Dokumen Perniagaan Dalam Negeri

Keterangan atau catatan bertulis yang penting untuk memastikan proses jual beli berlaku dengan berkesan dan cekap.

3.5a dokumen sebelum, semasa dan selepas urus niaga

Dokumen Perniagaan Dalam Negeri

1.Peringkat sebelum urus niaga

1.Peringkat semasa urus niaga

1.Peringkat selepas urus niaga 1.Penyata akaun 2.Resit

1.Surat tanya 2.surat jawapan 3.sebut harga, Senarai harga Dan Katalog

1.Borang pesanan 2.Nota makluman 3.Nota serahan 4.Nota kiriman 5.Invois proforma 6.Invois 7.Nota debit 8.Nota kredit

PERINGKAT SEBELUM URUS NIAGA

Pembeli akan mendapatkan maklumat terperinci tentang barang daripada pemborong Contoh maklumat Jenis dan jenama barang, harga barang, kuantiti barang serta diskaun

Dokumen yang digunakan : surat tanya, surat jawapan, sebut harga, senarai barang dan katalog

1.Surat Tanya

PASAR MINI MERU JAYA Lot 3, Jalan Meru Utama, 30020 Ipoh Telefon: 05-2511161 Faksimile: 05-261116 e-mel: meru@tm.net.com Pengurus Jualan syarikat Pemborong Istimewa Sdn. Bhd. 119, Jalan Besar, 31000 Batu Gajah Perak Darul Ridzuan 23 Januari 2003 Tuan, Pertanyaan Tentang Kicap Saya ingin mengetahui jenis kicap yang terdapat di syarikat tuan. Diharapkan tuan dapat memberikan maklumat tentang perkara berikut:

Surat yang dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk mendapatkan maklumat tentang barang yang hendak dibeli

Maklumat yang terkandung: (a) Jenis barang (b) Kuantiti barang (c) Harga barang dan syarat bayaran (d) Kadar diskaun niaga yang bakal diperoleh (e)Tarikh serahan barang

1Jenama kicap yang ada 2.Syarat bayaran 3.Syarat serahan 4.Diskaun niaga
Saya harap agar tuan dapat menghantar sebut harga dan katalog berkenaan. Sekian, terima kasih Yang benar

amir
Pengurus, Amir bin Sulaiman

2.Surat Jawapan Surat yang dihantar oleh penjual kepada pembeli bagi menjawab pertanyaan bakal pelanggan. Tujuannya adalah untuk memberi keterangan lanjut mengenai barang yang boleh dibekalkan. Sebut harga, senarai harga atau katalog biasanya dilampirkan bersama surat ini

Syarikat Pemborong Istimewa Sdn. Bhd. 119,Jalan Besar, 31000 Batu Gajah, Perak Darul Ridzuan Tel: 05-3663007 Faksimile: 05-3664008 Emel: istimewa@tm.net.com

Pasar Mini Meru Jaya Lot 3, Jalan Meru Utama, 30020 Ipoh Tuan,

1 Februari 2003

Pertanyaan Tentang Kicap Surat tuan bertarikh 23 Januari 2003 tentang perkara di atas merujuk. 2. Minat tuan terhadap bekalan syarikat kami amat Dihargai. Dengan sukacitanya dilampirkan satu set sebut harga dan katalog untuk tindakan tuan. 3. Sila hubungi kami jika tuan memerlukan sebarang keterangan lanjut. Sekian , terima kasih

Yang benar,

nurul
Pengurus, Nurul

3.Sebut harga Dokumen yang menunjukkan harga barang yang diminta oleh pembeli dan merupakan sebahagian daripada senarai barang.

Syarikat Pemborong Istimewa Sdn. Bhd. 119,Jalan Besar, 31000 Batu Gajah, Perak Darul Ridzuan Tel: 05-3663007 Faksimile: 05-3664008 Emel: istimewa@tm.net.com

No. Sebut harga : 100/2003 Pasar Mini Meru Jaya Lot 3, Jalan Meru Utama, 30020 Ipoh. Nombor rujukan KP 01 KCI 02 Butirbutir Serahan Kuantiti seunit 1 x 24 x 330ml 1 x 6 x 2.01

1 Februari 2003 Harga

Maklumat ysng terdapat: (a) Nombor rujukan setiap barang (b) Jenama barang (c) Harga dan kuantiti barang (d) Syarat serahan barang (e) Syarat pembayaran (f) Syarat pengangkutan (g) Tarikh serahan barang (h) Syarat jualan (i) Kadar diskaun niaga dan tunai

Kicap pekat Sedia Kicap cair Sedia

RM 48.00 RM 36.00

Dengan akaun yang diakui. Untuk penerimaan dalam tempoh 10 hari.

Pengangkutan : Angkutan dibayar Diskaun niaga : 10% Syarat :

Yang benar,

nurul
Pengurus, Nurul

Syarat diskaun

DISKAUN TUNAI

Potongan daripada amaun bersih diberi oleh penjual penjual kepada pembeli Merupakan pengurangan jumlah hutang berdasarkan kadar tertentu ,ditolak daripada hutang pembeli dalam invois.

DISKAUN NIAGA Potongan harga daripada harga asal diberikan kepada peniaga jika membeli secara pukal atau banyak dalam sebut harga atau senarai harga dan juga diberi dalam bentuk peratus (%)

4. Senarai Harga Dokumen yang menyenaraikan harga barang oleh pemborong.

5. Katalog Dokumen bercetak mengenai barang dijual. Kos pencetakan katalog mahal kerana berwarna dan harga barang sentiasa berubah tetapi disediakan dalam senarai harga lain. Pembeli boleh memesan barang menggunakan nombor rujukan yang tercatat dalam katalog.

PERINGKAT SEMASA URUS NIAGA

BORANG PESANAN

1.Borang Pesanan

PASAR MINI MERU JAYA

Lot 3, Jalan Meru Utama,30020 Ipoh Telefon:05-2511161 Faksimile:05-2611162 E-mail:meru@tm.net.com

Dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang daripada penjual

No.Pesanan:8/2003 Pengurus Jualan Syarikat Pemborong Istimewa Sdn.Bhd. 119,Jalan Besar, 31000 Batu Gajah Perak Darul Ridzuan

8 Februari 2003

Tuan, no.sebut harga:100/2003 Sila bekalkan barang-barang berikut:

Disediakan dalam tiga salinan : (a) Salinan asal (b) Dihantar kepada pembeli (c) Untuk tujuan perakaunan

Nombor rujukan KP01 KC02 SC01 STI02 T01 CBIO1

butir-butir

kuantiti

harga

Kicap Pekat Kicap Cair Sos Cili Sos Tiram Taucu Cuka Buatan

1 x 24 x 330ml 1 x 6 x 200ml 1 x 6 x 2.3 kg 1 x 24 x 350ml 1 x 12 x 350ml 1 x 12 x 330ml

48.00 36.00 30.00 48.00 36.00 12.00

Sebelum menghantar dan sebelum memberi kredit, maklumat akan diteliti oleh penjual.

Dengan akaun yang diakui. Pengangkutan:Rujuk kepada syarat angkutan Muda Sdn. Bhd. Diskaun niaga:10% Syarat:5%,14 hari 2%,30 hari
Yang benar,

Amir
Pengurus,

2.Nota Makluman

Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memaklumkan barang yang dipesan telah dihantar

Disediakan dalam tiga salinan : (a) Salinan asal (b) Dihantar kepada pembeli (c) Tujuan rujukan

3.Nota Serahan

Dokumen yang dikirim oleh penjual bersama-sama barang yang dipesan oleh pembeli.

Disediakan dalam tiga salinan dan pembeli dikehendaki menandatangani ketiga-tiga salinan ,simpan yang asal.

NOTA SERAHAN SYARIKAT PEMBORONG ISTIMEWA SDN .BHD. 119,Jalan Besar,31000 Batu Gajah Perak Darul Ridzuan Telefon:05-3663007 Faksimile:05-36643008 E-mail: Istimewa@tm.net.com

Pasar Mini Meru Jaya Lot 3,Jalan Meru Utama 30020 Ipoh
No.Pesanan Tuan: 8/2003 Nombor rujukan KP01 KC02 Butir

15 Februari 2003

Kuantiti

Kicap Pekat Kicap Cair

1 x 24 x 330ml 1 x 6 x 200ml

Diakui barang-barang tersebut telah diterima dalam keadaan baik.

Yang benar,

Ida
Penerima

17/2/2003 Tarikh

4.Nota Kiriman

NOTA KIRIMAN SYARIKAT PENGANGKUTAN MUDA SDN.BHD. Tingkat 7 Wisma Gemilang,Taman Desa Baiduri 56100,Kuala Lumpur Tel:03-91017830 Faksimile:03-91019873 E-mail:muda@tm.net.com Tarikh:15 Februari 2003 Kepada: Pasar Mini Meru Jaya Lot 3 Jalan Meru Utama 30020 Ipoh Perak Darul Ridzuan

Digunakan jika penjual menggunakan perkhidmatan pengangkutan swasta bagi menghantar barang yang dipesan oleh pembeli.

Daripada: Syarikat Pemborong Istimewa Sdn.Bhd. 119,Jalan Besar, 31000 Batu Gajah Perak Darul Ridzuan
Kuantiti 1x24x330ml 1x6x200ml Butir-butir Kicap pekat Kicap cair

Bayaran pengangkutan

RM255.00 Jumlah RM225.00

Dikeluarkan oleh; Amy Diterima oleh; Sha

Diperiksa oleh; Kay

5.Invois proforma Digunakan untuk tujuan berikut : (a) Menuntut bayaran secara sopan daripada pembeli sebelum menghantar barang. (b) Menggantikan sebut harga atau senarai harga buat sementara waktu. (c) Penjual menggunakan invois proforma bagi barang yang diuji dahulu sebelum beli. (d) Dalam perniagaan antarabangsa, ia bertujuan untuk memberitahu pengimport tentang anggaran harga untuk barang-barang yang dipesan.

Hampir sama dengan invois tetapi dibezakan oleh perkataan proforma

6. Invois

INVOIS SYARIKAT PEMBORONG ISTIMEWA SDN.BHD. 119,Jalan Besar,31000 Batu Gajah Perak Darul Ridzuan Telefon:05-3663007 Faksimile:05-36643008 E-mail: Istimewa@tm.net.com Kepada: Pasar Mini Meru Jaya Lot 3,Jalan Meru Utama, 30020 Ipoh Nombor rujukan KPI01 KCI02 butir Tarikh:15 Februari 2003 No.Pesanan Tuan:8/2003

Dokumen yang dihantar olen penjual kepada pembeli dalam urus niaga secara kredit Menyenaraikan harga semua barang yang telah dibeli oleh pembeli dan jumlah hutang yang perlu dijelaskannya

kuantiti

harga seunit 48.00 36.00

jumlah

Kicap Pekat Kicap Cair

1 x 24 x 330ml 1 x 6 x 200ml

48.00 36.00

Jumlah kasar Tolak: diskaun niaga 10% Jumlah bersih

84.00 8.40 75.60

Invois dirujuk bagi maklumat penghutang dan pemiutang

(Ringgit:Tujuh Lima dan sen enam puluh sahaja.) Syarat:Angkutan dibayar. 5%,7 hari 2%,14 hari K&K diK Amir Pengurus Jualan (Amir bin Sulaiman)

7.Nota debit

Dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk memaklumkan akaunnya telah didebitkan dan pembeli perlu membuat bayaran tambahan

Penjual akan mengirimkan nota debit kepada pembeli dalam keadaan berikut: (a) Pembeli dikenakan bayaran pengangkutan. (b) Barang yang dihantar kepada pembeli tidak dicatatkan dalam invois. (c) Pembeli dikenakan bunga atau caj kerana gagal menjelaskan hutang dalam tempoh kredit yang diberikan. (d) Pembeli gagal memulangkan bekas kosong yang belum dikenakan bayaran. (e) Bayaran serahan atau cukai jualan tertinggal dalam invois. (f) Harga dalam invois kurang daripada yang dicatatkan dalam senarai harga.

NOTA DEBIT
Didebitkan oleh: Syarikat Pemborong Istimewa Sdn.Bhd. 119. Jalan Besar, 31000 Batu Gajah Perak Darul RidZuan Tel : 05-3663007 Faksimile: 05-3663008 E-mel: Istimewa@tm.net.com

Kepada : Pasar Mini Meru Jaya Lot 3,Jalan Meru Utama, 30020 Ipoh No. Pesanan Tuan: 8/2003 Tarikh butir-butir

Tarikh: 25 Februari 2003 No. Invois: 2111 Jumlah (RM)

Bayaran terkurang atas 24 botol Kicap Pekat yang tidak diinvoiskan Kurang 10% diskaun niaga

48.00

4.80 43.20

(Ringgit: Empat puluh tiga dan dua puluh sen sahaja) K & K diK

Ganesh
Akauntan

8.Nota kredit Penjual akan mengirimkan nota kredit kepada pembeli dalam keadaan berikut : (a) Pembeli memulangkan barang yang rosak, pecah, salah saiz, salah jenama dan lain-lain. (b) Pembeli memulangkan bekas yang kosong yang sudah dikenakan bayaran. (c) Pembeli dibari komisen atau diskaun kerana membayar dengan segera atau membeli dengan kuantiti yang banyak. (d) Pembeli dikenakan bayaran yang lebih tinggi dalam invois daripada harga sebenarnya.

Nota kredit ialah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk Memaklumkan

bahawa akaunnya
telah dikreditkan.

NOTA KREDIT SYARIKAT PEMBORONG ISTIMEWA SDN.BHD. 119,Jalan Besar,31000 Batu Gajah Perrak Darul Ridzuan Tel:05-3663007 Faksimile:05-36643008 E-mail: Istimewa@tm.net.com Kepada: Pasar Mini Meru Jaya Lot 3,Jalan Meru Utama, 30020 Ipoh No.Pesanan Tuan:8/2003 Nombor rujukan Butir Tarikh:23Februari 2003

No.Invois:2111 Kuantiti Harga seunit (RM) 6.00 Jumlah (RM)

CBI01

6 botol Cuka Buatan 1 x 6 x 330ml rosak dipulangkan kembali Tolak: diskaun niaga 10% Jumlah bersih

6.00

0.60 5.40

(Ringgit:Lima dan empat puluh sen sahaja) Syarat:Dengan lori Syarikat Pengangkutan Muda Sdn. Bhd. 5%,14 hari K & K diK 2%,30 hari Ganesh Akauntan

PERINGKAT SELEPAS URUS NIAGA

1. Penyata Akaun

Satu salinan akaun pembeli atau penghutang di dalam lejar penjual

Menunjukkan ringkasan semua urusan jual beli antara penjual dengan pembeli dalam tempoh sebulan

Penyata akaun digunakan untuk : (a) Meminta peruncit (pembeli) menjelaskan hutangnya secara sopan. (b) Memaklumkan segala kesilapan atau ketertinggalan dan pembetulan yang dibuat. (c) Membolehkan peruncit (pembeli) menyemak dan membandingkan maklumat dalam penyata akaun dengan akaunnya sendiri.

PENYATA AKAUN No. 888

SYARIKAT PEMBORONG ISTIMEWA SDN . BHD. 119,Jalan Besar,31000 Batu Gajah Perrak Darul Ridzuan Tel:05-3663007 Faksimile:05-36643008 E-mail: Istimewa@tm.net.com

Kepada: Pasar Mini Meru Jaya Lot 3,Jalan Meru Utama, 30020 Ipoh No. Folio Lejar: 110 Tarikh 15 Februari 23 Februari 25 Februari No. Bil No. Akaun: 3288 Butiran

Tarikh: 26 Februari 2003 Bagi bulan Februari 2003 Debit 189.00 5.40 43.20 Kredit Baki 189.00 183.60 226.80

Invois 2111 Jualan Nota kredit 101 Pulangan Nota debit 202 Bayaran terkurang

(Ringgit: Dua Ratus Dua Puluh Enam dan Sen Lapan Puluh Sen sahaja) K & K diK

Ling Mei Lin

Pengurus Jualan