اتصاًال ب (ب)‪....‬‬
‫وهكذا‬
‫دراسة علمية‬

‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪%20‬‬ ‫‪%17‬‬ ‫‪%63‬‬ ‫المحادثة‬
‫‪%10‬‬ ‫‪%7‬‬ ‫‪%82‬‬ ‫التعاون‬
‫‪%51‬‬ ‫‪%36‬‬ ‫‪%13‬‬ ‫األعنال المشتركة‬
‫‪%63‬‬ ‫‪%25‬‬ ‫‪%12‬‬ ‫التنافس‬
 ‫بعد االجتماع‬
‫أنه االجتماع بسرد ملخص عن األعمال التي اتفق على تنفيذها‬ ‫•‬
‫وزود كل عضو بما يخصه من قرارات‬
‫بلغ األشخاص أو الجهات التي لم تحضر االجتماع بما يجب‬ ‫•‬
‫عليها تنفيذه من قرارات‬
‫اجعل الشعار السائد( ابدأ بالعمل المطلوب بعد االجتماع مباشرة)‬ ‫•‬
‫التنسى حسن توديع المشاركين بعد نهاية االجتماع‬ ‫•‬
‫سجل الوعود التي تقدم في محاضر االجتماع‬ ‫•‬
‫أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من االجتماع للتذكير باألعمال‬ ‫•‬
‫المطلوبة‬
 ‫بعد االجتماع‬
‫• إذا تأخرت النتائج أتصل باألعضاء لترى إن كانوا يحتاجون‬
‫لمساعدتك‬
‫• ضمن جدول أعمال الجلسة القادمة تقريرًا عن الوضع الذي‬
‫وصلت إليه كافة األعمال التي أتفق عليها في االجتماع السابق‬
 ‫إذا لم تكن رئيسًا كيف تزيد من أهميتك ؟‬
‫ميز أفكارك عن اآلخرين‬ ‫•‬ ‫كن مجودًا في الوقت‬ ‫•‬
‫كن متفائًال‬ ‫•‬ ‫المحدد‬
‫•‬ ‫اجلس قبالة قائد‬ ‫•‬
‫استثر روح التحدي والقوى‬
‫الكامنة‬ ‫المجموعة‬
‫•‬ ‫كن مستعدًا لالجتماع‬ ‫•‬
‫قم بنقد اآلراء وليس األشخاص‬
‫•‬ ‫شارك في أحداث‬ ‫•‬
‫إياك والنقاشات الفردية‬
‫•‬ ‫االجتماع‬
‫تسلم قيادةالمجموعة عند‬
‫ال تحتكر النقاش‬ ‫•‬
‫الضرورة‬
‫•‬ ‫أحسن االصغاء‬ ‫•‬
‫انجز األعمال المطلوبة منك‬
‫تكلم بحيث يفهمك‬ ‫•‬
 ‫أسباب فشل االجتماعات‬
‫عدم وضوح الهدف‬ ‫•‬
‫عدم التخطيط الكافي لالجتماع‬ ‫•‬
‫سوء التبليغ للمشاركين‬ ‫•‬
‫اختيار وقت غير مناسب لالجتماع أو غير كاف له‬ ‫•‬
‫عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان المحددين‬ ‫•‬
‫عدم أهلية المشاركين في االجتماع‬ ‫•‬
‫االشتغال أثناء االجتماع بغير جدول أعماله‬ ‫•‬
 ‫أسباب فشل االجتماعات‬
‫• عدم التوصل لقرارات محددة في موضوعات االجتماع أو‬
‫عدم وضوح القرارات لدى المشاركين‬
‫• الغلظة والقسوة أو التسيب واإلهمال في إدارة االجتماع‬
‫• فقدان التنفيذ الناجح والكفء للقرارات الصادرة عن االجتماع‬